Онлайн-запись клиентов для студии, школы и зала: час, который не продаётся дважды

Тетрадь на стойке и переписка в мессенджере держатся ровно до пятой группы. Дальше начинается то, что владелец студии знает наизусть: «а можно завтра к семи?» приходит в 23:40, ответ — утром, ученик за ночь ушёл туда, где ответили. А в большом зале одновременно оказываются растяжка и репетиция, потому что одну договорённость записали в тетрадь, а вторую — в переписку.

Отраслевые сервисы записи закрывают первую половину задачи и оставляют вторую: расписание живёт отдельно от клиентской базы, абонементов и напоминаний. Мы сделали запись частью CRM — той же, где карточка ученика и его абонемент.

Одна ссылка вместо переписки

Публичная страница записи — адрес вида /b/ВАШ-КЛЮЧ: его кладут в шапку сайта, в профиль в соцсети и в закреп чата. Регистрация ученику не нужна — чем меньше шагов, тем больше записей.

Сетку свободного времени страница считает сама: из графика календаря, длительности услуги и шага сетки. Значения по умолчанию разумные и меняются полем — длительность 60 минут, шаг 30 минут, «записываться не позже чем за» 2 часа, горизонт записи 30 дней. Выбранное время держится за учеником 5 минут, пока он вводит имя и телефон: ровно та пауза, на которой в общей тетради и случаются накладки.

Когда залов больше одного, перед выбором направления появляется шаг «где?»: ученик выбирает зал, и список тренеров сужается до тех, кто в нём действительно работает. Раньше о том, что человек здесь не принимает, узнавали отказом уже после записи.

Раздавать одну страницу можно разными ссылками: ?venue= открывает сразу нужный зал, ?service= — сразу направление. Собирать адрес руками не нужно: в настройках записи у каждого зала и каждой услуги своя кнопка «Скопировать».

Место, которое не перепродать

Обычная защита от двойной записи — проверка в коде: «посмотреть, свободно ли, и если свободно — записать». Между этими двумя действиями и живут накладки.

У нас запрет стоит в самой базе данных: две пересекающиеся брони на один календарь она не примет. И держат час все двери сразу — запись с сайта, занятие, которое вы поставили руками в календаре, и групповое занятие в расписании. Указали тренера — его час исчезает из публичной сетки, а второе занятие на тот же час не сохранится и назовёт, чей это час: «Костя — большой зал — это время уже занято: 11:00–11:30».

У групп единица другая — не час, а место, и правило своё: участий не больше вместимости. Мест по умолчанию десять, и одиннадцатого система не пустит, даже если два администратора нажмут «Записать» в одну секунду: счёт мест и сама запись идут одной операцией под замком занятия. На сайте работает то же правило — когда набор открылся и десять человек нажали «Записаться» разом, место получает ровно один, а остальные видят честное «мест не осталось» и обновлённое расписание.

Наружу занятие выходит только с галочкой «Открыто для записи с сайта»: раздел «Занятия» у живой студии полон корпоративных потоков и перенесённых занятий, и публиковать это разом никто не просил.

Отпуск, болезнь и «в среду только до трёх»

Недельный график отвечает на вопрос «как обычно», но жизнь состоит из исключений. Поэтому у каждого календаря рядом с неделей живут особые дни: «не работаю» убирает время (весь день или часы), «работаю» добавляет его в день, которого в неделе нет вовсе — так живёт тренер с плавающими днями. Потолки честные: 200 особых дней в графике и до 366 дней в одной строке-диапазоне.

Уже записанных учеников закрытие дня не отменяет молча: CRM показывает список — «на это время уже есть 2 записи», с датой, временем и именем каждого. Звонить и переносить — ваше решение; новых учеников на закрытое время страница уже не пустит. Сам закрытый день виден в календаре раздела «Записи» штриховкой с подписью «Закрыто: отпуск».

Вечер владельца студии

Ольга ведёт школу танцев: два зала, девять групп, индивидуальная растяжка по вечерам, два тренера.

23:40 — ученица Настя открывает ссылку из закрепа: зал на Садовой → «Растяжка, 60 мин» → четверг → 19:00. Пока она вводит телефон, время держится за ней. 23:42 — запись в кабинете, а тренер Костя, чья карточка связана с этим календарём, получает личное уведомление: «К вам записались: Настя, в четверг в 19:00». 23:45 — второй ученик выбирает тот же четверг: 19:00 в сетке уже нет, есть 20:00. В среду Костя заболел и ставит «не работаю 14-го» — четверговые часы перестают продаваться, а про Настю CRM честно говорит, что запись уже есть, и не трогает её. За сутки и за 2 часа до занятия Настя получает напоминание.

Что приезжает вместе с записью

Онлайн-запись — публичная страница, статус визита по ссылке и напоминания. Площадки и календари людей — залы и общее время у разных календарей: занятый час закрывает тот же час у всех, кто его делит. Групповые занятия — состав группы и отметка посещаемости одним сохранением. Абонементы — остаток визитов считает система, а не администратор.

Сколько стоит

Нисколько. Все четыре модуля — бесплатный тариф; отдельной платы «за модуль записи» или «за второй зал» у нас нет. Бесплатный тариф ограничивает объём, а не возможности: 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней. Платный тариф продаёт ровно этот объём.

Честные границы

• Ниша «студия» в конфигураторе уже есть (появилась вместе с десятой волной конфигуратора), а «школы» как отдельной сборки пока нет — для неё соберите универсальный набор: разделы «Ученики», «Занятия» и запись по календарю дают тот же результат, а всё созданное переименовывается под вас
• Единой шахматки «все тренеры столбцами» нет. Календарь раздела «Записи» показывает записи всех, а штриховка закрытых дней рисуется по одному выбранному календарю (в списке выбора — до 50 календарей).
• SMS-напоминаний нет. Уходит Telegram или письмо; нет ни того, ни другого — напомнить нечем, и правило честно пишет причину в свой журнал.
• Об отмене и переносе система пишет только вам — клиенту автоматически уходит лишь напоминание о самом визите.
• Визит из абонемента списывает администратор — онлайн-запись сама этого не делает.
• Записавшийся с сайта в группу приходит без карточки в вашей базе: имя и телефон ложатся в участие строками, ссылку на карточку постоянного ученика ставят руками. Серверного следа показанного согласия у записи в группу пока нет (у персональной записи он есть).
• Место в группе считается по участию, а не по человеку: два участия одного ученика займут два места.
• Время уже стоящего занятия формой не двигается — «Перенести» построено для записей, но не для занятий, поэтому группу переносят отменой и постановкой заново. Перевести запись в другой зал прямо из диалога переноса тоже пока нельзя.
• Адрес зала ученику не показывается — на шаге «где?» видно только название; пишите ориентир прямо в него.
• Каталог на публичной странице — до 200 позиций: для длинного прайса нужна пагинация, а не увеличенный потолок.

Вопросы

Нужен ли ученику аккаунт, чтобы записаться?

Нет. Публичная страница записи открывается по ссылке без регистрации: ученик выбирает зал, направление и время, оставляет имя и телефон — и запись уже в кабинете. Аккаунты нужны только вам и вашей команде.

Что будет, если двое нажмут «Записаться» на одно и то же время?

Запись получит один. Пересечение интервалов на один календарь запрещено самой базой данных, а не проверкой в коде: второй клик получит честное «время уже занято» и обновлённую сетку. У групп правило своё: одиннадцатого в группу на десять мест не пустит ни страница записи, ни кабинет, даже если два администратора нажимают «Записать» одновременно.

Можно ли дать ученикам разные ссылки — на разные залы и направления?

Да. Страница записи у пространства одна, но раздавать её можно ссылками с предвыбором: у каждого зала и каждой услуги в настройках записи своя кнопка «Скопировать». Ученик, пришедший по такой ссылке, начинает сразу с выбора времени.

Как ученик узнает о занятии, если он не заходит в кабинет?

Напоминания уходят сами: два системных правила — за сутки и за 2 часа до визита. Уходит одно сообщение первым доступным каналом: в Telegram, если ученик подключил его кнопкой на экране «Вы записаны», иначе письмом на адрес из карточки. SMS-канала у нас пока нет, и мы говорим об этом прямо.

Сколько стоит онлайн-запись?

Ноль. Запись, площадки, группы и абонементы — модули бесплатного тарифа, отдельной платы «за модуль записи» нет. Платный тариф продаёт объём: места в команде, число записей, файлы, глубину истории.

С чего начать

Соберите кабинет под себя и включите запись — это бесплатно и занимает вечер: собрать свою CRM →. Пошаговые инструкции «Онлайн-запись», «Площадки и календари людей» и «Групповые занятия» уже лежат в справке кабинета.