Выплаты сотрудникам: начисления, премии, удержания, авансы и аренда места — одним разделом

«Ване я аванс давал?» — вопрос, который в маленькой компании звучит каждый месяц. Начисления считает один файл, авансы записаны в блокноте, премия обсуждалась голосом, а удержание за брак вообще нигде не зафиксировано, потому что «и так все помнят».

Через полгода никто ничего не помнит. Возникает разговор, в котором обе стороны искренне уверены в своей версии, и заканчивается он не арифметикой, а тем, у кого лучше память или твёрже характер.

Модуль «Выплаты сотрудникам» превращает эти четыре разных разговора в один раздел с однотипными записями: у каждой выплаты есть человек, сумма, период, вид и статус.

Что меняется

Одна запись на любую выплату

Модуль ставит в кабинет раздел «Выплаты» и ни к чему его не цепляет — как и «Сотрудники и ставки», он живёт сам по себе. Единственное, что ему нужно, — чтобы карточки сотрудников уже были: без них выплате некому принадлежать, поэтому модуль «Сотрудники и ставки» включается первым.

Запись выплаты выглядит одинаково независимо от того, что именно вы проводите:

  Выплаты · август
  ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Основание            Сотрудник   Период        Вид         Статус      │
  │ Процент за июль      Иван        01.07–31.07   Начисление  Выплачено   │
  │ Премия за отзывы     Иван        05.08–05.08   Премия      Начислено   │
  │ Аванс наличными      Мария       12.08–12.08   Аванс       Выплачено   │
  │ Удержание за брак    Костя       02.08–02.08   Удержание   Начислено   │
  └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Основание — это подпись записи, и она обязательна намеренно: именно её человек читает, когда спрашивает «а за что». «Премия за отзывы» объясняет сумму, а «Выплата №17» не объясняет ничего.

Вид задаёт знак, а сумма всегда положительная

Видов пять: Начисление, Премия, Удержание, Аванс и Аренда места. Сумма при этом везде вводится положительным числом, а направление задаёт вид, — так в разделе не возникает записей вида «минус минус пятьсот», о смысле которых через месяц спорят отдельно.

Соглашение простое: начисление и премия — то, что человеку причитается; удержание, аванс и аренда — то, что уже ушло или вычитается. Каждый вид красится своим цветом, поэтому список читается взглядом, а не построчно.

Отдельно стоят два вида, которые заводит СИСТЕМА, когда считает период на экране «Зарплата» (о нём — ниже): Начисление (что пространство должно человеку) и Аренда места (что человек должен пространству за кресло, кабинет или зал). Остальные три заводит человек — премию и удержание вы решаете сами, а аванс просто фиксируете в день выдачи.

Аренда места: деньги в обратную сторону

Четыре вида отвечают на вопрос «сколько мы должны человеку». Пятый отвечает на обратный — и он нужен целой группе бизнесов, которые не платят зарплату, а сдают рабочее место:

• барбершоп сдаёт кресло мастеру, который работает на себя;
• клиника или коворкинг — кабинет специалисту;
• фитнес-студия — зал тренеру, который ведёт свои группы.

Ставка живёт там же, где остальные четыре, — в карточке сотрудника («Аренда места» и срок, за который она названа: за месяц или за неделю). Дальше всё делает закрытие периода: приводит ставку к длине окна (закрыли месяц двумя половинами — аренда всё равно одна), заводит на неё отдельную запись вида «Аренда места» и показывает её в ведомости своей колонкой со знаком минус.

Почему отдельной записью, а не вычетом внутри начисления: сальдо спрятало бы встречный поток, и вы перестали бы видеть, сколько принесли кресла за месяц. Хуже того — мастер, который за период ничего не заработал, не получил бы вообще ни одной записи, и его долг существовал бы только на экране расчёта.

Если аренда больше заработанного, колонка «На руки» уходит в минус: «−9 400 ₽» значит, что мастер должен салону, и мы этого не прячем. Мастер, к слову, видит СВОЮ строку ведомости сам — счёт, который нельзя открыть и проверить, доверия не заслуживает.

Сразу и честно: это учёт, а не биллинг. Счетов мы мастеру не выставляем, деньги не списываем и о просрочке не напоминаем — аренда живёт записью в «Выплатах» ровно так же, как начисление.

Статус: посчитано ещё не значит отдано

У выплаты два состояния. «Начислено» — сумма посчитана, но деньги ещё не у человека. «Выплачено» — деньги ушли. Разделение выглядит очевидным, пока не наступает конец месяца: именно оно отвечает на вопрос «кому мы ещё должны», не требуя ни от кого воспоминаний.

Раздел приносит с собой доску по статусу: два столбца, карточки перетаскиваются. Первым при этом открывается обычный список — доска включается переключателем видов, когда она нужнее таблицы.

У статуса есть жёсткое правило, ради которого он и заведён: выплаченное не переписывается никогда. Пересчёт периода трогает только начисленные строки. Если по июлю человеку уже заплатили, а потом пришёл запоздалый платёж, система не станет тихо менять историю — она скажет, что сумма периода изменилась, и разницу вы проведёте отдельной записью. Автоматика не может знать, доплата это или деньги, отданные наличными мимо системы; знаете только вы.

Период — это две даты

У каждой выплаты есть «Период с» и «Период по» — по ним запись попадает в ведомость за месяц. Для премии, удержания или аванса обе даты совпадают: это событие одного дня, а не отрезок.

Такая форма периода нужна ровно затем, чтобы не заводить отдельную сущность «расчётный месяц». Захотели считать по неделям, по сменам или по нестандартному отрезку — просто ставите другие даты, ничего не перенастраивая.

Начисления заводит экран «Зарплата»

Три вида из пяти заводит человек. Два — «Начисление» и «Аренда места» — считает система, и делает это на отдельном экране кабинета: пункт «Зарплата» в левом меню.

Экран берёт каждую карточку сотрудника, считает по ней ВСЕ четыре условия оплаты сразу — оклад за период, фикс за каждую выполненную работу, процент от кассы сверх порога, — вычитает встречную аренду места и показывает ведомость до того, как что-либо записано:

  Расчёт: Июль 2026
  ┌─────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Сотрудник       Касса за период  Процент  Начислено │
  ├─────────────────────────────────────────────────────┤
  │ Иван Мастеров        100 000,00     30 %  30 000,00 │
  │ Мария Методист             0,00        —  25 000,00 │
  │ Костя Новиков         40 000,00        —       0,00 │
  ├─────────────────────────────────────────────────────┤
  │ Итого                140 000,00           55 000,00 │
  └─────────────────────────────────────────────────────┘

  Не досталось никому: 25 000,00 ₽ (3 платежей)

Кнопка «Закрыть период» превращает эту таблицу в записи «Начисление» со статусом «Начислено» — по одной на человека, даже если сумма собралась из трёх слагаемых сразу. В основании записи написано, из чего именно: «Оклад 40 000 ₽ + фикс 500 ₽ × 3 работ = 1 500 ₽ + процент 10 % от кассы 150 000 ₽ сверх порога 100 000 ₽». Деньги при этом никуда не уходят — отметить выплату остаётся вашим отдельным решением.

Три вещи на этом экране сделаны против обыкновения, и все три намеренно. Сотрудник с кассой, но без единой ставки не исчезает из ведомости — он остаётся с честным нулём и объяснением, потому что пропавшая строка порождает ровно тот вопрос, ради которого экран и сделан. Деньги, не доставшиеся никому, названы суммой отдельной строкой: без неё «касса 140 000, начислено с 100 000» выглядит как ошибка расчёта, а на деле это три заказа без ответственного. И колонка «Процент» пишет прочерк, а не ноль, когда человеку платят не процентом: «0 %» рядом с начисленными 25 000 ₽ читалось бы как поломка, хотя это обычный оклад.

Под таблицей стоит ещё одно число, которое владелец обычно считает в уме: какая доля кассы периода ушла людям. Считается она от всей кассы месяца, вместе с ничьей, — иначе процент рос бы от беспорядка в ответственных, а не от роста зарплат.

Ту же ведомость забирают файлом — кнопка «Скачать CSV» рядом: строка на человека, колонки, которые складываются, и период в имени файла. Это для тех, кому ведомость нужна не на экране, а в 1С, в Excel или приложенной к платёжной ведомости.

Ниже — журнал закрытых периодов: что уже считали, на какую сумму и сколько из неё ещё не выдано. Это и есть ответ на вопрос «кому мы ещё должны», без пересчёта заново.

Кому это нужно в первую очередь

Сервисам, мастерским и салонам — где выплата собирается из нескольких кусков: процент, премия за качество, минус аванс. Клиникам и студиям — где специалистов много, схемы разные, а вопрос «мне заплатили за прошлый месяц?» задают регулярно. Любой команде, где есть авансы — потому что аванс это единственная выплата, которую забывают чаще всего, и всегда в одну сторону.

Сколько это стоит

Нисколько. «Выплаты сотрудникам» — модуль бесплатного тарифа, как и остальные модули: платный тариф продаёт объём (места в команде, записи, файлы), а не доступ к возможностям. Отдельной платы «за расчёт зарплаты», как принято у коробочных систем, у нас нет и не будет.

Честные ограничения

Раздел, виды, статусы, период, доска и экран расчёта работают полностью. Расчётной части вокруг них пока меньше, чем будет, и мы называем это поимённо.

• «На руки» не вычитает уже выплаченное за период. Премии, удержания и авансы расчёт читает и показывает: в ведомости у каждого человека стоят четыре колонки — «Премии», «Удержания», «Авансы» и итоговая «На руки», и те же четыре колонки уезжают в выгрузку. Чего это число НЕ делает: оно не вычитает то, что за этот период человеку уже выплатили. Так задумано — выплаченные строки пересчёт не трогает никогда, иначе он показал бы ноль там, где начисление посчитано; выплаченное стоит своей колонкой и о нём отдельно предупреждает текст под таблицей.
• «К выплате» в журнале периодов — это НЕ «на руки». Журнал закрытых периодов показывает сумму начислений и то, сколько из неё ещё не выдано; премии, удержания и авансы в этот остаток не входят. Два числа с похожими названиями на одном экране — это про разное: «на руки» отвечает на вопрос «сколько денег готовить», журнал — «сколько записанных начислений ещё не закрыто выплатой».
• Разбивку начисления по схемам экран пока не показывает. Все четыре условия оплаты складываются верно, и сумма в ведомости правильная, но увидеть на экране «из них оклад 25 000, фикс 1 500, процент 5 000» сегодня нельзя — из чего собралась сумма, объясняет основание записи в «Выплатах».
• Раздел требует установленных «Сотрудников и ставок». Выплата обязательно ссылается на карточку сотрудника, поэтому без первого модуля второй не включится.
• Записей-примеров модуль не приносит. Раздел открывается пустым: придумывать за вас премии и удержания мы не стали, а пустой список честнее демонстрационного.
• Выплата не знает, из каких денег она собралась. Ссылки на конкретные заказы или платежи у неё нет — происхождение суммы объясняет текст основания, и поэтому его стоит писать по-человечески.
• Раздел закрыт от рядовых сотрудников. Это скорее свойство, чем ограничение, но знать о нём нужно: «Выплаты» с первой минуты видят только владелец и администраторы. Нужен доступ бухгалтеру — заведите роль в «Команда → Роли».

Что дальше

Запишите условия оплаты, из которых берутся суммы, — сотрудники и ставки; посмотрите, откуда в системе берётся касса, — платежи по заказу; настройте доступ тоньше, чем «владелец и админы», — роли и права. Пошаговая инструкция — в справке кабинета, статья «Выплаты сотрудникам».

Расчёт с мастерами по проценту и аренде кресла разобран на своей странице — CRM для барбершопа: там та же ведомость показана на сквозном примере салона.