CRM для строительной компании: этапы объекта, замечания к приёмке и деньги траншами

Пятница, восемь вечера. Заказчик по складу пишет: «Принимаем во вторник, шов у парапета сделали?» Шов не сделали. Про него говорили на объекте неделю назад, устно, и с тех пор он живёт только в памяти прораба, который в тот день был на другом адресе.

Через десять минут пишет бухгалтер: «Сколько нам ещё должны по складу?» Чтобы назвать число, нужно открыть банк, найти два поручения, вспомнить, подписали ли акт по демонтажу, и вычесть. Полчаса — и ответ всё равно с оговоркой «вроде бы».

Объекты держатся в голове, этапы живут в переписке, деньги — в банке, замечания — в мессенджере. Сложить четыре источника в одно число может только тот, кто помнит все четыре сразу, и делает он это вечером в пятницу.

Сборка «Стройподряд» складывает объект в одну карточку: этапы со своими датами и стоимостью, бригада на каждом, замечания со сроком устранения, смета строками и платежи, из которых сам считается остаток.

<!-- КАДР: cover.png — карточка объекта «Кровля склада №2» в кабинете: сверху «Адрес объекта», «Начало работ», «Сдать до» и «Прораб», ниже вкладки «Этапы работ», «Замечания», «Задачи» и блок позиций с итогами «Итого 1 178 400 ₽», «Оплачено 470 000 ₽», «Остаток к оплате 708 400 ₽». СЪЁМКА: со сборкой у этого объекта приезжают только название, адрес и стадия «Работы», а смета на 1 178 400 ₽ — вместе с модулем позиций; срок сдачи, прораба и четыре платежа из раздела «Аванс, транш за этап, финал» завести руками до кадра, иначе денежных чисел справа не будет. Подпись: «Остаток по объекту не считают в уме: его пересчитывает каждый полученный платёж» -->

Кровля склада: шесть стадий у объекта и четыре у каждого этапа

Объект в сборке проходит шесть стадий — «Заявка», «Замер», «Смета», «Договор», «Работы», «Сдан». В карточке рядом с ними стоят «Адрес объекта», «Начало работ», «Сдать до» и «Прораб». Это верхний уровень, и на нём заканчивается любая таблица в Excel: дальше объект перестаёт быть строкой.

Поэтому «Этапы работ» — отдельный раздел со своими карточками. У этапа своё название, свой срок, своя стоимость и своя бригада, и статусов у него четыре:

Ради разницы между «Выполнен» и «Принят» этапы и вынесены отдельно. Между этими двумя статусами живёт неделя переписки, и теряется обычно именно она: работа сделана, денег нет, а почему — помнит только тот, кто ездил.

На объекте «Кровля склада №2» в Химках, который приезжает с готовыми данными, этапов два: «Демонтаж» на 120 000 ₽ с 1 по 8 июля со статусом «Выполнен» и «Монтаж кровли» на 640 000 ₽ с 9 по 25 июля со статусом «В работе»; оба стоят за «Бригадой №1». Статуса «Принят» в готовых данных нет ни на одном этапе — и первое, что стоит сделать в свежем кабинете, это перевести демонтаж в «Принят» руками: ровно этот перевод и есть момент, с которого начинается разговор о транше.

Читаются они с четырёх сторон, и все четыре вида приезжают готовыми: таблица «Этапы работ» с сортировкой по сроку окончания и фильтрами по объекту, бригаде и статусу; «Доска этапов» с четырьмя столбцами и перетаскиванием; «График этапов», где этап нарисован полосой и покрашен по статусу; сводка «Деньги по этапам». Всего в сборке двадцать видов на шесть разделов.

<!-- КАДР: 02-grafik-etapov.png — вид «График этапов» за июль: две полосы по объекту «Кровля склада №2» — «Демонтаж» с 1 по 8 июля в цвете статуса «Выполнен» и «Монтаж кровли» с 9 по 25 июля в цвете «В работе». СЪЁМКА: столько этапов и лежит в готовых данных, у остальных двух объектов этапов нет вовсе; третью полосу со статусом «Запланирован» завести руками до кадра — иначе серый цвет на графике показать нечем. Подпись: «Полоса тянется от начала этапа до его окончания, цвет берётся из статуса: просрочка видна раньше, чем о ней спросят» -->

Бригада с фамилией бригадира и его телефоном

У бригады в сборке своя карточка: название, бригадир, телефон и специализация. В готовых данных лежат «Бригада №1» (Николай Гринёв, отделка) и «Бригада №2» (Руслан Ким, электрика). Телефон принимает формат «+7 и десять цифр», подсказка стоит под полем.

Смысл появляется на карточке бригады: она показывает все этапы, где эта бригада назначена, по всем объектам сразу. Вопрос «куда я поставил отделочников на следующей неделе» перестаёт требовать обхода трёх карточек объектов. Тот же вопрос с другой стороны закрывает фильтр «Бригада» в таблице «Этапы работ»: выбрали бригаду — увидели её этапы по всем адресам сразу. У «Графика этапов» такого фильтра нет: он показывает полосы всех бригад вместе, и сузить его до одной нечем. Сводного экрана загрузки бригад в сборке нет, и это названо ниже в границах.

«Не заделан примыкающий шов» — со сроком

Замечание с фотографией и датой устранения — запись, а не сообщение, которое уходит вверх ленты за сутки. У неё три статуса: «Открыто» (красным), «Устраняется», «Устранено». Есть поле «Устранить до», ссылка на объект и отдельная ссылка на этап.

Список отсортирован по сроку по возрастанию и покрашен по статусу, поэтому просроченное открытое всплывает наверх само: отдельный список «что горит» вести не нужно, он и есть первые строки экрана.

Две ссылки вместо одной сделаны ради приёмки. На карточке этапа видны только его замечания — перед подписанием акта по монтажу кровли открывается ровно то, что мешает подписать, без электрики и отделки. На карточке объекта видны все.

Фотографию кладут вложением в ту же карточку: прораб снимает на телефон прямо на объекте, и у замечания появляется доказательство с датой.

<!-- КАДР: 03-zamechaniya.png — раздел «Замечания», сортировка по «Устранить до»: красная строка «Не заделан примыкающий шов» со сроком 18 июля и ссылками на объект «Кровля склада №2» и этап «Монтаж кровли». СЪЁМКА: в готовых данных замечание одно; второе, со статусом «Устраняется» и более поздним сроком, завести руками до кадра — на одной строке сортировку не покажешь. Подпись: «Наверху списка всегда то, что горит: сортировка идёт по сроку устранения» -->

Смета в квадратных метрах

Деньги в объекте живут за вопросом сборки «Считаете ли деньги в заказе — позиции, счета?». Модуль «Каталог и позиции» приходит и при молчании, и по ответу «Да — смета, позиции и платежи»; убирает его только «Нет — только сумма договора».

Каталог приезжает не пустым. В нём семь строк, и единицы измерения в них строительные:

Работы и материалы считаются раздельно: у объекта появляются «Работы, итого» и «Товары и материалы, итого», а под ними «Итого» и «Маржа, итого». Маржа видна вам и не печатается в документах заказчика.

На той же кровле склада это три строки: монтаж покрытия 420 м² по 1 450 ₽ — 609 000 ₽, профнастил 450 м² по 780 ₽ — 351 000 ₽, утеплитель 420 м² по 520 ₽ — 218 400 ₽. Работы 609 000, материалы 569 400, «Итого» 1 178 400 ₽, маржа 793 200 ₽, и все четыре числа считаются сами при правке любой строки.

Из этих же строк собираются две готовые печатные формы, которые приезжают со сборкой: «Коммерческое предложение» и «Акт выполненных работ». Обе построчные, потому что спор с заказчиком в подряде идёт по позициям.

Одна вещь меняется у вас на глазах, и лучше знать заранее. До установки сметы деньгами объекта управляло ручное поле «Сумма договора». В свежей сборке оно после установки уходит: значений в нём нет ни у одного объекта, и держать вторую денежную колонку с вечным прочерком незачем. В списке объектов, на карточке и на канбане остаётся одно денежное число — расчётное «Итого».

Плитка «Сумма договоров» на сводке объектов при этом считать не перестаёт: перед тем как убрать поле, установка переводит её меру на «Итого». Имя плитки прежнее, число теперь из сметы. Второй исход бывает у тех, кто ставит смету кнопкой позже — в кабинет, где суммы уже вписаны руками: там поле переживает установку и остаётся рядом с «Итого» под именем «Оценка (вручную)», потому что стирать введённые числа установка модуля не вправе.

Аванс, транш за этап, финал

Модуль «Платежи по заказу» стройка получает со сборкой, и она единственная ниша конструктора, кому он раздаётся по умолчанию. Причина в том, как в подряде приходят деньги: аванс до начала, транш после принятого этапа, остаток на сдаче.

Пять полей заполняете вы: «Назначение», «Сумма», «Дата», «Вид» и «Статус». Вид выбирается из трёх — «Аванс», «Платёж по этапу», «Финальный расчёт». Статус из двух — «Запланирован» и «Получен». Шестое поле, «Объект», обязательное и проставляется само: платёж заводится вкладкой внутри карточки объекта, там же, где смета, и отдельного пункта меню у платежей нет.

Дальше считается само. «Оплачено» складывает суммы платежей со статусом «Получен», «Остаток к оплате» вычитает «Оплачено» из «Итого». Запланированный платёж при этом рисует график поступлений и остаток не уменьшает — иначе график будущего выглядел бы как уже полученные деньги.

Готовых платежей ни шаблон, ни модуль не кладут: смета по кровле склада приезжает вместе с модулем позиций, а поступления заводятся руками, по строке на каждое. Заведите четыре — аванс 350 000 ₽ получен, транш за демонтаж 120 000 ₽ получен, транш за монтаж кровли 640 000 ₽ запланирован, финальный расчёт 68 400 ₽ запланирован, — и «Оплачено» покажет 470 000 ₽, а «Остаток к оплате» 708 400 ₽ при «Итого» 1 178 400 ₽. Это ответ бухгалтеру из первого абзаца, и лежит он в карточке объекта, открытой всем, у кого есть доступ к разделу.

<!-- КАДР: 04-platezhi.png — вкладка платежей в карточке объекта «Кровля склада №2»: четыре строки с видами «Аванс», «Платёж по этапу», «Платёж по этапу», «Финальный расчёт», два статуса «Получен» зелёным и два «Запланирован» серым, справа «Оплачено 470 000 ₽» и «Остаток к оплате 708 400 ₽». СЪЁМКА: эти четыре платежа в шаблон стройки не входят — до кадра завести их руками (суммы выше); смета на 1 178 400 ₽ приезжает сама, вместе с модулем позиций. Подпись: «Запланированный транш стоит в графике серым и остаток не уменьшает: деньгами он становится в день, когда статус переводят в полученный» -->

Замерщик, у которого в дне три выезда

Второй вопрос сборки про модули — «Заказчики записываются на замер или выезд?». Ответ «Да — нужна страница записи» приводит онлайн-запись: короткий публичный адрес вида /b/ВАШ-КЛЮЧ, по которому человек выбирает день и время без регистрации. Гасит модуль только ответ «Нет — выезды планирую сам».

Ресурс «Замерщик» приезжает настроенным под выездную работу: график с понедельника по субботу с 09:00 до 19:00 и «Лимит записей в день» — три. Лимит работает грубее сетки, и это намеренно: после третьей записи день закрывается целиком, сколько бы свободных окон в графике ни оставалось. Четвёртый адрес на другом конце города физически не влезает в тот же день, а сетка свободных часов про дорогу ничего не знает.

Рядом с «Замерщиком» встаёт второй ресурс — «Мастер», с обычной сеткой по графику и без лимита. Он приезжает вместе с модулем и оставлен нарочно: два режима занятости показаны рядом, чтобы было видно, между чем выбирать. Ненужный снимается галочкой «Принимает записи», удалять его не обязательно.

На объекте связи нет

Стройплощадка за городом — место, где кабинет в браузере обычно перестаёт работать. Здесь разделы, которые вы открывали с этого устройства при живой связи, читаются и без неё, а новая запись и правка встают в очередь и уходят сами, когда телефон поймает сеть. Практика для прораба одна: перед выездом откройте «Этапы работ» и «Замечания» по своему объекту, пока связь есть. Копия каждого экрана живёт неделю, и отсчёт идёт от того раза, когда вы открывали именно его.

Две границы стоит знать до первого выезда. Кабинет, закрытый или перезагруженный без сети, заново не откроется: подтвердить вход может только сервер. И позицию из каталога без связи не выбрать — название с ценой вписывается руками, а связать строку с прайсом можно потом.

Сколько стоит

Ноль. Всё, что описано выше, — бесплатный тариф «Начать»: объекты, этапы, бригады, замечания, смета, платежи, запись на замер, обе печатные формы, двадцать видов шаблона и те, что приезжают с модулями. Отдельной платы «за модуль платежей» или «за второй объект» нет: платный тариф продаёт объём — места, записи, файлы, глубину истории.

Бесплатный тариф — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 10 шаблонов документов, 1 000 действий автоматизаций в месяц. Записью считается каждая карточка, и в подряде их на объект уходит больше, чем кажется: по кровле склада это сам объект, 2 этапа, 1 замечание, 3 строки сметы, задача и 4 платежа, которые вы заведёте сами, — 12 записей, то есть около четырёхсот таких объектов на все пять тысяч. Упирается подрядчик на две-три бригады обычно раньше и в другое: 1 ГБ кончается на фотографиях с объектов быстрее, чем записи — на карточках.

С местами проще: владелец, сметчик и два прораба — четыре из пяти, пятое уходит на бухгалтера.

«Расти» — 1 990 ₽ в месяц за всё пространство: 10 мест, 100 000 записей, 20 ГБ файлов, история за три года, 30 шаблонов документов. Каждое следующее место сверх десяти — 190 ₽. Первым тридцати пространствам тариф достаётся за 1 490 ₽ и остаётся такой ценой навсегда; сколько мест акции осталось, кабинет показывает на экране «Тариф» до нажатия кнопки.

Честные ограничения

Неназванная граница в подряде обнаруживается на приёмке — когда переигрывать поздно и дорого. Поэтому названы все, включая неудобные.

• Диаграммы Ганта нет. «График этапов» рисует полосу от «Начала» до «Окончания» и красит её по статусу, но связей «водосток начинается после монтажа» в нём не существует, критический путь не считается, сдвиг одного этапа не двигает следующие.
• Сметных нормативов нет. Ни ФЕР, ни ТЕР, ни ГЭСН, ни коэффициентов зимнего удорожания, ни накладных по нормативу. Каталог — ваш собственный прайс строками.
• Форм КС-2, КС-3 и КС-11 в шаблонах нет. Приезжают «Коммерческое предложение» и «Акт выполненных работ», обе построчные и обе правятся в редакторе документов. Собрать там свою форму можно, но это отдельная вечерняя работа.
• Позиции сметы принадлежат объекту; этап их не видит. Строка знает объект, в котором она стоит, и не знает, каким этапом выполняется. Поэтому «Стоимость этапа» ставится рукой и из сметы не складывается: два числа в карточке живут рядом и сходятся только вашей аккуратностью.
• Платёж тоже цепляется к объекту. Вид «Платёж по этапу» у него есть, ссылки на конкретный этап — нет, и связь пишется текстом в «Назначении». Автоматики «этап перевели в „Принят“ — создался платёж» в сборке не лежит.
• Запланированные платежи в «Оплачено» не попадают и остаток не уменьшают. Решение осознанное: график поступлений и полученные деньги — разные вещи, и смешивать их на экране, по которому отвечают бухгалтеру, нельзя.
• Склада в сборке нет, и это тоже решение. Материал закупается на адрес и там же расходуется, остатка на полке у подрядчика чаще всего не бывает, и раздел «Движения» открылся бы пустым. Кому склад нужен, включает модуль «Склад и штрихкоды» кнопкой в «Настройках → Модули».
• Часть кабинета приезжает шагом после сборки. Сразу даются шесть разделов — «Объекты», «Этапы работ», «Бригады», «Замечания», «Заказчики», «Задачи». Смета, платежи и запись на замер ставятся следующим шагом, там же, где система спрашивает про деньги и про выезды. Ставятся по умолчанию: снимает их только явный отказ — «Нет — только сумма договора» уносит смету вместе с платежами, «Нет — выезды планирую сам» уносит запись. Промолчали или закрыли визард — приедут все три.
• Вместе с записью приезжают две учебные услуги. «Диагностика» на 30 минут и «Основная услуга» на 60 минут с нулевой ценой встают в прайс записи, потому что своих услуг замера ниша не кладёт. Переименуйте их в «Выезд на замер» — переписывать заново ничего не нужно.
• Вместе с записью включаются два напоминания заказчику. Правила «Записи: напоминание клиенту за сутки» и «Записи: напоминание клиенту за 2 часа» приезжают включёнными и пишут человеку сами: сначала в Telegram, если он хоть раз нажимал «Старт» боту пространства, иначе письмом на адрес из карточки записи, когда он там заполнен; ступень SMS в лестнице стоит пустым слотом, провайдера к ней нет. Тексты, сроки и обе галочки — в «Настройках → Правила». Третье правило брони, автоотмена неоплаченной записи, приезжает выключенным.

Вопросы

Есть ли диаграмма Ганта для строительных этапов?

Нет. Этапы показываются полосами в «Графике этапов» — от «Начала» до «Окончания», с цветом по статусу и с объектом на полосе. Фильтры по объекту, бригаде и статусу живут в соседнем виде — таблице «Этапы работ»; в самом графике их нет. Чего в нём нет ещё: связей между этапами, критического пути и автоматического сдвига следующих сроков. Если планирование у вас держится на зависимостях, «График этапов» их не заменит и делать вид, что заменит, мы не станем.

Можно ли считать смету по ФЕР или ГЭСН?

Нет, сметных нормативов в продукте нет. Каталог — ваш прайс: наименование, категория «работа» или «материал», единица измерения и цена, а рядом закупочная стоимость, из которой считается маржа. Готовые строки идут в квадратных метрах и мешках, потому что подряд считает так, но сама единица — обычное текстовое поле, и «погонный метр» или «тонна» вписываются туда же.

Как учесть материалы, купленные на конкретный объект?

Строкой сметы с категорией «Товар/материал»: цена продажи и закупочная стоимость стоят рядом, и разница попадает в «Маржа, итого» по объекту. Остатка на складе при этом не ведётся — сборка стройки модуль склада не ставит: материал уезжает на адрес и там расходуется. Нужен остаток на базе — модуль «Склад и штрихкоды» включается кнопкой.

Можно ли перенести заказчиков и объекты из таблицы?

Да, импортом: колонки сопоставляются с полями, и до записи кабинет показывает счётчик «создаст, обновит, пропустит». Выгрузка из старой системы едет тем же путём: её сохраняют таблицей и грузят обычным файлом — что при этом переносится, а что остаётся, разобрано в импорте из Excel и других CRM. Если сверх объектов у вас ещё техника на выездах, машины и маршруты живут на своей странице — контроль маршрутов.

Сколько стоит CRM для подрядчика с тремя бригадами?

Нисколько на старте. Владелец, сметчик и два прораба — четыре места из пяти бесплатных, бригадиры при этом в кабинет обычно не заходят вовсе. Считать стоит другое: 5 000 записей общие на пространство и включают объекты, этапы, замечания, строки смет и платежи, а 1 ГБ файлов кончается на фотографиях раньше. Дальше «Расти» — 1 990 ₽ в месяц за пространство целиком, сколько бы прорабов в нём ни работало.

С чего начать

Возьмите сборку «Стройподряд». Смета, платежи и запись на замер приедут и при молчании — шаг с вопросами нужен для обратного: там снимают то, чего вести не собираетесь. Под себя правятся три вещи — стадии объекта, прайс работ и материалов вместо семи учебных строк, график замерщика.

Дальше берите один объект — тот, что идёт прямо сейчас. Разложите его на этапы с датами, заведите платежи, которые уже прошли, и посмотрите на «Остаток к оплате». Он либо сойдётся с вашим числом, либо покажет, где именно вы считали по памяти.

Собрать сборку «Стройподряд» бесплатно →

Пошаговые инструкции «Позиции в заказе», «Платежи по заказу» и «Онлайн-запись» лежат в справке кабинета, а что умеет каждый модуль — в каталоге возможностей.