Групповые занятия: расписание и состав группы — в CRM, а не в переписке

Вторник, девятнадцать ноль-ноль, зал. Тренер Иван ведёт группу и держит её состав в голове: кто оплатил, кто предупредил, что не придёт, кто пришёл первый раз и ещё не решил. Список группы живёт в переписке, отметки — в блокноте, а на вопрос «сколько у меня осталось занятий» администратор отвечает «сейчас гляну».

Пока групп две, это работает. На пятой начинается: место в зале пообещали дважды, у Марии «пропало» занятие, а кто именно был во вторник — восстанавливают по фотографии списка из чата. Спорить с клиентом нечем: своей записи о том вечере у студии нет.

Модуль «Групповые занятия» закрывает именно эту дыру — у каждого занятия появляется своя карточка, а у каждого участия — своя строка, и обе живут там же, где остальная работа студии.

Что меняется

Занятие — это запись, а не строка в чате

Модуль ставит в кабинет два раздела: «Занятия» и «Участия». Занятие несёт название, тренера, услугу, дату и время, число мест, статус и комментарий. Открывается оно так же, как любая другая карточка CRM, а раздел по умолчанию показывает календарь:

  Расписание занятий · август
  ┌──────────────────────────────────────────────┐
  │ вт 12   19:00  Бокс, группа   Иван   8 / 10  │
  │ чт 14   19:00  Бокс, группа   Иван   10 / 10 │
  │ сб 16   11:00  Йога, новички  Мария  4 / 12  │
  └──────────────────────────────────────────────┘
        ● запланировано  ● проведено  ● отменено

Цвет карточки — это статус занятия, а числа справа — «сколько записано из скольких мест». Отменённое занятие не исчезает: оно остаётся в расписании отменённым, и через месяц видно, что именно отменяли и как часто.

Час тренера занят по-настоящему

Занятие с названным тренером, днём и временем занимает этот час у тренера — не пометкой в календаре, а настоящей записью занятости, той же, которой пользуется онлайн-запись. Следствия три, и все три видны сразу:

• публичная страница записи больше не предлагает этот час клиентам: пока идёт группа, персонально к тому же мастеру не запишут;
• если час уже занят — занятие не встанет, а отказ назовёт, какой календарь и в какие границы занят («Мастер — это время уже занято: 11:00–11:30»), и карточки после отказа не останется;
• отменили занятие или удалили карточку — час возвращается в расписание в ту же секунду.

Это работает на любом пути: и когда занятие заводят обычной формой раздела, и когда его ставят кнопкой «Поставить такое же» с карточки уже стоящего. Раньше час держала только кнопка — форма нет, и один час можно было продать дважды; с 15 августа 2026 такого нет.

Занятие можно завести и без тренера (например, набираете группу, а расписание ещё не составили) — тогда занимать нечего, и это законное состояние. Впишете тренера позже — час займётся тем же сохранением, как будто вы назвали его сразу: правка карточки для расписания такой же полноценный путь, что и создание.

Занятие двигается прямо в карточке. Поменяли день, время или тренера — занятый час переезжает вместе с карточкой одной операцией, прежний возвращается в расписание сразу. Перетаскивание в календаре «Расписание занятий» работает так же и длину занятия не меняет. Если новый час у этого тренера уже занят, сохранение не пройдёт: отказ назовёт календарь и границы, а карточка останется на месте.

И у одного человека с двумя календарями это считается честно. Тренер, который ведёт и в своём зале, и в арендованном, размечает пару полем «Делит время с» — и занятие закрывает час на обеих карточках, каким бы способом его ни завели. Персонально к тому же человеку во второй зал в этот час не запишут.

Участие видно с двух сторон

Запись человека в группу — это карточка в разделе «Участия»: ссылка на занятие, ссылка на клиента, отметка «записан / пришёл / не пришёл» и день занятия.

Смысл двух ссылок в том, что список читается с обеих сторон. С карточки занятия видно всю группу вторника. С карточки клиента — все занятия, на которых он был: это и есть ответ на «я оплачивал, а вы мне не поставили», причём ответ с датами, а не по памяти.

Счётчик «Записано» на карточке занятия заполняется правилом пересчёта: добавили участие — число подросло само, убрали — уменьшилось. Руками его не заполняют.

Неявка: списывать визит или простить

Место в группе занято и тренер провёл занятие независимо от того, пришёл человек или нет — поэтому во многих студиях неявка съедает визит абонемента так же, как приход. Там, где так не принято (детские секции, пробное занятие), правило обратное.

Решение записано в двух местах и видно всем. На пространство — тумблер «Неявка на групповое занятие списывает визит» в настройках онлайн-записи. На конкретное занятие — поле «Неявка списывает визит» со значениями «как в настройках записи», «списывать», «не списывать»: пробное занятие обычно прощают, не меняя правила студии.

Это снимает главный источник споров: правило перестаёт быть устной договорённостью, о которой каждый помнит по-своему. И оно исполняется само: отметили «не пришёл» — там, где студия списывает, визит уходит с абонемента тем же сохранением, а на карточке участия остаётся отметка «Визит списан». Списание идёт тем же строгим путём, что и кнопка «Отметить посещение»: если абонемент кончился, заморожен или его нет вовсе, отметка о посещаемости всё равно сохранится, а вам покажут поимённо, у кого визит снять не удалось. Дважды один визит не спишется ни при каком числе сохранений.

И списывается ТОТ пакет, за который человек платил. У абонемента есть поле «Услуга»: заполнили его — пакет тратится только на неё. Клиент с безлимитом на групповые и десятью персональными к конкретному тренеру придёт на группу, и уйдёт визит с группового, а не с персонального — даже если персональный сгорает раньше. Поле пустое — пакет универсальный и годится подо всё, как и раньше. Занятие, у которого услуга не указана, размеченный пакет не тронет вовсе: доказать, что он покрывает именно это занятие, нечем, а угадывать чужими деньгами мы не будем — вы увидите строку «не списалось» и решите сами.

Там, где студия списывает, человек узнаёт об этом от вас же: в CRM для студии и секции приведён текст письма, которое уходит на адрес из карточки тем же сохранением — с датой занятия и просьбой сообщить, если это ошибка, — и сказано, как вернуть визит, если отметку поставили не тому.

Группа отмечается одним сохранением

На карточке занятия живёт список участников с галочками: «Отметить всех» — один жест на всю группу, дальше снимаете тех, кого не было, и сохраняете. После начала занятия галочки «пришёл» проставлены заранее (снять две быстрее, чем поставить восемнадцать), а до начала — намеренно нет: случайно сохранённый утром экран не имеет права списать визиты у тех, кто ещё не пришёл.

Оттуда же человек записывается в группу — кнопка «Записать» спрашивает ровно одно: кого. Место проверяется живым счётом участий: одиннадцатого в группу на десять не пустит ни этот экран, ни обычная форма раздела.

  Бокс, группа · 12 августа, 19:00 · занято 8 из 10
  ┌────────────────────────────────────────────────┐
  │ [✓] Аня Петрова            визит списан        │
  │ [✓] Иван Сидоров                               │
  │ [ ] Мария Ким              ← не пришла         │
  └────────────────────────────────────────────────┘
   Отмечены «пришёл»: 2 из 3        [ Отметить всех ]
   [ Отметить: пришли 2 из 3 ]

Клиент записывается в группу сам

У занятия есть галочка «Открыто для записи с сайта». Поставили — и оно появляется на вашей публичной странице записи, рядом с обычной воронкой: название, день и время, кто ведёт, цена и сколько мест осталось. Клиент оставляет имя и телефон — и место занято.

  Групповые занятия
  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Йога для начинающих                                  │
  │ вторник, 12 августа, 10:00–11:00 · Мария             │
  │ Свободно 3 из 10 · 900 ₽            [ Записаться ]   │
  ├──────────────────────────────────────────────────────┤
  │ Бокс, группа                                         │
  │ четверг, 14 августа, 19:00 · Иван                    │
  │ Мест не осталось                    [   Мест нет   ] │
  └──────────────────────────────────────────────────────┘

Галочка снята по умолчанию — и это осознанно. В разделе «Занятия» у живой студии лежит всё подряд: корпоративные потоки, закрытые секции, перенесённые и учебные занятия. Публиковать это разом никто не просил, поэтому наружу выходит только то, что вы отметили сами.

Одиннадцатого в группу на десять не пропустит и сайт. Правило мест здесь ровно то же, что в кабинете, и держит его база: когда набор открылся и десять человек нажали «Записаться» в одну и ту же секунду, место получает ровно один, а остальные видят честное «мест не осталось» и обновлённое расписание — не ошибку и не «записались», после которого никого не ждут.

Если у вас несколько залов, расписание сужается выбранной площадкой: клиент, выбравший зал на Пушкинской, видит занятия, которые ведут её календари, и не видит чужие.

Кому это нужно в первую очередь

Студиям, залам и секциям — где один час тренера продаётся сразу нескольким людям. Клиникам и кабинетам — групповые занятия ЛФК и школы для пациентов. Учебным центрам и репетиторам с мини-группами — поток, где посещаемость и есть предмет учёта: число мест там работает запретом (пятого в группу на четверых не пропустит ни экран участников, ни форма, даже если двоих записывают в одну секунду), а галочка «Открыто для записи с сайта» снята по умолчанию — расписание с перенесёнными и закрытыми занятиями наружу не выкладывают.

Общее у всех одно: деньги берутся за место в группе, а место — вещь конечная, и потерянная отметка посещения стоит ровно один визит абонемента.

Сколько это стоит

Нисколько. Групповые занятия — модуль бесплатного тарифа, как и остальные модули: платный тариф продаёт объём (места в команде, записи, файлы), а не доступ к возможностям. Отдельной платы «за модуль расписания», как принято у отраслевых платформ, у нас нет и не будет.

Честные ограничения

Обновлено 2026-08-21: снято ещё одно — занятие двигается прямо в карточке (день, время, тренер), и занятый час переезжает вместе с ней; заодно час стал закрываться на обеих карточках человека, у которого два календаря. Обновлено 2026-08-15: снято два — клиент записывается в группу сам со страницы онлайн-записи, а час тренера держит любое занятие, каким бы способом вы его ни завели. До того сняли три: число мест стало запретом, группа отмечается одним сохранением, а тумблер неявки списывает визит по-настоящему. Осталось четыре, и они существенные.

• Клиент, записавшийся с сайта, приходит без карточки в вашей базе. Имя и телефон он вводит сам, и они ложатся в участие СТРОКАМИ: заводить карточку клиента за анонима мы не будем — публичная форма превратилась бы в генератор мусора в вашем справочнике. Узнали постоянного — поставьте ссылку на его карточку в участии руками, и занятие встанет в его историю (а вместе с ней заработает и абонемент).
• У записи с сайта нет юридического следа согласия. Уведомление о том, зачем нужны контакты и куда придёт напоминание, клиент видит над кнопкой — то же самое, что на персональной записи. А вот серверной отметки «показали такую-то редакцию тогда-то», которая есть у персонального визита, у участия в группе пока нет: она пишется на строку брони личного визита, а запись в группу — это участие, своей брони у него нет (час держит само занятие, одной строкой на всю группу). Общий журнал согласий — отдельная работа, и мы её признаём.
• Один и тот же человек может оказаться в группе дважды. Место считается по числу участий, а не по людям: два участия одного клиента займут два места и никак не отобьются.
• Счётчик «Записано» догоняет за несколько секунд — его считает правило пересчёта, а не форма. Точное число участников всегда видно списком, счётчик — это подсказка сверху.

Что дальше

Продайте пакет занятий вперёд — абонементы; дайте клиенту записываться самому на персональные визиты — онлайн-запись. Пошаговая инструкция уже в справке кабинета, статья «Групповые занятия»: как поставить занятие, записать в него людей и отметить посещение — ровно тем путём, который работает сегодня.

Целиком задача студии, школы и зала — от ссылки, по которой ученик записывается сам, до отпуска тренера — разобрана на отдельной странице: онлайн-запись клиентов для студии, школы и зала.