Раз в квартал склад закрывают и считают. Дальше начинается самое неприятное: у кладовщика в руках лист с фактическими количествами, а в системе — учётные. Совпадает не всё. И теперь по каждой разошедшейся позиции нужно открыть карточку товара, вспомнить, чего было больше, посчитать разницу в уме и завести движение «Излишек» или «Недостача» на эту разницу.
Тридцать расхождений — это тридцать открытых карточек и тридцать шансов ошибиться знаком. А ошибка знака здесь стоит дороже всего: «излишек» вместо «недостачи» не просто оставит остаток неверным, он уведёт его в другую сторону — и пропажа окажется спрятанной.
Что меняется
| Пересчёт «как обычно» | CraftYourCRM | |
|---|---|---|
| Учётное количество | смотрим в системе, переписываем в лист | подставляет сама, по каждой строке |
| Разница «факт − учёт» | считаем в уме или в калькуляторе | считает система, со знаком |
| Корректировка остатка | по движению на каждый товар, руками | одна кнопка «Провести» на весь пересчёт |
| Пересчитали неверно | движение уже заведено, исправлять вторым | пока не провели, остаток не тронут |
| «Мы это уже проводили?» | помнит только тот, кто проводил | журнал ревизий: кто, когда, что нашёл |
Как проходит пересчёт
Открываете «Инвентаризацию» и нажимаете «Начать пересчёт» — вопросов система не задаёт, название она соберёт из сегодняшней даты, а поправить его можно потом.
Дальше идёте вдоль полок. Каждый товар — скан «пистолетом» или камерой телефона (можно и вписать код руками). Система показывает название и учётный остаток, вы вводите то, что реально нашли, и строка уходит в список. Ноль — законное значение: пустая полка это тоже результат счёта, а не пропуск.
Учётное количество вводить не нужно, и это принципиально. Его снимает сервер в тот момент, когда вы записываете строку. Так человек не может «подогнать» расхождение — а заодно ему и не нужно знать учётное число наизусть.