Портал клиента: он смотрит сам вместо того, чтобы звонить вам
У клиента появляется свой раздел, где видно его заказы, документы и счета. Вход по коду из письма, без пароля. Чужого он не увидит: в портале нет пути «взять запись по номеру».
«Что с моей машиной?» «Вы счёт выставили?» «Пришлите акт ещё раз, я потерял».
Три звонка, каждый на пять минут вместе с поиском в системе. Двадцать клиентов в работе — это час в
день, который мастер или администратор тратит на пересказ того, что и так записано в CRM.
Причём звонят не потому, что им нечего делать. Звонят потому, что больше негде посмотреть.
Что меняется
Как обычно
С порталом
«Что там с заказом»
звонок вам
смотрит сам
Потерянный акт
ищете и пересылаете
скачивает из своего кабинета
Счёт
отправляете вручную
видит и оплачивает
История прошлых работ
«сейчас подниму»
у него перед глазами
Вход клиента
пароль, который он забудет
код из письма
Как клиент туда попадает
Пароля нет — и это решение, а не упрощение. Пароль, который клиент заводит ради двух визитов в год, он
забудет к третьему, а вы получите ещё один канал обращений «не могу войти».
Вместо пароля: вводит свою почту, получает код из письма, входит. Сессия живёт столько, сколько вы
разрешили, и её можно отозвать. Согласие на обработку данных собирается при первом входе — это
требование 152-ФЗ, и оно вшито в контур входа, а не оставлено на вашу совесть.
Отдельно важно: чужой адрес не подскажет ничего. На попытку войти с почтой, которой в базе нет,
портал отвечает ровно так же, как на существующую, — иначе он превратился бы в проверялку «а этот
человек у вас обслуживается?».
Что видит клиент
Кабинет клиента · Иван Петров
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Мои заказ-наряды │
│ №1042 · Toyota Camry · В работе │
│ №0987 · Toyota Camry · Выдан 12.07 │
├────────────────────────────────────────────┤
│ Документы Счета │
│ Акт №1042 Счёт №1042 · 18 400 ₽ │
│ Договор [ Оплатить ] │
└────────────────────────────────────────────┘
Состав портала собираете вы — блоками. Каждый блок это раздел вашей CRM, показанный клиенту через связь
с его карточкой: вы решаете, какие разделы открыть, какие поля показать и что клиент вправе создать сам
(например, оставить обращение).
Блоков над одним разделом может быть несколько — они встают у клиента отдельными пунктами меню, каждый
со своим набором полей: «Предстоящие» и «История» над одними и теми же визитами, «Открытые счета» и
«Оплаченные» над одними и теми же счетами. Разводить их вручную по номерам не нужно — система ставит
вкладку рядом сама, вы задаёте только заголовок и поля.
Визит клиент переносит сам
Если один из блоков стоит над разделом онлайн-записи, на карточке визита у клиента появляются две
кнопки — «Перенести» и «Отменить визит».
Мой визит · 18 августа, 10:00 · Диагностика
┌────────────────────────────────────────────┐
│ [ Перенести ] [ Отменить визит ] │
│ Отменить или перенести можно не позднее │
│ чем за 2 часа до визита. │
└────────────────────────────────────────────┘
«Перенести» открывает ту же сетку свободных часов, по которой к вам записываются с сайта, — той же
услуги и по тем же правилам (график, шаг сетки, горизонт записи). Свободного мастера подбирает система:
клиент выбирает время, а не человека.
Что это меняет у вас: отменённый час возвращается в продажу немедленно, ровно в момент нажатия, — а
не после того, как кто-то заметит пустое окно в расписании. Перенос тоже проходит одним движением:
старый час освобождается и новый занимается вместе, поэтому двойной брони не возникает, даже если в ту
же секунду на это время записывался кто-то другой — тогда клиент увидит честное «это время только что
заняли» и выберет другое.
Отдельной настройки у этих кнопок нет: они подчиняются вашему окну отмены из настроек онлайн-записи
(«не позже чем за N часов») — тому же самому, что уже действует на странице статуса по
ссылке. Поставили окно больше — кнопки исчезают раньше, и портал
объясняет клиенту словами, почему их нет, вместо того чтобы молча их спрятать.
Обращение не уходит в пустоту
Клиент задал вопрос из кабинета — и дальше начинается то, ради чего кабинет и нужен.
У обращения есть состояние, которое видит сам клиент: «Новое» → «В работе» → «Отвечено» → «Закрыто».
Теми же словами, что и у вас на доске. Человек не гадает, дошёл ли вопрос, и не пишет второй раз «вы там
живы?».
А когда вы отвечаете, на карточке обращения есть кнопка «Отправить ответ». Она не просто сохраняет
текст — она доносит его до клиента: в Telegram, если он подключил напоминания от вашего бота, иначе
письмом на почту из его карточки. Канал выбирается сам, сообщение уходит одно, и кабинет прямо говорит,
чем всё кончилось: «Ответ отправлен — почта» или «Клиенту не ушло: в карточке нет ни телефона, ни почты».
Карточка обращения №7 · [ Новое ]
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Клиент написал │
│ Нужна ли своя запчасть или везёте вы? │
├────────────────────────────────────────────┤
│ [ Да, ждём вас в среду в 15:00 ] │
│ [ Отправить ответ ] │
└────────────────────────────────────────────┘
↓
✓ Ответ отправлен клиенту — почта
Новое обращение при этом не висит ничьим: оно само назначается сотруднику по очереди, и этот человек
получает уведомление. Не «когда-нибудь заметят в списке», а сразу.
И к обращению можно приложить фото. «Стучит справа спереди» и снимок трещины — это два разных
обращения по количеству работы, которую они вам сэкономят. Клиент жмёт «Прикрепить файл» под своим
обращением, файл ложится на ту же запись, и вы видите его в карточке там же, где собственные файлы, —
отдельного «портального хранилища» мы не заводили.
Спрашиваете вы клиента ровно тем набором полей, который сами собрали в форме приёма заявок: текст,
число, сумма, галочка («нужен ли выезд мастера»), дата (открывается календарь — «завтра»
словами вписать нельзя) и выбор из вашего списка — вашими же вариантами и вашими подписями.
Почему клиент не увидит чужого
Это главный вопрос к любому клиентскому кабинету, и ответ у нас конструктивный, а не «мы проверяем
права».
В портале нет ни одного пути «взять запись по номеру и показать». Любая выборка начинается от
карточки клиента, который вошёл, и идёт по связям от неё. Подставить в адрес чужой номер заказа
бесполезно: запрос не найдёт запись, потому что искал в пределах одного клиента. Это не проверка,
которую можно забыть в одном из ста запросов, — это форма, в которой запрос вообще не может быть задан.
И отдельно про деньги: клиенты не занимают мест в вашей команде. Сколько бы их ни вошло в портал,
тариф считает только сотрудников.
Кому это нужно в первую очередь
Стройке и монтажу — заказчик видит этапы и акты, не звоня прорабу.
B2B-услугам — клиент забирает закрывающие документы сам; там же названа граница,
о которую спотыкаются в первый день: кабинет принадлежит контакту, а не компании, поэтому директор и
менеджер проекта входят каждый по своей почте и видят своё. Автосервисам с постоянными клиентами —
история обслуживания как аргумент при следующем визите. Клиникам — пациент смотрит
свои визиты и ответы на свои обращения, а кнопок «Перенести» и «Отменить визит» у него не будет:
в сборке клиники нет онлайн-записи, и на странице ниши разобрано, почему её там нет.
Если клиент разовый и вопрос один — портал избыточен: есть страница статуса по
ссылке, она не требует ни входа, ни почты.
Сколько стоит
Нисколько. Клиентский портал — модуль бесплатного тарифа; в коробочных системах это обычно отдельная
покупка или вовсе проект внедрения.
Честные ограничения
Портал живёт на общем адресе, а не на поддомене вашей компании.
Посмотреть портал «глазами конкретного клиента» нельзя — предпросмотр показывает устройство,
но не чужие данные.
Почта клиента обязательна: если у клиентов в базе нет адреса, опознать вошедшего портал не сможет.
Ответ доходит одним каналом: Telegram, если клиент его подключил, иначе почта. SMS в этой лестнице
стоит местом-заглушкой — провайдера у нас пока нет, и система честно идёт к следующей ступени.
Уведомление уходит от кнопки «Отправить ответ», а не от сохранения карточки: вписали ответ в поле
формы руками — текст сохранится и клиент увидит его в кабинете, но сообщения не получит.
Перенос и отмена визита подчиняются окну отмены и внутри него недоступны: за час до визита клиент
уже позвонит, а не нажмёт кнопку. Это ваша настройка, а не наше ограничение, — но кнопок в этот
промежуток нет, и портал так и говорит.
Состоявшийся визит клиент отменить не может — «Выполнен», «Отменена» и «Не пришёл» кнопок не
имеют: иначе старая вкладка в браузере переписывала бы вашу историю выполненных работ.
Перенос идёт на другое время ТОЙ ЖЕ услуги. Сменить услугу или выбрать конкретного мастера из
портала нельзя — это уже новая запись, и делается она на вашей странице онлайн-записи.
Кнопки появляются только над разделом онлайн-записи. У заказа, счёта или обращения переносить
нечего — там их нет и не будет.
Файл клиент прикладывает только к обращению и только после отправки: вложение живёт на записи, а
до отправки записи ещё нет. К визиту, счёту или заказу приложить файл из кабинета нельзя, удалить уже
приложенный — тоже (это делаете вы из карточки).
До 8 файлов на одно обращение. Размер каждого — тот же потолок, что и у вложений в кабинете, а
общее место — из вашего тарифа; клиенту портал называет причину отказа словами, но ваших цифр
занятого места ему не показывает.
Не всякое поле формы клиент заполнит. Карта, набор значений, время, рейтинг и штрихкод в кабинете
клиента пока не заполняются, ссылочные поля не показываются никогда. Если такое поле стоит в форме
ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ, портал не покажет кнопку «Новое обращение» вовсе и назовёт эти поля — вместо того чтобы
дать отправить обращение, которое всё равно не сохранится.
Вкладок у одного раздела — до десяти, и различает их клиент по заголовку: своих значков или
цветов у вкладок нет.