Сотрудники и ставки: на каких условиях работает каждый — записано, а не на словах

Пока мастеров двое, условия оплаты помнит владелец. Иван работает за процент, Мария — на окладе, новичок Костя — за фикс с каждой услуги, но «первый месяц по-другому, мы договаривались». Всё это живёт в голове и в переписке.

На пятом человеке начинается знакомое: в конце месяца Аня открывает таблицу, восстанавливает по календарю, кто что сделал, и получает вопрос «а мне обещали больше». Спорить нечем — записи о договорённости нет, есть воспоминание о разговоре. А когда мастер уходит, вместе с ним уходит и знание, на каких условиях он работал.

Модуль «Сотрудники и ставки» закрывает эту дыру самым скучным способом из возможных: у каждого, кто у вас работает, появляется карточка, и условия оплаты записаны в ней полями, а не в чьей-то памяти.

Что меняется

Карточка и пять условий оплаты

Модуль ставит в кабинет раздел «Сотрудники». Он ни к чему не цепляется и ничего не переписывает: при включении вас даже не спросят, к какому разделу его прикрепить, — прикреплять не к чему, он сам себе справочник.

В карточке — ФИО, учётная запись и пять условий, каждое из которых отвечает за свою схему расчёта. Четыре отвечают на вопрос «сколько компания должна человеку», пятое — на обратный: «сколько человек должен компании за место, которым пользуется»:

  Иван Мастеров                             карточка сотрудника
  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Учётная запись     Иван Мастеров (участник пространства) │
  │ Фикс за услугу     700 ₽    за одну выполненную услугу   │
  │ Процент от кассы   30       доля своих поступивших денег │
  │ Оклад              0 ₽      постоянная часть за период   │
  │ Порог              0 ₽      процент считается свыше него │
  │ Аренда места       0 ₽      сколько ОН платит вам        │
  │ Период аренды      за месяц срок, за который названа     │
  │ Календарь          Иван · Пушкинская                     │
  └──────────────────────────────────────────────────────────┘

Числа не исключают друг друга — они складываются в схему. Ноль означает «по этому основанию не платим», поэтому чистый оклад, чистый процент и «оклад плюс процент сверх порога» описываются одной и той же карточкой, без отдельных настроек и режимов.

Порог — единственное поле, которое стоит объяснить отдельно: процент начинает считаться только с той части кассы, которая эту сумму превысила. Так выглядит частая договорённость «оклад плюс процент после того, как отработал сам себя».

Учётная запись отвечает на вопрос «под каким логином работает этот человек» — по ней расчёт понимает, чья работа и чья касса. Оставили пустой — тоже нормально: так выглядит подрядчик или приходящий мастер, который в систему не заходит вовсе, но которому вы платите.

Последнее поле, «Календарь», нужно только тем, у кого включена онлайн-запись: оно связывает человека с расписанием, в котором он ведёт приём. Запись — и групповое занятие — пришедшая в его календарь, сразу получает его ответственным: она встаёт в его «Мой день», и уведомление о ней приходит лично ему, а не всей команде. Ставку по этому полю никто не ищет: её закрытие периода берёт из этой же карточки по «Учётной записи». А вот кассу оно относит на того, кто отвечает за карточку, к которой привязан платёж, — и ответственного как раз проставляет эта связь. Без модуля записи список выбора пуст: связывать не с чем.

Календарь перестаёт быть декоративным. Раньше эта связь работала только для персональных записей, а групповое занятие оставалось ничьим: единственным полем-человеком у него был «Тренер», и он указывает на КАЛЕНДАРЬ, а не на участника пространства. Теперь раздел «Занятия» поставляется с полем «Ответственный», и заполняется оно само — по той же связи «календарь → карточка сотрудника». Из этого следуют три вещи сразу: тренер видит своё занятие под ролью «только своё расписание», получает о назначении личное уведомление, а проведённое занятие закрытие периода считает его выполненной работой. Ни одного второго действия от владельца для этого не нужно — раньше ответственного полагалось проставлять руками, и «забыл» означало, что все три механизма молча работают неверно.

Заменили тренера — ответственный едет за ним. Иван заболел, вечернюю группу ведёт Мария: вы меняете в занятии поле «Тренер» — в карточке или кнопкой «Изменить поле» сразу у нескольких занятий, — и «Ответственный» тем же сохранением становится Мариным. Это важнее, чем кажется: без перевода проведённое Марией занятие ушло бы в фикс Ивану, и увидеть это было бы негде — в карточке стоит Мария, а деньги считаются по другому полю. Выбор, сделанный руками, при этом остаётся вашим: правки времени, названия и статуса его не трогают, переводит только явная смена тренера, и только если у нового тренера есть карточка сотрудника.

Карточка заводится сама — и ровно одна на логин

Иван получает письмо-приглашение, задаёт пароль, входит. В ту же секунду в разделе «Сотрудники» появляется его карточка с уже подставленным именем и учётной записью. Аня дописывает ставки; заводить человека второй раз ей не приходится.

У этого есть обратная сторона, о которой важно знать: карточка не может быть второй. Попытка завести второму сотруднику ту же учётную запись отклоняется — иначе расчёт получил бы две ставки на одного человека и молча выбрал бы одну из них. Ошибка при этом человеческая, а не техническая: «этот логин уже закреплён за другой карточкой».

Если карточка почему-то не завелась (модуль включили позже, чем человек вошёл; раздел «Сотрудники» вы завели свой), она заводится руками обычной формой раздела — всё то же самое, просто без автоматики.

Ставки превращаются в начисление закрытием периода

Само по себе число в карточке — это справка. Работать оно начинает в конце месяца, когда владелец закрывает расчётный период на экране «Зарплата»: система проходит по всем карточкам и считает КАЖДОЕ заполненное условие.

  Иван Мастеров · период 01.07 — 31.07
  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Оклад      постоянная часть за месяц                40 000 ₽ │
  │ Фикс       500 ₽ × 3 выполненные работы июля         1 500 ₽ │
  │ Процент    10 % от 50 000 ₽ сверх порога 100 000 ₽   5 000 ₽ │
  ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
  │ Начислено  одной записью «Выплат»                   46 500 ₽ │
  └──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Три вещи здесь важнее остального.

Условия складываются, а не выбирают одно. «Оклад плюс процент» — это две заполненные строки одной карточки, а не режим и не переключатель. Ноль означает «по этому основанию не платим».

Оклад — это ставка за МЕСЯЦ, и период она уважает. Закрыли июль целиком — начислится полный оклад. Закрыли первую половину — 15/31 оклада, вторую — 16/31, и вместе они дадут ровно один оклад, а не два.

Фикс платится за выполненную работу. Работой считается запись, которую вы перевели в статус «Выполнено» («Готов», «Проведено») и у которой этот человек стоит ответственным: закрытый заказ-наряд, проведённый приём, выполненная запись. Не за визит вообще и не за платёж — именно за отработанное.

Начисление за период — одна запись «Выплат» на человека, и в её основании написано, из чего сумма сложилась: «Оклад 40 000 ₽ + фикс 500 ₽ × 3 работ = 1 500 ₽ + процент 10 % от кассы 150 000 ₽ сверх порога 100 000 ₽ = 5 000 ₽ — итого 46 500 ₽». Повторное закрытие того же периода пересчитывает эту запись на месте, а не платит второй раз.

Ставка снимается в момент расчёта и остаётся в записи. Подняли фикс в сентябре — августовские начисления не переедут: в ведомости останется та сумма, которую человек получил на руки.

Если правилам автоматизации нужно начислять что-то СВЕРХ схемы — разовую премию за отзыв, доплату за выезд, — заводите такие записи видом «Премия»: закрытие периода их не читает и не переписывает. Ходить за ставкой в чужую карточку правило тоже умеет — именно потому, что установлен этот модуль; а если карточки у человека нет, журнал правил напишет об этом прямым текстом, а не предложит «выбрать другую запись», то есть починить зарплату подменой человека.

Аренда рабочего места: встречное условие

Есть бизнесы, где деньги идут не только от компании к человеку, но и обратно. Барбершоп сдаёт мастеру кресло, клиника или коворкинг — кабинет, студия — зал под чужие группы. До сих пор такое число приходилось вести в отдельной тетради: ведомость показывала человеку сумму, которую он на руки не получит.

«Аренда места» — пятое условие карточки и единственное, где деньги идут в обратную сторону. Рядом стоит «Период аренды»: за месяц названа сумма или за неделю. Без него «12 400» было бы неинтерпретируемым числом — за месяц и за неделю это разные деньги.

  Артём Барбер · период 01.07 — 31.07
  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Процент    30 % от своей кассы 20 000 ₽              6 000 ₽ │
  │ Аванс      выдан наличными 3 июля                  − 3 000 ₽ │
  │ Аренда     кресло, 12 400 ₽ за месяц              − 12 400 ₽ │
  ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
  │ На руки    отрицательное — это долг ЗА человеком   − 9 400 ₽ │
  └──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Ставка приводится к длине периода — так же, как оклад. Закрыли месяц двумя половинами — аренда всё равно одна, а не две. Недельная ставка считается плоско: четырнадцать дней — ровно две недели.

Аренда не прячется внутрь начисления. Закрытие периода заводит на неё отдельную запись вида «Аренда места»: одна строка показывает, что компания должна человеку, вторая — что человек должен компании. Сальдо одной записью скрыло бы встречный поток, а мастер, ничего не заработавший за месяц, вообще не получил бы строки — и его долг существовал бы только на экране.

Отрицательное «На руки» мы не прячем. Ведомость пишет словами: «на руки ничего — начислено 6 000 ₽, вычтено аренда места 12 400 ₽ + аванс 3 000 ₽. Долг за человеком 9 400 ₽». Сам он на следующий период не переносится: рассчитались — проводите отдельной записью.

Мастер видит свою строку сам. Счёт, который человек не может открыть и проверить, — это счёт, которому нельзя верить. Участник команды без прав администратора открывает «Зарплату» и видит ровно одну строку — свою: ни чужих ставок, ни чужой кассы, ни итогов пространства. Закрывать период он не может: это делает владелец.

Границу назовём сразу: это учёт, а не биллинг. Счетов мастеру мы не выставляем, денег с него не списываем и напоминаний ему не шлём — аренда живёт числом в ведомости и записью в «Выплатах», а рассчитываетесь вы как договорились.

Зарплаты не видит вся команда

Обычный раздел пространства открыт всем сотрудникам: включение новой возможности не должно молча отбирать у команды доступ. Для «Сотрудников и ставок» правило обратное — раздел видят только владелец и администраторы, и так с первой минуты после включения, без всякой настройки. Рядовому сотруднику его просто нет: он не появится в меню, не откроется по прямой ссылке и не найдётся поиском.

Если доступ нужен бухгалтеру или старшему мастеру, вы открываете его сами: «Команда → Роли», своя роль, нужный уровень на этот раздел. Явно заданный уровень сильнее умолчания — и решение остаётся вашим, а не нашим.

Обратный случай — наёмный мастер или тренер, которому ставки не показывают вовсе, — настраивать руками не нужно: в «Ролях доступа» стоят готовые роли «Мастер» (для тех, кто принимает по записи: барбер, мастер маникюра, автослесарь, врач) и «Тренер» (для тех, кто ведёт занятия) — обе «свои записи, свои клиенты, без кассы». Роль открывает форму заполненной, закрывает «Сотрудников» и «Выплаты» вместе со всем, чего не назвала, и остаётся вашей: правьте до сохранения. Свою строку ведомости она у человека не отбирает — это разные вещи: раздел со ставками ВСЕЙ команды и собственный расчёт одного мастера. Подробности — роли и права.

Кому это нужно в первую очередь

Сервисам и мастерским — где мастер получает за выполненную работу, а не за часы в кресле. Студиям, залам и салонам — процент от своей кассы здесь норма, а спор о том, чья это была касса, случается каждый месяц. Клиникам и кабинетам — оклад плюс процент сверх порога, самая частая схема у принимающих специалистов.

Общее у всех одно: людей больше трёх, схемы у них разные, и цена забытой договорённости — не бухгалтерская ошибка, а испорченные отношения с тем, кто на вас работает.

Сколько это стоит

Нисколько. «Сотрудники и ставки» — модуль бесплатного тарифа, как и остальные модули: платный тариф продаёт объём (места в команде, записи, файлы), а не доступ к возможностям. Отдельного «зарплатного блока» с собственной ежемесячной ценой, как принято у коробочных систем, у нас нет и не будет.

Честные ограничения

Карточка, ставки, автоматическое заведение, расчёт по всем четырём условиям и доступ работают полностью. Границы у расчёта всё-таки есть, и мы называем их прямо.

• Учёта часов и смен нет. Оклад считается по календарным дням периода, а не по отработанным сменам: система не знает ни графика, ни отпуска, ни больничного. Человек, отсутствовавший половину месяца, получит полный оклад — вычет проводится отдельной записью вида «Удержание».
• Разбивку по схемам показывает основание записи, а не таблица расчёта. На экране «Зарплата» вы видите кассу, процент и итог начисления; строчку «из них оклад 40 000, фикс 1 500, процент 5 000» читает уже созданная запись «Выплат» — в её основании она написана словами.
• Карточка заводится сама только в момент приёма приглашения. Тем, кто был в команде до включения модуля, карточки нужно завести руками — по одной. Автоматической догонки задним числом нет.
• «Один логин — одна карточка» держит база, а не только экран. Правило работает строго — в том числе при одновременных сохранениях: два запроса на одного и того же человека выстраиваются в очередь по одному ключу, первый заводит карточку, второй получает понятный отказ «за этой учётной записью уже закреплена карточка сотрудника». С 28 августа 2026 у поля «Учётная запись» включён запрет повторов на уровне базы, поэтому вторая карточка на тот же логин не появится и мимо кабинета — ни импортом, ни через API, ни ручной правкой данных. Остаётся один честный случай: пространство, у которого дубли уже были заведены РАНЬШЕ, мы автоматически не трогали (иначе одна из двух карточек перестала бы сохраняться прямо посреди рабочего дня) — там запрет включается тумблером «Не повторяется» в конструкторе после того, как дубли разобраны, и тумблер сам покажет, какие записи мешают.
• Поле «Календарь» пустое без онлайн-записи. Оно ссылается на календари модуля записи; не включили его — выбирать не из чего, и записи не будут закрепляться за человеком лично.
• Групповое занятие идёт в фикс только с ответственным. Фикс за услугу считает записи, у которых заполнен ответственный-участник пространства. У занятия такое поле теперь есть в поставке и заполняется само по связи «календарь тренера → карточка сотрудника», поэтому занятие в статусе «Проведено» считается выполненной работой наравне с заказом и приёмом. Так работают все двери раздела — форма, правка карточки, кнопка «Поставить такое же» и массовая правка поля «Тренер» (смена тренера ответственного ПЕРЕВОДИТ на нового). Граница одна: занятие без ответственного остаётся ничьей работой и в фикс не идёт вовсе (так бывает, если у тренера нет карточки сотрудника или она не связана с его календарём).
• Касса занятия доходит до ведомости только у тех, кто заводит платежи на занятия. Деньги закрытие периода считает по ЦЕЛИ платежа: чей ответственный стоит в карточке, к которой платёж привязан, тому касса и засчитывается. Привязываете оплаты к заказу или сделке — так и будет, поле «Ответственный» у занятия на это не влияет. Это про кассу и процент; на фикс за проведённое занятие ограничение не распространяется.

Что дальше

Заведите сам учёт того, что вы платите людям — выплаты сотрудникам; закройте зарплаты от лишних глаз тоньше, чем «владелец и админы», — роли и права; научите ставку считаться саму — правила автоматизации. Пошаговая инструкция по настройке — в справке кабинета, статья «Сотрудники и ставки».

Как процент мастера и аренда кресла уживаются в одной ведомости, показано на отдельной странице — CRM для барбершопа.