Онлайн-запись: клиент записывается сам, пока вы работаете

Телефон звонит, когда мастер под машиной. Он вытирает руки, идёт к трубке, три минуты выясняет, на когда записать, ищет свободное окно в тетради, записывает — и возвращается к работе. Двенадцать звонков в день.

Часть из них приходит вечером, когда трубку никто не берёт. Эти клиенты не перезванивают: они звонят следующему в поиске.

Что меняется

Посчитайте на своих числах: если хотя бы один звонок в день приходит в 21:40, когда трубку никто не берёт, — это один потерянный клиент ежедневно. Не потому что вы плохо работаете, а потому что в 21:40 он выбирает того, кто ответил.

Как это выглядит для клиента

  Автосервис на Ленина · Запись
  ┌────────────────────────────────────────────┐
  │ Услуга:  Замена масла · 40 мин · 2 500 ₽   │
  │                                             │
  │ Пятница, 8 августа                          │
  │   [ 10:00 ] [ 10:40 ]  11:20   [ 12:00 ]   │
  │                          ↑ занято           │
  │                                             │
  │ Имя     Иван                                │
  │ Телефон +7 999 123-45-67                    │
  │           [ Записаться ]                    │
  └────────────────────────────────────────────┘

Ссылку кладут в шапку сайта, в профиль в соцсети, в сообщение клиенту. Регистрация не нужна: чем меньше шагов, тем больше записей.

У каждой записи есть страница статуса по ссылке: клиент открывает её без регистрации, видит время и сам переносит или отменяет визит. Это не «удобство для клиента», а ваш незанятый слот: отменённая накануне запись продаётся заново, а неявка — нет. Ссылку выдаёт кнопка «Поделиться статусом» на карточке записи — её передаёт администратор, сама она клиенту пока не уходит (см. «Честные ограничения»).

Со стороны кабинета то же самое делается в два клика. «Перенести» и «Отменить» живут и на карточке записи, и в меню события на календаре: клиент позвонил и не придёт — администратор открывает день, отменяет запись, и время тут же возвращается в расписание к следующему клиенту.

Мастер узнаёт о своей записи сам

Свяжите мастера с его календарём один раз — в модуле «Сотрудники и ставки» у карточки человека есть поле «Календарь», — и дальше запись находит его сама:

• клиент записался — мастеру приходит личное уведомление: «К вам записались: Иван, завтра в 14:00». Запись при этом закрепляется за ним: она появляется в его «Моём дне» и в его личных списках;
• отмена и перенос доходят тем же путём — «Запись перенесена: Иван, 20 августа в 16:00». Именно перенос и опасен молчанием: человек, которого не предупредили, приедет к старому времени;
• владелец видит всю картину от третьего лица одной строкой на запись: «Иван → Мария, завтра 14:00». Владельцу-мастеру два уведомления об одном событии не приходят — только личное.

Уведомления можно выключить: на всё пространство (настройки онлайн-записи) и лично на себя (профиль). Личный выбор сильнее — владелец может выключить общий поток, а мастер оставить свой.

Если человек с календарём не связан, ничего не ломается: запись видит всё пространство общей строкой, как и раньше. Выдуманных адресатов не бывает.

Двойная бронь невозможна физически

Обычно защита от двойной записи — проверка в коде: «посмотреть, свободно ли, и если свободно — записать». Между этими двумя действиями и случаются накладки, когда двое нажимают одновременно, а администратор в этот же момент вписывает третьего вручную.

У нас запрет живёт в самой базе данных: пересекающиеся интервалы на один ресурс она просто не примет. Не потому что мы проверили, а потому что такую строку невозможно записать. Второй клик получит честное «время уже занято», а не вторую запись на 14:00.

Это тот случай, когда разница между «мы проверяем» и «этого не может быть» стоит одного скандала в месяц.

Кому это нужно в первую очередь

Клиникам и кабинетам — приём по времени, где накладка означает двух пациентов в коридоре. Автосервисам — подъёмник занят ровно одной машиной. Мастерским и студиям — один мастер, одно кресло, один слот.

Сколько стоит

Нисколько. Онлайн-запись — модуль бесплатного тарифа, и отдельной платы «за модуль записи» у нас нет. Это заметная разница с отраслевыми платформами, где запись — ядро подписки и стоит денег ежемесячно. Ограничение тарифа тут одно, общее для всего продукта, — объём записей в базе (см. ниже).

Честные ограничения

• Время занятой записи меняется только действием «Перенести» — кнопка есть на карточке записи и в календаре. Правку даты прямо в полях карточки CRM не пропустит и сама подскажет «Перенести»: так слот в расписании всегда совпадает с карточкой.
• Каталог на публичной странице — до 200 позиций. Для длинного прайса нужна пагинация, а не увеличенный потолок.
• Формат телефона страница не проверяет — только то, что поле заполнено. Российский номер она приводит к единому виду +7 (999) 123-45-67, а номер другой страны сохраняет ровно так, как его набрал клиент: подменить чужой номер на похожий российский было бы хуже любого отказа. Опечатку в цифрах CRM поймать не может — проверьте номер перед звонком.
• Название на странице — это название пространства. По умолчанию оно совпадает с именем владельца при регистрации; владелец может поменять его в настройках пространства.
• Визит из абонемента списывает администратор — онлайн-запись сама этого не делает.
• Клиенту система пишет ровно одно письмо — напоминание за час до визита, и только если он оставил email (он не обязателен). Об отмене и переносе клиент автоматически не узнаёт: известить его — дело администратора. Внутри кабинета отмену и перенос видят и мастер, и владелец — это разные вещи, и мы не выдаём одно за другое.
• Ссылку на статус записи передаёт оператор кнопкой «Поделиться статусом»: сама она клиенту не уходит. Отозвать выданную ссылку в этой версии нельзя — у неё есть срок, он написан рядом с кнопкой.
• Личное уведомление мастеру требует связки «человек ↔ календарь» в модуле «Сотрудники и ставки». Пока связки нет, запись видит всё пространство общей строкой, а персонально — никто.
• Личные уведомления живут в колокольчике кабинета — приходят мгновенно, без перезагрузки страницы. Дублирования записей в личный Telegram пока нет: туда сегодня уходят только просроченные задачи.
• Тумблеры выключают уведомления о самой записи — о новой, отменённой и перенесённой. Если ответственного меняют руками прямо в карточке записи, человек получит обычное уведомление о назначении — то же, что в заказах и задачах; оно общее для всех разделов и этими тумблерами не управляется.
• Когда объём записей тарифа исчерпан, страница перестаёт принимать новых клиентов — посетитель видит нейтральное «страница записи недоступна», без единого слова о вашем тарифе: его биллинг не касается. Вы узнаёте сразу — на первом же отбитом клиенте приходит уведомление в кабинет со ссылкой на тариф; дальше оно повторяется раз в сутки, пока место не появится.

Что дальше

Возьмите предоплату при записи — платежи по заказу; продайте пакет визитов — абонементы.