CRM для автосервиса: заказ-наряд с работами и запчастями, печать по правилам и остаток на полке

Приёмщик держит в голове две машины разом. На первом подъёмнике «Солярис» с гулом в подвеске, на втором — стойки «Камри», рядом лежит бумажка с артикулами от поставщика, и владелец «Камри» уже стоит у стойки: ему нужна цифра, сколько всё это выходит.

Ответить за минуту нечем. Работы записаны в тетради, цена стоек — в переписке, четыре литра масла, ушедшие час назад в «Солярис», вышли из канистры, но не из учёта. К вечеру всё это, может быть, сойдётся. В среду через два подъёмника пройдёт ещё восемь машин, и не сойдётся.

Дырка тут одна, и она не в дисциплине: заказ автосервиса — это всегда два разных вида денег. Работа, которую вы продаёте своим временем, и запчасть, которую вы перед этим купили. Считать их одной суммой в тетради можно, а вот ответить из этой суммы, сколько вы заработали на «Камри» и сколько масла осталось на полке, уже нельзя.

Сборка «Автосервис» стоит на заказ-наряде, где работа и запчасть лежат отдельными строками. Из этих строк считается итог, из них печатается бумага клиенту, из них же уходит с полки то, что реально уехало с машиной.

<!-- КАДР: cover.png — карточка заказ-наряда «Ремонт подвески» в кабинете: блок позиций разделён на «Работы и услуги» и «Товары и материалы», у строки «Моторное масло 5W-40» видно количество 4 л, цену 850 и себестоимость 620, внизу подытоги «Работы, итого» и «Товары и материалы, итого». Подпись: «Работа и запчасть считаются раздельно, потому что деньги в них разные: одна продаётся временем, вторая перед этим покупается» -->

Строка, у которой есть закупочная цена

Позиции приезжают модулем «Каталог и позиции» — тем же шагом, где сборка спрашивает, считаете ли вы деньги внутри заказа. В прайсе автосервиса уже лежат шесть строк, и половина из них — товар со своей закупкой: замена масла 900 ₽ и комплексное ТО 4 200 ₽ как работы, моторное масло 5W-40 по 850 ₽ за литр при закупке 620, масляный фильтр 450 при 280, антифриз G12 380 при 250, диагностика ходовой 1 500 ₽. Свой прайс правится поверх этого за вечер.

Вот восемь полей строки, которые меняют картину дня:

Подытоги живут в самом заказ-наряде и пересчитываются правилами модуля при каждой правке строки: «Работы, итого», «Товары и материалы, итого», «Сумма позиций», «Итого» и «Маржа, итого». Ручная «Сумма», которая стоит в шаблоне до модуля, из карточки уходит: писать в неё больше нечего, и в списке заказов, на карточке канбана и в плитке сводки на её месте стоит посчитанное «Итого».

Отсюда же берётся ответ человеку у стойки. Открыли его заказ — видно и что он заплатит, и что из этой суммы ваше.

Запчасть, которую привёз клиент

Половина сервисов живёт с давальческими деталями: человек купил колодки в интернете и приехал ставить. Такая строка обязана попасть в бумагу — иначе непонятно, что вообще ставили, — и обязана не попасть в две другие вещи: в вашу выручку и в списание с вашей полки.

Для этого у строки есть галочка «Материал клиента». Дальше она работает молча в трёх местах: в печатной форме появляется отметка в колонке «Предоставлена клиентом», в абзаце под таблицей стоит оговорка, что такие части приняты по наименованию, количеству и внешнему состоянию и гарантия исполнителя на них не распространяется, а складское списание такую строку пропускает и говорит, почему пропустило.

Последнее важнее, чем кажется. Списание, которое молча снимает чужую деталь с вашего остатка, обнаруживается через месяц при пересчёте полки, и разбираться с ним уже поздно.

Бумага собирается из тех же строк

Вместе со сборкой приезжают две печатные формы, и обе построчные.

Заказ-наряд собран по обязательным сведениям правил оказания услуг по техобслуживанию и ремонту: сверху реквизиты исполнителя — название, ИНН, ОГРН, адрес и место подписания; ниже заказчик, его телефон и строка «Автомобиль (марка, модель, гос. номер)», которая подтягивается из карточки клиента; дата приёма и срок исполнения; затем два раздела таблицами — «1. Работы и услуги» и «2. Запчасти и материалы», каждый со своим итогом; всего к оплате цифрой и прописью; форма и порядок оплаты; пустые линейки под гарантийные сроки отдельно на работы и отдельно на запчасти; подписи сторон. Нумерация своя и годовая: ЗН-2026-0001, ЗН-2026-0002.

Акт выполненных работ печатает только работы — товары и материалы в него не попадают вовсе, и это ровно то, что нужно бухгалтерии заказчика-юрлица.

Обе формы стоят в кабинете сразу, обе требуют модуля позиций (печатать построчную таблицу без строк нечего) и обе занимают два места из десяти шаблонов документов бесплатного тарифа. Документ формируется кнопкой на карточке заказа и ложится в файлы этой же записи — оттуда его отправляют клиенту письмом или ссылкой.

<!-- КАДР: 02-zakaz-naryad.png — открытый DOCX заказ-наряда: шапка с реквизитами исполнителя и строкой «Автомобиль (марка, модель, гос. номер)», ниже две таблицы — «1. Работы и услуги» и «2. Запчасти и материалы», в правой колонке второй таблицы отметка «Предоставлена клиентом» у одной строки. Подпись: «Одна и та же строка заказа едет в три места: в итог, в бумагу клиенту и в движение по складу» -->

Куда делись четыре литра

Автосервис торгует не только штуками. Канистра масла приходит двадцатилитровой, а уходит по три, четыре и четыре с половиной литра в разные машины, и остаток по ней всегда дробный. Поэтому количество в движении склада — десятичное с тремя знаками: 4,5 л вводится как есть, ни округления до канистры, ни пересчёта «в штуках» нет ни на одном экране. То же самое с антифризом, тормозной жидкостью и метром шланга.

Дробный остаток тем и коварен, что расхождение в нём не бросается в глаза. По учёту в канистре шесть литров, физически — два, и вопрос звучит именно так: куда делись четыре. Отвечает на него поле «Основание»: кнопка «Списать позиции» пишет туда номер наряда, из которого движение приехало, — «Заказ-наряд №7», — а приёмка со сканера ставит дату: «Приёмка 30.07.2026». Поставщика и номер накладной эта строка сама не знает: их дописывают поверх неё или в поле «Комментарий» движения. Открыли карточку масла, прошли по столбцу оснований сверху вниз — и видно, в чью машину ушли эти четыре литра и каким приходом они на полку попали. Без основания та же таблица была бы столбцом чисел без имён.

Из этого же поля растёт предупреждение о повторе — и про него честнее сказать сразу, когда оно приходит. Если по наряду движения уже были, итог списания скажет об этом: «по этому заказу уже было 3 движения с тем же основанием „Заказ-наряд №7“» — и предложит проверить движения склада. Проверить и правда придётся: остаток к этой секунде уже уменьшился второй раз. Диалог подтверждения, который открывается до этого, спрашивает только «списывать ли позиции» — про прошлые движения он не знает, их считают вместе с новыми. Запрета мы не ставили намеренно: частичная выдача законна, полканистры сегодня и полканистры в пятницу — обычная неделя.

Списание висит на кнопке и смену этапа не слушает, ровно из-за розлива: наряд правят по три раза за смену (долили полтора литра, вписали ещё фильтр), и молчаливое списание на каждой правке опустошило бы канистру в учёте втрое быстрее, чем на полке.

Пороги здесь тоже свои у каждой позиции: на масло ходовой вязкости ставят десять литров, на антифриз пять, на редкий фильтр одну штуку. Товар, опустившийся ниже своего минимума, попадает в полосу «пора пополнить» над списком, а уведомление ответственному за склад лежит в автоматизациях выключенным — включать его разумно после того, как минимумы проставлены: у товара с нулевым порогом оно сработает ровно в тот момент, когда доливать уже нечем.

Остальная механика склада — пять видов движения, штрихкоды и этикетки, приёмка по сканам, причины пропуска строк при списании — устроена одинаково у всех и разобрана на странице возможности «Склад и штрихкоды»; здесь пересказывать её незачем.

<!-- КАДР: 03-sklad.png — карточка товара «Моторное масло 5W-40» со складским блоком: остаток 6 л, минимальный остаток 10, штрихкод, ниже таблица движений — приход на 20 л с основанием «Приёмка 30.07.2026» и три расхода, 4, 4,5 и 5,5 л, с основаниями «Заказ-наряд №7», «Заказ-наряд №9» и «Заказ-наряд №11»; двадцать минус четырнадцать и дают остаток шесть. Подпись: «Дробный остаток проверяют столбцом оснований: у каждого литра есть наряд, в который он уехал» -->

Доска, срок и чужие задачи

Заказ-наряд ходит по четырём этапам — «Новый», «В работе», «Готов», «Отменён», — и в сборке их видно тремя способами сразу. «Доска заказов» раскладывает карточки по этапам столбцами, перетаскивание меняет этап. «Календарь заказов» ставит заказы по полю «Срок»: видно, на какой день вы уже наобещали три выдачи. Таблица «Заказ-наряды» сортируется по деньгам и фильтруется по этапу и сроку.

Задачи лежат отдельным разделом и цепляются к заказу: в свежем кабинете на наряде «Замена масла» висит открытая «Позвонить клиенту, согласовать время визита» со сроком, а на закрытом «ТО-15000» — уже выполненная «Заказать запчасти для ремонта» с заметкой «Поставщик подтвердил наличие». Открыл наряд — увидел его задачи вместе с ним; искать их в общем списке дел не нужно. Вид «Мои задачи» отсортирован по сроку и фильтруется по ответственному — это то, что открывает мастер утром.

Стадии в сборке не приколочены: конфигуратор спрашивает их вторым вопросом, и если у вас между «Новым» и «В работе» живёт «Согласование сметы», добавьте его прямо там, до регистрации.

<!-- КАДР: 04-doska-zakazov.png — «Доска заказов» с четырьмя столбцами этапов: в «В работе» три карточки с суммами и датами срока, одна карточка в момент перетаскивания в «Готов». Подпись: «Этап меняется перетаскиванием — и на этом всё: ни одно из правил, которые приезжают со сборкой, за стадией заказа не следит» -->

Подъёмник как ресурс

Онлайн-запись приезжает третьим модулем, если на вопрос «клиенты записываются к вам на время?» вы не ответили «нет». Ресурсом в ней бывает и человек, и место: мастер Иван, кабинет, подъёмник. У ресурса свой недельный график с перерывом и разовые исключения отдельным списком.

Отдельно стоит случай, когда подъёмника два, а слесарь один. Календари «Подъёмник №1» и «Подъёмник №2» по отдельности примут на десять утра две машины, и вторая будет ждать во дворе, пока освободятся руки. Связывает их поле «Делит время с»: у связанных календарей общая занятость, и час, проданный на первом подъёмнике, на втором уже не предложат. Поле приносит отдельный модуль — «Площадки и календари людей», в сборку автосервиса он не входит и ставится кнопкой в галерее «Настройки» → «Модули». Пока модуль не поставлен, два подъёмника живут двумя независимыми расписаниями.

Как устроена сама публичная страница записи — выбор услуги, сетка свободного времени, удержание слота на время заполнения формы и запрет двойной брони на уровне базы данных — подробно разобрано на странице онлайн-записи клиентов; здесь повторять это незачем.

Что стоит знать про автосервис отдельно: услуги записи приезжают учебными. В прайсе брони окажутся «Диагностика» на 30 минут и «Основная услуга» на 60 минут с ценой 0, а ресурс приедет РОВНО ОДИН и будет называться «Мастер» — с графиком пн–пт 09:00–18:00 и перерывом с часу до двух. Первое, что имеет смысл сделать после регистрации: переименовать его в «Подъёмник №1», а второй пост завести карточкой самому — «Подъёмник №2». Сборка второй ресурс не привозит: сколько у вас постов, она не спрашивает и угадывать не берётся.

Что уже стоит во вкладке «Правила»

Вкладка «Настройки» → «Правила» встречает в первый день не пустым экраном, а списком из двадцати одного правила с бейджем «Системное» у каждого. Их привезли три модуля сборки, и в списке они сгруппированы по разделам, на которых висят:

• «Позиция» — девять. Считают сумму и маржу строки при добавлении и пересчитывают их при правке количества, цены, скидки и себестоимости, а из строк собирают четыре подытога заказа: работы, товары и материалы, сумму позиций и маржу.
• «Заказ-наряд» — три. Итог при изменении позиций, итог при изменении скидки, остаток к оплате при изменении итога.
• «Каталог» — четыре. Остаток при приходе, остаток при расходе, полоса «пора пополнить» при смене минимума и уведомление «товар заканчивается» — единственное из четырёх, что приезжает выключенным.
• «Движения» — два. Приход и расход по товару: из этих двух сумм и вычитается остаток на полке.
• «Записи» — три. Два напоминания клиенту, оба включённые (разбор — первой строкой в границах ниже), и автоотмена неоплаченной записи, которая приезжает выключенной.

Двадцать одно — это полная сборка. Ответили «нет» на вопрос про запись — правил будет восемнадцать, раздела «Записи» у вас нет; ответили «нет» на вопрос про деньги в заказе — останутся только три правила брони.

Месячный лимит действий эти правила не расходуют: счётчик тарифа считает только те, что завели вы, — бейдж «Системное» и подсказка рядом с ним говорят ровно об этом. Выключить любое можно тумблером, но у системного правила кабинет переспросит: вместе с ним останавливается счёт, и суммы в карточках застынут на последнем посчитанном значении.

Заготовок правил вы при этом не увидите ни разу. Галерея готовых заготовок в кабинете одна, и живёт она в пустом состоянии этого же списка: карточки показываются, только пока правил ноль. У автосервиса список непуст с первой минуты, поэтому шесть заготовок ниши — «новый заказ — назначить мастера», «заказ готов — позвонить клиенту», «напомнить о сроке заказа», «заказ отменили — обнулить вероятность», «крупный заказ — сразу в работу», «крупная сделка в работе — на контроль» — до экрана не доходят. Своё правило заводится кнопкой «Правило» в шапке вкладки и собирается в редакторе руками.

Сколько стоит

Ноль. Всё описанное выше — бесплатный тариф: позиции с себестоимостью и маржой, склад со штрихкодами, печатные формы, доска и календарь, онлайн-запись, роли и права. Отдельной платы за модуль или за второй подъёмник нет: платный тариф продаёт объём, а не список функций.

Бесплатный «Начать» — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 10 шаблонов документов, 1 000 действий автоматизаций в месяц.

Считать под себя стоит по строкам: одна машина съедает их несколько сразу. Сто заказ-нарядов в месяц, в каждом четыре строки, — это уже 500 записей; движение склада на каждую проданную запчасть добавит ещё около двухсот; новые клиенты, задачи и записи на подъёмник — ещё сотню. Около восьмисот записей в месяц, то есть в бесплатные пять тысяч сервис на два поста укладывается примерно на полгода.

Дальше «Расти» — 1 990 ₽ в месяц: 10 мест, 100 000 записей, история за три года, 30 шаблонов документов. Считается кабинет целиком — двое слесарей в нём или шестеро, цена одна; одиннадцатое место стоит 190 ₽.

Честные ограничения

Пунктов семнадцать, и прочитать их до регистрации дешевле, чем упереться в любой из них на второй неделе. Первый — про сообщения, которые уходят клиенту без вашего участия.

• Два напоминания клиенту приезжают ВКЛЮЧЁННЫМИ. Вместе с онлайн-записью встают правила «Записи: напоминание клиенту за сутки» и «Записи: напоминание клиенту за 2 часа». Они включены с первой минуты и пишут не вам, а клиенту: «Здравствуйте, {Клиент}! Напоминаем: вы записаны на {Дата визита} в {Начало}. Услуга: {Услуга}. Если планы изменились, ответьте на это сообщение — перенесём или отменим запись». Уходит это лестницей: сначала Telegram — если клиент сам подключил напоминания у вашего бота, — затем ступень SMS, за которой провайдера нет, затем письмо на почту из карточки записи. Не оставил клиент ни связки, ни почты — правило отметится в журнале пропущенным и никому ничего не отправит. Отменённые записи и неявки исключены условием. Оба выключаются тумблером во вкладке «Правила», и решить это стоит до того, как страницей записи воспользуется первый человек.
• Галерея заготовок автосервису не показывается. Она живёт в пустом состоянии списка правил, а список непуст с первого дня — двадцать одно правило приезжает с модулями сборки. Шесть готовых заготовок ниши остаются в коде, второго входа в них в кабинете нет: своё правило собирается в редакторе руками.
• Половина кабинета приезжает шагом ПОСЛЕ сборки. Готовая сборка сразу даёт три раздела — «Клиенты», «Заказ-наряды», «Задачи», — а позиции, склад и запись ставятся следующим шагом, там же, где система спрашивает, нужны ли они вам.
• Ответ «нет — только заказ целиком» уносит не один склад. Отказ от денег в заказе отменяет позиции, а без позиций падают ещё две вещи. Склад — потому что раздел «Каталог», его цель, создают именно они. И обе печатные формы: они построчные — заказ-наряд печатает таблицами «Работы и услуги» и «Запчасти и материалы», акт печатает строками работы, — а таблица-повторитель без дочерних строк не встаёт вовсе, и список «Сформировать документ» останется пустым. Первое, за чем на эту страницу приходят, отменяется ответом на вопрос про деньги.
• Поля «Оплачено» и «Остаток к оплате» приезжают, но заполнять их некому. Заводит их модуль позиций, а считает — модуль «Платежи по заказу», которого в сборке автосервиса нет: «Оплачено» так и останется нулём, а «Остаток к оплате» — копией «Итого». Нужен приём денег частями (аванс за запчасти, доплата при выдаче) — модуль ставится кнопкой в галерее «Настройки» → «Модули», поверх живого кабинета.
• Автомобиль — поле в карточке клиента. Одна карточка — одна машина: истории по VIN, описи комплектности при приёмке и связи «клиент — три автомобиля» в сборке нет. Вторую машину заводят вторым полем в конструкторе или второй карточкой; полноценный раздел «Автомобили» тоже собирается руками, но это не пять минут.
• Поля гарантийного срока нет. В печатном заказ-наряде под гарантию оставлены пустые линейки — их заполняют ручкой. Отдельного поля со сроком, по которому можно было бы построить фильтр «у кого гарантия ещё идёт», в сборке автосервиса не заведено.

Вопросы

Можно ли печатать заказ-наряд с обязательными сведениями?

Да, форма стоит в кабинете сразу и печатается из строк заказа: реквизиты исполнителя с ИНН и ОГРН, данные заказчика и автомобиля, дата приёма и срок исполнения, раздельные разделы «Работы и услуги» и «Запчасти и материалы» со своими итогами, сумма прописью, порядок оплаты, линейки под гарантийные сроки и подписи сторон. Нумерация годовая и своя — ЗН-2026-0001. Вторая форма, «Акт выполненных работ», печатает только работы.

Как вести запчасти, которые клиент привёз с собой?

Галочкой «Материал клиента» в строке заказа. Строка останется в бумаге и в списке того, что ставили, но не уйдёт в списание с вашей полки и попадёт в печатную форму с отметкой «Предоставлена клиентом» — рядом с оговоркой, что гарантия исполнителя на такие детали не распространяется.

Списывается ли масло со склада, когда его продали в заказе?

Само по себе — нет. В шапке позиций заказа есть кнопка «Списать позиции»: она спрашивает подтверждение, создаёт движение «Расход» по каждому товару строк и показывает итог — что списано, что пропущено и почему. Работы, строки без товара из каталога, материал клиента и строки без количества пропускаются с названной причиной. Если по этому наряду уже списывали, тот же итог скажет и об этом — но уже после того, как движения записаны: остаток к этому моменту уменьшился второй раз, и его придётся поправить встречным движением.

У клиента две машины — как быть?

Штатного ответа в сборке нет: «Автомобиль» — это одно поле в карточке клиента. Пока машин две, обычно заводят второе поле в конструкторе или вторую карточку клиента с той же фамилией. Отдельный раздел «Автомобили» со связью на клиента и на заказ-наряд собирается конструктором за вечер, но сборка его не приносит, и обещать обратное мы не станем.

Сколько это стоит для сервиса на два подъёмника?

Нисколько на старте. Двое слесарей, приёмщик и владелец — это четыре места из пяти бесплатных. Считать стоит записи: у автосервиса их съедают строки — каждая позиция заказа и каждое движение склада это отдельная запись. Сотня нарядов в месяц с четырьмя строками — около восьмисот записей, то есть бесплатных пяти тысяч хватает примерно на полгода. Дальше 1 990 ₽ в месяц за пространство целиком.

С чего начать

Соберите сборку и не пропустите шаг с модулями: позиции, склад и запись ставятся именно там. Первый вечер уходит на четыре вещи — свой прайс поверх шести стартовых строк, реквизиты организации в настройках (иначе первая же бумага выйдет с пустой шапкой), календари постов (единственный ресурс «Мастер» переименовать в «Подъёмник №1», второй завести карточкой) и приход по тому, что реально лежит на полке.

Пятая вещь того же вечера — вкладка «Правила», если запись вы оставили: два напоминания клиенту уже включены, и решить, писать ли им от вашего имени, дешевле до первой записи, чем после.

Дальше по одному: кнопка списания на первом же выданном наряде, минимальные остатки на масле и фильтрах, а следом тумблер уведомления «пора пополнить» — после того, как минимумы проставлены.

Собрать сборку «Автосервис» бесплатно →

Пошаговые инструкции «Позиции заказа», «Склад и штрихкоды» и «Документы по записи» лежат в справке кабинета, а что умеет каждый модуль — в каталоге возможностей.