CRM для репетитора: заявки конца августа, вечера по 45 минут и пакет уроков, остаток которого считает не тетрадь

Двадцать восьмое августа, в мессенджере четырнадцать непрочитанных. «Здравствуйте, вы берёте девятый класс на ОГЭ?», «а сколько у вас стоит?», «мы подумаем, спасибо». Через неделю половина этих диалогов уедет вниз ленты, и кто из них ушёл к другому преподавателю, вы не назовёте: человек ничего не написал, он просто перестал писать.

Дальше идёт сетка вечеров. С понедельника по пятницу свободны часы с трёх до девяти — шесть окон в день, и в них надо уложить одиннадцать человек. Двое занимаются по субботам, один только онлайн, к одному вы ездите сами через полгорода и тратите на дорогу час туда и час обратно. Пока учеников семь, расписание держится в голове. На одиннадцатом оно перестаёт там держаться, и появляется таблица, которую вы правите с телефона между уроками.

Третья история тише первых двух и стоит дороже. Мама Полины купила пакет из восьми занятий. Сегодня седьмое или шестое? Вы помните одно, она другое, и обычно правы вы — но спорить об этом на полторы тысячи рублей никто не станет, поэтому занятие вы проведёте, а деньги не возьмёте.

Программы для языковых школ первую задачу решают: заявка попадает в список, ученик — в базу. Дальше начинается то, ради чего рядом с ними живут ещё таблица расписания и переписка с родителями. Здесь заявка, карточка ученика, вечера расписания и остаток пакета лежат в одном кабинете, и остаток в нём считается по отметкам посещений, без вашего участия.

<!-- КАДР: cover.png — публичная страница записи на телефоне: выбрана услуга «Подготовка к ЕГЭ, 90 минут», ниже сетка на четверг у преподавателя Анны Петровны с 15:00 до 21:00, занятых часов в сетке нет вовсе. Подпись: «Родитель выбирает из тех вечеров, которые действительно свободны: занятый час в сетку не попадает» -->

Заявки, которые приходят пачкой

Главный раздел сборки — «Заявки», и он устроен под сезон: в конце августа их приходит двадцать за неделю, в феврале три за месяц, и обе цифры нормальные.

Заявка проходит шесть стадий: «Новая» → «Созвонились» → «Записан на пробное» → «Пробное прошло» → «Занимается» → «Не дошёл». Последняя рабочая стадия называется «Занимается»: деньги за первый месяц ещё ничего не решают, решает третья неделя, на которой человек продолжает приходить. Стадии переименовываются на первом же шаге сборки, если у вас они зовутся иначе.

Поле «Откуда узнали» предлагает шесть ответов, и два из них есть только у этой ниши: «Площадка репетиторов» и «Из школы». Рядом стоят «Привёл знакомый», «Сайт», «Соцсети», «Другое». Спрашивать «откуда вы про меня узнали» стоит ровно ради этой цифры: заявка с площадки стоит вам процента с занятий, а заявка от знакомого — ничего, и через полгода видно, какой из двух каналов вы кормите зря.

Дата «Пробное занятие» — отдельное поле, и вокруг неё собраны два вида. Таблица «Заявки» отсортирована по ней по возрастанию, поэтому сверху всегда ближайшее пробное. Вид «Календарь пробных» раскладывает те же заявки по дням: видно, что на четверг вы назначили троих, а на пятницу никого.

Сводка «Сводка по заявкам» приезжает готовой и считает четыре вещи: сколько заявок всего, на какую сумму, как они распределены по стадиям и какие предметы у вас спрашивают. Последняя цифра решает практический вопрос: брать ли на следующий год физику, если про неё спросили одиннадцать раз, а вы отказали одиннадцати.

<!-- КАДР: 02-voronka.png — вид «Воронка заявок»: шесть колонок от «Новая» до «Не дошёл», в колонке «Записан на пробное» три карточки с предметом, датой пробного и суммой. Подпись: «Колонка „Записан на пробное“ — это список тех, кого вы ждёте на этой неделе, и он же ваш план звонков» -->

Карточка ученика заводится позже заявки

До пробного занятия про человека известно немного: предмет, имя, телефон. Ровно это заявка и хранит, и заводить на каждого написавшего полноценную карточку смысла нет — половина не дойдёт.

Поле «Ученик» в заявке ставится тогда, когда человек дошёл. С этого момента у него появляется карточка с двумя блоками. В первом контакты: имя, телефон, email и «Родитель или контакт» — тот, кто решает и платит, если занимается школьник. Пустое поле здесь значит, что человек сам себе контакт, и у взрослого на разговорном английском оно так и останется пустым.

Во втором блоке — про занятия: предмет, «Класс или курс», цель, формат и «Занимается». «Класс или курс» намеренно оставлен свободной строкой: «9 класс», «1 курс» и «взрослый» — три разные системы счёта, и общий список для них пришлось бы собирать с потерями.

Заявки связаны с карточкой ученика как «одна карточка — много заявок». Полина, которую вы готовили к ОГЭ в девятом, через два года вернётся с ЕГЭ: это будет вторая заявка на той же карточке, второй Полины в базе не заведётся.

<!-- КАДР: 03-uchenik.png — карточка ученика «Полина Егорова»: блок контактов с полем «Родитель или контакт» = «Ольга, мама», ниже блок «Занятия» с предметом «Математика», классом «9 класс», целью «ОГЭ», форматом «Онлайн» и статусом «Ходит», внизу вкладка со списком её заявок. Подпись: «Кто платит и кто занимается — разные строки одной карточки, и звонить по поводу оплаты надо второй» -->

Цель занятий — это дата

Поле «Цель занятий» предлагает шесть значений: «Подтянуть школу», «ОГЭ», «ЕГЭ», «Поступление», «Разговорный», «Для себя». Выглядит как справочник, работает как срок.

У «ЕГЭ» есть дата экзамена. У «Разговорного» её нет. Разница выходит наружу в марте: ученик, готовящийся к экзамену, — это человек, которого нельзя потерять за два месяца до него ни по каким причинам, а взрослый на разговорном может уйти в паузу на месяц и вернуться, ничего не потеряв. В списке учеников стоит фильтр по цели, и в марте он превращается в короткий список тех, кому надо позвонить на этой неделе.

Примитив здесь общий и работает далеко за пределами репетиторства: «поле, у которого одно значение несёт срок, а другое нет» — это «дата суда» у юриста и «дата свадьбы» у фотографа. В коде нет ни строчки про ЕГЭ, есть список значений, который вы правите под себя в конструкторе.

Урок — это строка прайса с длительностью

Расписание собирается из полей самого занятия. В сборке лежат три готовых урока, и отличаются они не только ценой:

Шаг сетки у английского — пятнадцать минут, и это следствие длительности. Посчитайте вечер с 15:00 до 21:00. При получасовом шаге урок на 45 минут встаёт через час — 15:00, 16:00, 17:00, — и вечер даёт шесть уроков. При пятнадцатиминутном следующий старт приходит сразу за концом предыдущего: 15:00, 15:45, 16:30, 17:15, 18:00, 18:45, 19:30, 20:15. Восемь. Разница — два урока по 1 400 ₽ каждый вечер.

Два поля у подготовки к ЕГЭ стоят иначе, чем у остальных. Суточный запас вместо четырёхчасового — потому что к такому занятию вы собираете разбор конкретных задач и хотите знать о нём накануне. Перерыв пятнадцать минут — потому что после полутора часов подряд следующего ученика в ту же минуту не берут; время занято, но в сетке родитель его не видит и выбирает из красивых 15:00 и 16:45.

Горизонт в шестьдесят дней у того же занятия — единственный способ дать записаться на два месяца вперёд тому, кто планирует год. У остальных стоит тридцать: месяц вперёд человеку хватает, а вам не приходится держать обещание на слишком долгий срок.

Цены и длительности — стартовые. Меняются полем в разделе «Услуги», без обращения к нам.

Вечер, который не продаётся дважды

Со сборкой приезжают два преподавателя с настоящими графиками: «Анна Петровна — математика», понедельник–пятница с 15:00 до 21:00, и «Дмитрий Ильич — английский», вторник, четверг, суббота с 10:00 до 20:00 с перерывом на обед 14:00–15:00. График Анны Петровны начинается в три часа не случайно — до этого времени её ученики в школе.

Один и тот же человек может вести и математику, и физику, и подготовку к экзамену. Занятость у него при этом одна: час, занятый под физику, закрыт и для математики. Держит это сама база данных — пересекающиеся интервалы на один календарь она не принимает, поэтому второе занятие на тот же час не сохранится ни со страницы записи, ни из кабинета, ни при переносе. Отказ приходит с именем: «это время уже занято».

Публичная страница записи живёт по адресу вида /b/ВАШ-КЛЮЧ — его кладут в шапку сайта, в профиль на площадке и в закреп чата с родителями. Регистрация человеку не нужна. Пока он вводит имя и телефон, выбранное время держится за ним пять минут: ровно та пауза, в которой в общей таблице и рождаются две записи на один вечер.

Записавшийся с сайта попадает в «Заявки» — в тот раздел, к которому в этой сборке подключено расписание. Система приводит телефон к канону (+7 900 111-22-33 и 8 900 111 22 33 для неё один человек), ищет заявку с таким номером и цепляет запись к ней; не нашла — заводит новую строку с именем и телефоном. Предмет, стадию и сумму в ней ставите вы: форма записи их не спрашивает.

Поле «Формат» у ученика — «Онлайн», «У меня», «У ученика» — существует ради дороги. Выезд стоит дороже и съедает час до и час после, и по фильтру списка видно, сколько таких в неделе. Считать километры и время в пути система не умеет: она показывает, что выезд есть, а сколько он стоит вам, решаете вы, ставя цену занятия.

Пакет из восьми уроков

Пакет заводится карточкой на ученике: название, услуга, «Всего визитов», «Действует с», «Действует по», стоимость. Дальше система считает сама.

Каждое посещение — строка в разделе «Посещения» этого пакета. Поле «Использовано» пересчитывается по этим строкам, «Осталось визитов» — вычитанием, и обе цифры вы не заполняете руками ни разу. Когда остаётся последний визит, ответственному приходит уведомление «предложите продление». Оно адресовано вам: писать родителю про следующий пакет всё равно будете вы сами.

Срок закрывает пакет сам: в день, указанный в «Действует по», карточка переходит в статус «Истёк». Отдельно живёт «Заморожен» — ставится и снимается руками, и правило истечения такой пакет не трогает. Это ровно про олимпиаду, болезнь и отъезд на сборы: сняли заморозку — «Действует по» сдвигается вперёд на столько дней, сколько пакет простоял.

Статус ученика «Пауза» и заморозка пакета — два разных поля. «Пауза» на карточке говорит, что человек не считается в активных; срок его пакета при этом продолжает идти, пока вы не заморозите сам пакет.

Вместе с модулем приезжают два примерных пакета — «Абонемент на 10 занятий» за 12 000 ₽ и «Пакет 5 консультаций» за 7 500 ₽, оба с комментарием «Пример: впишите своего клиента и замените условия на свои». Их правят под свой прайс или удаляют.

Мини-группа на четверых

Занятие группы — своя карточка в расписании: название, преподаватель, услуга, дата, время, «Мест» и «Записано». Число мест здесь работает запретом: пятого в группу на четверых не пропустит ни экран участников, ни форма, даже если два человека нажмут «Записать» в одну секунду. Счётчик «Записано» пересчитывается сам по участиям.

На публичную страницу занятие выходит только с галочкой «Открыто для записи с сайта» — по умолчанию она снята. Расписание группы у живого центра полно перенесённых и закрытых занятий, и выкладывать это разом наружу никто не просил.

Поле «Неявка списывает визит» решает спор с родителем заранее и по каждому занятию отдельно: «Списывать», «Не списывать» или «Как в настройках записи». У пробного обычно ставят «Не списывать». Отметка «Пришёл» списывает визит с пакета всегда, при любом значении этого поля, — вся группа отмечается одним сохранением на карточке занятия.

Что спрашивает сборка

Вопросов четыре, и это весь разговор:

• «Как вы называете тех, с кем занимаетесь?» — «Ученики», «Студенты» или «Клиенты». Ответ переименовывает раздел и его карточку.
• «Какие стадии проходит заявка?» — шесть готовых можно оставить, переименовать или сократить.
• «Записываете учеников на время — день, час, преподаватель?» — «нет» оставляет кабинет без расписания, а вместе с ним и без групп: групповое занятие ссылается на преподавателя, которого приносит именно расписание.
• «Продаёте пакеты занятий — 8 уроков, курс до экзамена?» — «нет» гасит пакеты и не трогает ничего больше.

Шаблон даёт три раздела сразу: «Заявки», «Ученики», «Задачи». Расписание, группы и пакеты приезжают следующим шагом и в этом же порядке: сначала расписание с разделами «Услуги», «Ресурсы» (в них и лежат преподаватели) и «Записи», потом группы, потом пакеты. Порядок вынужденный — каждый следующий цепляется к разделам предыдущего.

Сколько стоит

Ноль. Всё описанное выше лежит в бесплатном тарифе: заявки, воронка, расписание, публичная страница записи, группы, пакеты, напоминания. Отдельной платы «за модуль записи» или «за второго преподавателя» нет: платный тариф продаёт объём, а не список функций.

Бесплатный «Начать» — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 1 000 действий автоматизаций в месяц. Считать под себя так: репетитор с двенадцатью учениками по два занятия в неделю даёт примерно 96 записей расписания в месяц, то есть около 1 150 в год; вместе с заявками, учениками и задачами в пять тысяч записей вы упираетесь года через три. Напоминания считают отдельно: два на занятие — это 192 действия, пятая часть бесплатной тысячи.

Учебный центр с четырьмя преподавателями умножает первую цифру на четыре — 384 записи в месяц, — и пять тысяч у него кончаются примерно за год. Дальше — «Расти»: 1 990 ₽ в месяц за всё пространство, 10 мест, 100 000 записей, история за три года. Цена стоит на пространстве целиком, сколько бы преподавателей в нём ни работало; одиннадцатый человек в команде — 190 ₽.

Честные ограничения

Список длинный намеренно: это дешевле узнать сейчас, чем на второй неделе работы.

• Половина кабинета приезжает шагом ПОСЛЕ сборки. Шаблон даёт «Заявки», «Учеников» и «Задачи»; расписание, группы и пакеты ставятся следующим шагом, там же, где вас про них спрашивают. Пропустили шаг — получили кабинет без страницы записи.
• Площадок в сборке нет, и это решение. У частного преподавателя один адрес — своя кухня или Zoom, — и раздел «Площадки» открылся бы пустым навсегда. Учебному центру с двумя аудиториями он включается кнопкой в галерее модулей.
• Вместе с расписанием приезжает ресурс «Мастер» — заготовка с графиком пн–пт 09:00–18:00 и обедом 13:00–14:00, общая для всех ниш. Он встаёт третьим рядом с Анной Петровной и Дмитрием Ильичом, и его надо переименовать под себя или удалить — одна строка уборки в первый вечер.
• Запись с сайта заводит заявку. Карточку ученика она не создаёт: расписание в этой сборке подключено к «Заявкам» — там лежит телефон, по которому человек и находится. Ученика из такой заявки заводите вы, полем «Ученик», когда он дошёл до пробного.
• Визит с пакета при персональной записи списывает человек. Сама по себе запись на время визит с пакета не снимает: посещение заводится строкой в разделе «Посещения». Автоматически визит уходит только у группового занятия — по отметке «Пришёл» или по полю «Неявка списывает визит».
• SMS не отправляем. Напоминание за сутки и за два часа уходит в Telegram, если человек подключил его кнопкой на экране «Вы записаны», иначе письмом на адрес из записи. Ступень SMS в лестнице каналов объявлена, провайдера за ней нет: она отвечает «не подключено» и пропускает дальше. Родителю без Telegram напоминание уйдёт письмом — и прочитает он его тогда, когда откроет почту.
• Дорогу до ученика система не считает. Поле «Формат» показывает, что выезд есть; километры, время в пути и надбавку за него вы закладываете в цену занятия сами.
• Журнала успеваемости и оценок нет. Что прошли и что задано — это заметка в карточке ученика или файл, прикреплённый к ней; отдельного раздела с темами, домашними заданиями и оценками в продукте нет, и обещать его мы не станем.
• Ссылку на онлайн-урок продукт не выдаёт. Zoom, Google Meet и доска — снаружи. Поле под ссылку заводится конструктором за минуту, но генерировать её и вставлять в напоминание система не умеет.
• Предоплата за занятие требует подключённого приёма платежей (ЮKassa или Robokassa, ваши ключи). Своего процессинга у нас нет, комиссию берёт эквайринг. Возвратов в продукте нет вовсе — ни у предоплаты, ни у любой другой оплаты.
• Расчёт с преподавателями сборка не привозит. Модули «Сотрудники и ставки» и «Выплаты сотрудникам» нишей не раздаются: у преподавателя, работающего в одиночку, второй справочник людей рядом с участниками кабинета лишний. Центру, который платит четверым процент с занятий, оба модуля включаются кнопкой из галереи.
• Один и тот же ученик может занять два места в одной группе. Счёт идёт по участиям: две строки на одного человека займут два места. На мини-группе из четырёх это половина набора.
• Счётчик «Записано» догоняет за несколько секунд. Точный состав группы смотрите списком участий — он верен всегда, а число в карточке занятия пересчитывается следом.
• Примерные пакеты приезжают с модулем. «Абонемент на 10 занятий» и «Пакет 5 консультаций» лежат в разделе как образцы с комментарием об этом — их правят или удаляют.

Вопросы

Это для частного репетитора или для учебного центра?

Сборка рассчитана на одного: площадки в неё намеренно не входят, расчёт с преподавателями тоже не приезжает. Одному человеку бесплатного тарифа хватает с запасом — пять мест в команде при одном работающем, и упереться раньше можно только в число записей, то есть через годы. Центр берёт ту же сборку и добавляет кнопкой то, чего одиночке не нужно: площадки, сотрудников со ставками, выплаты.

Как считается остаток пакета из восьми занятий?

По отметкам посещений. Каждое проведённое занятие заводится строкой посещения, поле «Использовано» пересчитывается по ним само, «Осталось визитов» получается вычитанием. Когда остаётся один, вам приходит уведомление, что пора предложить продление. Спор «седьмое или шестое» после этого решается открытым списком посещений с датами.

Что будет, если родитель запишется на час, который я уже занял?

Он этого часа не увидит. Занятое время не попадает в сетку публичной страницы вовсе, а если два человека нажмут «Записаться» на один вечер в одну секунду, запись получит один: пересечение интервалов на календарь преподавателя запрещено самой базой данных, и обойти этот запрет гонкой двух одновременных нажатий нечем.

Можно ли переименовать «Учеников» в «Студентов», а предметы — под свои?

Да, и то и другое. Название раздела выбирается первым вопросом сборки — «Ученики», «Студенты» или «Клиенты». Список предметов — обычное поле-список: семь значений приезжают готовыми, а переименовать их, удалить лишние и добавить свои («История», «Сольфеджио», «Python») можно в конструкторе, и фильтр списка соберётся по новому составу.

Сколько это стоит для репетитора с двенадцатью учениками?

Нисколько. Двенадцать учеников по два занятия в неделю — это около 96 записей расписания в месяц и 192 действия напоминаний из бесплатной тысячи. В потолок 5 000 записей такой поток упирается года через три, и только тогда появляется повод смотреть на «Расти» за 1 990 ₽ в месяц за пространство целиком.

С чего начать

Возьмите сборку «Репетитор и курсы» и не пропустите шаг с модулями — расписание, группы и пакеты ставятся именно там. Дальше вечер работы: замените три готовых урока на свои с ценой и длительностью, перепишите графики двух преподавателей под свои вечера, скопируйте ссылку на страницу записи и положите её в закреп чата с родителями.

Заявки переносите по одной, начиная с тех, кто ещё не ответил: у каждой стадия, предмет, телефон и дата пробного. К сентябрю у вас будет список тех, кого вы ждёте, вместо ленты непрочитанных.

Собрать сборку «Репетитор и курсы» бесплатно →

Пошаговые инструкции «Онлайн-запись», «Групповые занятия» и «Абонементы и пакеты» лежат в справке кабинета, а что умеет каждый модуль — в каталоге возможностей.