Склад и штрихкоды: перестаньте искать деталь, которая «где-то была»

Мастер третий раз за неделю идёт на склад проверить, есть ли фильтр. Фильтр «вроде был». Через двадцать минут выясняется, что последний ушёл на прошлой неделе, машина стоит на подъёмнике, клиент ждёт, а поставщик привезёт завтра.

Параллельно на полке лежат три комплекта колодок, купленные потому, что каждый раз «на всякий случай».

Это две стороны одной дыры: остаток известен только тому, кто вчера был на складе.

Что меняется

Посчитайте свою цену простоя: один заказ, отложенный из-за отсутствующей детали, — это занятый подъёмник, недовольный клиент и работа, перенесённая на завтра. Один такой случай в неделю — четыре потерянных слота в месяц.

Остатки, которые считает система

Каждое движение товара — обычная запись: приход, расход, списание, возврат, корректировка. Остаток считается системой и виден прямо в карточке товара — держать его в голове или в отдельной таблице больше не нужно.

В списке товаров сверху появляется полоса: «2 товара пора пополнить: Перчатки, Саморезы» с кнопкой «Показать только эти». То есть закупка начинается с одного взгляда на список, а не с ревизии.

Порог свой у каждого товара. В карточке есть поле «Минимальный остаток»: гвоздям поставьте 5, дорогому инструменту — 1, а тому, за чем следить не нужно, оставьте 0. Как только остаток опустится ниже этого числа, товар попадёт в полосу и в панель «Пора пополнить» — заранее, а не в тот момент, когда на полке уже пусто. Ноль и минус попадают туда всегда, независимо от порога. В мастерской это выглядит так: аккумуляторов ходовой модели держат десять, редкий сливной насос — один, и на вопрос «эта деталь у нас есть?» отвечает карточка, а не память приёмщика.

Услуги в эту полосу не попадают. «Доставка по городу» и «Замена масла» лежат в том же каталоге, что и товары, и остаток у них нулевой по природе — пополнять там нечего. Полоса собирается только по строкам с категорией «Товар/материал», поэтому в ней всегда ровно то, что нужно закупить.

Списание идёт из заказа: нажали «Списать позиции» — то, что стоит в заказ-наряде, ушло с остатка. Никакого двойного ввода: позиции для расчёта суммы и позиции для склада — одни и те же строки. Количество в движении дробное до трёх знаков, поэтому канистра масла уходит по 4 и 4,5 литра в разные машины, а поле «Основание» пишет номер наряда, из которого движение приехало. Как по столбцу оснований находят пропавшие четыре литра, разобрано в CRM для автосервиса.

А то, что расходуется на саму работу, списывается по рецепту. У услуги в онлайн-записи есть поле «Расходники на одну услугу» — по строке на позицию: «Воск для укладки × 0.05», «Одноразовая бритва × 1». Когда визит закрывают чеком, состав уходит со склада сам, движением с основанием «… по записи №7». Это не второй способ делать то же самое, а другой предмет: кнопка «Списать позиции» снимает проданное (клиент видит эти строки в счёте), рецепт — израсходованное на работу, за что клиент отдельно не платит. Не хватило на полке — визит всё равно закрывается: остаток уходит в минус, движение так и пишет («на складе не хватало 2»), а товар всплывает в панели «Пора пополнить».

Штрихкоды и этикетки

Если у товара нет заводского кода, CRM выдаёт свой — по кнопке «Присвоить код». Код считается по правилам EAN-13 с контрольной цифрой, поэтому его читает любой сканер, а не только наш.

Один код — один товар, и это не совет, а правило. Вписать в карточку штрихкод, который уже стоит у другого товара раздела, система не даст: сохранение вернёт ошибку прямо на поле «Штрихкод» и скажет, что код уже стоит у другого товара. Так сканер на приёмке не начнёт путать две позиции — а именно это и есть тихая поломка остатков, которую потом ищут неделями. Если у вас уже было два товара с одним кодом, код остался у того, что заведён раньше: второму нужно вписать свой.

Этикетки печатаются в готовых форматах: 58 × 30, 58 × 40 и 43 × 25 мм для рулонных термопринтеров и лист A4 сеткой — если принтера этикеток нет. Отметили несколько товаров, указали копии, получили PDF.

Сканировать можно камерой телефона или сканером-«пистолетом» — без терминала сбора данных и без установки приложения.

Как из этого складывается смена в рознице — экран приёмки со сфокусированным полем кода, отсканированный товар первой строкой накладной, подтверждение звуком и вибрацией, движения одной кнопкой в конце — показано в CRM для магазина.

Когда цифры разошлись с полкой

Остаток расходится не потому, что система считает плохо, а потому, что жизнь быстрее учёта: коробку взяли без записи, бой не оформили, поставщик привёз на две штуки меньше. Для этого есть пересчёт: отдельный модуль «Инвентаризация» ставится поверх склада и превращает ревизию в процесс — вы идёте вдоль полок со сканером и вводите фактические количества, учётные CRM подставляет сама, а кнопка «Провести» разом заводит движения «Излишек» и «Недостача» по всем расхождениям. Пока пересчёт не проведён, остаток не трогается: ошибиться и пересканировать можно сколько угодно раз.

Модуль ставится на живой кабинет

Магазин, автосервис, мастерская и барбершоп получают склад сразу вместе со своим шаблоном — карточка модуля у них помечена «Установлен», и делать ничего не нужно. Остальным он включается в уже работающей CRM, с вашими клиентами и историей: «Настройки» → «Модули» → «Включить». Настраивать нечего — остатки начинают считаться сразу, а тумблер «Уведомлять, когда товар закончился» включается одним кликом.

Не подошло — приостановите: разделы уйдут из меню, данные останутся на месте.

Сколько стоит

Нисколько. Складской модуль входит в бесплатный тариф — в отличие от коробочных систем, где склад продаётся отдельным блоком с собственной ежемесячной ценой.

Честные ограничения

• Позиции заказа списываются кнопкой, а не автоматом. «Закрыл заказ-наряд — списалось» по-прежнему требует нажатия: правило, которое делало бы это само, ждёт примитивов, которых в языке правил ещё нет. Автоматически уходит только рецепт услуги — и только в момент, когда визит закрывают чеком (см. выше): там нажатие есть, просто оно одно на весь визит.
• Рецепт связан с каталогом по названию. Строка рецепта ищет позицию с ровно таким же наименованием. Переименовали товар в каталоге — рецепт его не найдёт; но и не промолчит: итог закрытия визита назовёт строку и причину («в каталоге нет позиции с таким названием»). Два товара с одинаковым названием рецепт тоже не разведёт — списать «какой-нибудь» из них было бы хуже отказа.
• Правка рецепта прошлое не пересчитывает. Изменили состав — он подействует на визиты, которые закроют после этого. Уже списанные движения остаются как есть: пересчитывать историю склада задним числом нельзя, иначе вчерашняя инвентаризация перестала бы сходиться.
• Уникальность штрихкода — в пределах раздела и вашего пространства. Один и тот же EAN-13 у вас и у другой компании — норма (это один товар на двух складах). Внутри вашего каталога код занят ровно одним товаром.
• Приёмка идёт построчно — накладная на 30 позиций это 30 движений.
• Себестоимость и партии не ведутся: модуль отвечает на «сколько штук», а не «по какой цене куплена именно эта».

Что дальше

Сканер и печать этикеток — отдельная страница; пересчёт остатков — «Инвентаризация»; что ещё ставится модулем — модули отрасли.