Групповые занятия: расписание и состав группы — в CRM, а не в переписке

Вторник, девятнадцать ноль-ноль, зал. Тренер Иван ведёт группу и держит её состав в голове: кто оплатил, кто предупредил, что не придёт, кто пришёл первый раз и ещё не решил. Список группы живёт в переписке, отметки — в блокноте, а на вопрос «сколько у меня осталось занятий» администратор отвечает «сейчас гляну».

Пока групп две, это работает. На пятой начинается: место в зале пообещали дважды, у Марии «пропало» занятие, а кто именно был во вторник — восстанавливают по фотографии списка из чата. Спорить с клиентом нечем: своей записи о том вечере у студии нет.

Модуль «Групповые занятия» закрывает именно эту дыру — у каждого занятия появляется своя карточка, а у каждого участия — своя строка, и обе живут там же, где остальная работа студии.

Что меняется

Занятие — это запись, а не строка в чате

Модуль ставит в кабинет два раздела: «Занятия» и «Участия». Занятие несёт название, тренера, услугу, дату и время, число мест, статус и комментарий. Открывается оно так же, как любая другая карточка CRM, а раздел по умолчанию показывает календарь:

  Расписание занятий · август
  ┌──────────────────────────────────────────────┐
  │ вт 12   19:00  Бокс, группа   Иван   8 / 10  │
  │ чт 14   19:00  Бокс, группа   Иван   10 / 10 │
  │ сб 16   11:00  Йога, новички  Мария  4 / 12  │
  └──────────────────────────────────────────────┘
        ● запланировано  ● проведено  ● отменено

Цвет карточки — это статус занятия, а числа справа — «сколько записано из скольких мест». Отменённое занятие не исчезает: оно остаётся в расписании отменённым, и через месяц видно, что именно отменяли и как часто.

Участие видно с двух сторон

Запись человека в группу — это карточка в разделе «Участия»: ссылка на занятие, ссылка на клиента, отметка «записан / пришёл / не пришёл» и день занятия.

Смысл двух ссылок в том, что список читается с обеих сторон. С карточки занятия видно всю группу вторника. С карточки клиента — все занятия, на которых он был: это и есть ответ на «я оплачивал, а вы мне не поставили», причём ответ с датами, а не по памяти.

Счётчик «Записано» на карточке занятия заполняется правилом пересчёта: добавили участие — число подросло само, убрали — уменьшилось. Руками его не заполняют.

Неявка: списывать визит или простить

Место в группе занято и тренер провёл занятие независимо от того, пришёл человек или нет — поэтому во многих студиях неявка съедает визит абонемента так же, как приход. Там, где так не принято (детские секции, пробное занятие), правило обратное.

Решение записано в двух местах и видно всем. На пространство — тумблер «Неявка на групповое занятие списывает визит» в настройках онлайн-записи. На конкретное занятие — поле «Неявка списывает визит» со значениями «как в настройках записи», «списывать», «не списывать»: пробное занятие обычно прощают, не меняя правила студии.

Это снимает главный источник споров: правило перестаёт быть устной договорённостью, о которой каждый помнит по-своему. Оговорка важная и мы её не прячем: сегодня настройка только записывает ваше решение — сам визит по неявке не списывается, его снимает администратор кнопкой на карточке абонемента (см. «Честные ограничения»).

Кому это нужно в первую очередь

Студиям, залам и секциям — где один час тренера продаётся сразу нескольким людям. Клиникам и кабинетам — групповые занятия ЛФК и школы для пациентов. Учебным центрам — поток, где посещаемость и есть предмет учёта.

Общее у всех одно: деньги берутся за место в группе, а место — вещь конечная, и потерянная отметка посещения стоит ровно один визит абонемента.

Сколько это стоит

Нисколько. Групповые занятия — модуль бесплатного тарифа, как и остальные модули: платный тариф продаёт объём (места в команде, записи, файлы), а не доступ к возможностям. Отдельной платы «за модуль расписания», как принято у отраслевых платформ, у нас нет и не будет.

Честные ограничения

Модуль сегодня готов наполовину, и мы говорим об этом прямо: разделы, поля, календарь и правила работают, а специальных экранов вокруг них в кабинете ещё нет. Отсюда пять честных ограничений.

• Занятия и участия заводятся обычной формой раздела — как любые записи CRM. Отдельных экранов «поставить занятие в сетку записи» и «отметить всю группу одним сохранением» в кабинете пока нет.
• Час тренера занятием не бронируется. Персональная запись на то же время к тому же мастеру через онлайн-запись пройдёт: расписание групп и сетка записи сегодня живут рядом, а не одним правилом. Пока так — держите групповые часы за отдельным календарём-ресурсом или сверяйте их глазами.
• Число мест — ориентир, а не запрет. Одиннадцатого в группу на десять форма раздела пропустит: строгий отказ по живому счёту участий появится вместе с экраном записи в группу.
• Визит абонемента списывает администратор — кнопкой «Отметить посещение» на карточке абонемента, по одному человеку. Массовой отметки группы одним сохранением пока нет, и поэтому тумблер «неявка списывает визит» сейчас фиксирует ваше правило, но сам ничего не списывает.
• Счётчик «Записано» догоняет за несколько секунд — его считает правило пересчёта, а не форма. Точное число участников всегда видно списком, счётчик — это подсказка сверху.

Что дальше

Продайте пакет занятий вперёд — абонементы; дайте клиенту записываться самому на персональные визиты — онлайн-запись. Пошаговая инструкция по настройке появится в справке кабинета вместе с экранами занятия и отметки группы.