Инвентаризация: пересчитали полку — остаток сошёлся сам

Раз в квартал склад закрывают и считают. Дальше начинается самое неприятное: у кладовщика в руках лист с фактическими количествами, а в системе — учётные. Совпадает не всё. И теперь по каждой разошедшейся позиции нужно открыть карточку товара, вспомнить, чего было больше, посчитать разницу в уме и завести движение «Излишек» или «Недостача» на эту разницу.

Тридцать расхождений — это тридцать открытых карточек и тридцать шансов ошибиться знаком. А ошибка знака здесь стоит дороже всего: «излишек» вместо «недостачи» не просто оставит остаток неверным, он уведёт его в другую сторону — и пропажа окажется спрятанной.

Что меняется

Как проходит пересчёт

Открываете «Инвентаризацию» и нажимаете «Начать пересчёт» — вопросов система не задаёт, название она соберёт из сегодняшней даты, а поправить его можно потом.

Дальше идёте вдоль полок. Каждый товар — скан «пистолетом» или камерой телефона (можно и вписать код руками). Система показывает название и учётный остаток, вы вводите то, что реально нашли, и строка уходит в список. Ноль — законное значение: пустая полка это тоже результат счёта, а не пропуск.

Учётное количество вводить не нужно, и это принципиально. Его снимает сервер в тот момент, когда вы записываете строку. Так человек не может «подогнать» расхождение — а заодно ему и не нужно знать учётное число наизусть.

Пересчитали второй раз — строка исправится, а не удвоится. Наведённый повторно сканер это исправление, а не второй товар: две строки на одну позицию дали бы двойную корректировку, которую заметили бы через неделю по разъехавшемуся остатку.

Пока пересчёт открыт, остаток НЕ меняется. Можно ошибиться, вернуться, пересканировать, уйти на обед и продолжить — учёт всё это время живёт обычной жизнью: приёмка принимает, продажи продают.

Проведение — одна операция, а не тридцать

Внизу экрана всегда написано, что случится: «Пересчитано позиций: 42, из них разошлось 3. Проведение создаст 3 корректирующих движения — по одному на расхождение». Нажали «Провести» — и по каждому расхождению появилось движение «Излишек» или «Недостача» на величину разницы, а сама ревизия перешла в состояние «Проведена».

Движения складываются в тот же журнал, где живут приход и расход, и несут основание вида «Инвентаризация №7: Ревизия витрины» — через месяц видно, откуда взялась поправка.

Всё или ничего. Половины проведённой инвентаризации не бывает: движения по всем расхождениям и смена состояния ревизии — одна операция базы данных. Если что-то пошло не так, не создаётся ничего — и это лучше, чем «поправлено 20 товаров из 42», где вторая половина осталась бы неисправленной молча, под успокаивающей надписью «Проведена».

Провести дважды нельзя. Проведённая ревизия — состояние окончательное: повторное нажатие получит честный отказ, а не второй комплект корректировок.

Почему корректировка — разница, а не «выставить остаток»

Между тем, как вы записали строку, и тем, как нажали «Провести», склад продолжает работать: товар могли выдать на заказ. Если бы система просто «выставила» остаток равным факту, эта выдача стёрлась бы — инвентаризация «нашла» бы недостачу там, где была честная выдача. Поэтому в движение уезжает РАСХОЖДЕНИЕ, зафиксированное на момент счёта, а всё, что случилось после, остаётся в силе.

Ставится поверх склада

«Инвентаризация» — отдельный модуль: «Настройки» → «Модули» → «Установить». Он появляется в галерее у того, кто уже включил «Склад и штрихкоды», — считать нечего, пока остаток не считается.

Модуль заводит два раздела: «Инвентаризации» (журнал ревизий, он в меню) и «Строки пересчёта» (строки живут внутри ревизии и в меню не мешаются). Не подошло — приостановите: разделы уйдут из меню, данные останутся.

Чаще всего пересчёт открывают в рознице, и там он стоит в одном ряду с приёмкой и печатью этикеток на том же каталоге: CRM для магазина показывает ревизию рядом с ними — со сканером в руках, порогами «пора пополнить» у каждого товара и продажами, которые во время счёта никто не останавливает.

Сколько стоит

Нисколько. Инвентаризация входит в бесплатный тариф — как и склад, поверх которого она ставится. Платный тариф отличается объёмом (сколько записей и людей в пространстве), а не набором возможностей.

Честные ограничения

• Пересчёт идёт по одному складу. Разделения на склады и места хранения в модуле нет: остаток у товара один. Если складов физически несколько, ревизию проводят по всему каталогу сразу.
• Строки вносятся по одной. Загрузить лист пересчёта файлом пока нельзя — сценарий рассчитан на сканер в руках, а не на импорт.
• Отменить проведение нельзя. Ошиблись в проведённой ревизии — заводится новая: так в журнале остаётся честная история обеих, а не тихая правка задним числом.
• Очень длинная ревизия делится. Больше двух тысяч строк за одно проведение система не берёт и говорит об этом до начала, а не посреди операции.

Что дальше

Как считается остаток и откуда берутся штрихкоды — на странице «Склад и штрихкоды». Чем сканировать — сканер и этикетки.