CRM для магазина: заказы из пяти окон, остаток на полке и маржа в каждой строке

Суббота, полдень. В Telegram спрашивают про синие джинсы тридцатого размера. В комментариях ВКонтакте со вчера висит заказ, на который никто не ответил. У стойки стоит человек с кроссовками в руках и ждёт, пока продавец пролистает переписку и найдёт, что ему обещали отложить пару.

Джинсы, кстати, кончились в среду. Узнают об этом в понедельник, когда полезут на полку.

К концу месяца приходит третий вопрос, и он дороже первых двух. Откуда пришли деньги. Сайт вроде дал больше всего заказов, но там половина мелких; Telegram дал меньше, зато крупными. Проверить нечем: ни в одном из пяти окон нет колонки «откуда», а сводить чеки руками никто не сядет.

Всё это раскладывается одним разделом заказов. У заказа есть этап, дата отгрузки, строки с ценой и закупкой и поле «Источник». Товары лежат в каталоге со своим остатком, приход и расход пишутся движениями, а выручка по каналам собирается сводкой, которая уже стоит в сборке.

<!-- КАДР: cover.png — раздел «Заказы» в режиме таблицы: колонки «Заказ», «Итого», «Этап», «Источник», «Оплачен», «Клиент», «Отгрузить до»; строки покрашены по этапу, сортировка по дате отгрузки. Подпись: «Одна таблица вместо пяти окон: этап, канал и дата отгрузки стоят рядом с суммой заказа» -->

Заказ помнит, откуда он пришёл

«Источник» — обычное поле заказа с пятью значениями: Сайт, Telegram, ВКонтакте, Магазин, Другое. Заполняется одним щелчком при заведении заказа, а дальше по нему работают фильтр списка и сводка.

Ради него всё и затевалось. В разделе заказов лежит готовая сводка «Сводка по заказам» с четырьмя плитками, и одна из них — «Выручка по источникам»: столбики по каналам за выбранный период. Складываются там рубли: двадцать заказов по 900 ₽ и три по 20 000 ₽ — разговор про разные каналы, и по числу заказов он выглядит ровно наоборот.

Значения списка правятся в конструкторе как любой другой список: у вас может быть «Авито», «Оптовик» или конкретная площадка. Пять стартовых стоят в сборке потому, что с них обычно и начинают.

Остальные поля заказа приезжают заполненными, и каждое отвечает за конкретный экран:

Шесть этапов вместо привычных «новый / в работе / готово» — под реальный путь коробки. «Собран» и «Отправлен» разделены намеренно: собранный заказ уже съел товар с полки, а отправленный ещё не оплачен, если оплата по факту. Слить их в один этап значит потерять день, в который заказ лежит собранным и ждёт курьера.

Один и тот же список показывается тремя способами. Таблица «Заказы» — сортировка по дате отгрузки, фильтры по этапу, источнику, оплате. Доска «Доска заказов» — шесть колонок, заказ переносится перетаскиванием. «Календарь отгрузок» раскладывает заказы по полю «Отгрузить до», и пятница, на которую наобещали восемь отгрузок, видна в понедельник.

<!-- КАДР: 02-doska-zakazov.png — «Доска заказов»: шесть колонок Новый / Подтверждён / Собран / Отправлен / Выполнен / Отменён, в колонке «Собран» две карточки с суммой и датой отгрузки, одна в момент перетаскивания в «Отправлен». Подпись: «Заказ переезжает по этапам перетаскиванием, а колонка „Собран“ показывает, сколько коробок стоит и ждёт курьера» -->

Закупка лежит рядом с ценой, и маржа считается в строке

Каталог — раздел с товарами, и у каждого товара рядом с ценой продажи лежит закупочная цена. В клиентские документы она не попадает; нужна она ровно для одного — чтобы маржа считалась сама.

В сборке магазина каталог приезжает заполненным: футболка хлопок белая — 1 290 ₽ при закупке 640, джинсы прямые синие — 4 590 при 2 400, кроссовки беговые — 6 900 при 3 900, носки комплектом — 690 при 290. Плюс две услуги без себестоимости: доставка по городу 350 ₽ и подарочная упаковка 250 ₽. У каждой позиции есть артикул, единица измерения и галочка «Не продаётся» для того, что вы больше не заказываете, но что должно остаться в старых заказах.

Заказ собирается из этих строк. Демонстрационный «Заказ №1002» в свежем кабинете выглядит так:

Девять восемьсот тридцать выручки и четыре шестьсот пятьдесят маржи — это не то же самое, что «заказ на десять тысяч». Товары и услуги считаются раздельными подытогами, поэтому видно, сколько магазин взял за вещи и сколько за доставку с упаковкой. Скидка ставится и на строку, и на весь заказ. Цена в строке фиксируется на момент добавления: подняли прайс в июле — июньские заказы остались с июньскими цифрами.

Ручное поле «Сумма» при этом уезжает в архив, а его место в списке занимает расчётное «Итого». Одна денежная колонка вместо двух спорящих.

Полка, которая считает себя сама

Остаток товара нигде не вписывается руками, и вписать его нельзя. Остаток — это сумма движений: всё, что приняли, минус всё, что выдали и списали. Приход и излишек прибавляют, расход, списание и недостача вычитают, а количество всегда положительное — знак задаёт вид движения.

У товара появляются ещё три поля: штрихкод, минимальный остаток и ответственный за склад. Минимум у каждого товара свой, и это важнее, чем кажется: для носков «пора пополнить» начинается на двадцати комплектах, для кроссовок сорок пятого размера — на одной паре. Общего порога в настройках нет намеренно, он бы разошёлся с полем в карточке на первой же правке.

Штрихкод пишется в формате EAN-13, Code128 или вашего внутреннего кода — от 4 до 48 знаков без пробелов. Второй товар с тем же кодом сохранить не получится: уникальность держит частичный индекс в самой базе, поэтому обойти её гонкой двух одновременных сохранений нельзя. Форма при этом предупреждает заранее и называет товар, у которого код уже занят.

Приёмка: экран, который ждёт скана

Пришла машина — открывается экран «Приёмка». Поле кода уже сфокусировано, сканировать можно сразу, ничего заранее выбирать не нужно. Отсканированный товар становится строкой накладной и встаёт первой в списке: на телефоне четвёртая позиция уже уехала бы за нижний край. Второй скан того же товара добавляет к его строке единицу.

Подтверждение приходит звуком и вибрацией — глаза остаются на коробках. Незнакомый код не считается ошибкой: экран говорит «штрихкод не заведён» и предлагает следующий шаг. Движения пишутся одной кнопкой в конце, когда накладная собрана целиком, потому что опечатку в количестве до проведения можно поправить, а после — только встречным движением.

Сканирует и «пистолет» за пару тысяч, и камера телефона прямо в браузере. Приложение ставить не нужно; на iPhone нативного распознавания в браузере нет вовсе, поэтому код читает наш встроенный движок — при первом открытии сканера он подгружается, весит около мегабайта и дальше живёт в памяти вкладки.

<!-- КАДР: 03-priyomka.png — экран «Приёмка» на телефоне: сверху поле кода с курсором, ниже строка «Найдено: Кроссовки беговые», под ней накладная из трёх строк с кнопками «+»/«−», внизу итог «3 позиции, 14 штук» и кнопка «Провести». Подпись: «Накладная собирается сканами, а движения пишутся одной кнопкой в конце — до неё опечатку в количестве ещё можно поправить» -->

«Списать позиции» — одна кнопка и её честная цена

Расход со склада делает кнопка «Списать позиции» в карточке заказа. По каждому товару из позиций создаётся движение «Расход» на его количество; работы, услуги и материал клиента пропускаются — списывать с них нечего. После нажатия открывается итог: что списано, что пропущено и по какой причине.

Автоматического списания при переводе заказа в «Собран» нет, и так задумано. Списывать молча при каждой правке позиций опасно: заказ пересобрали дважды, товар ушёл со склада трижды, и заметить это было бы некому. Поэтому кнопка, подтверждение и полный итог.

Из того же решения растут две вещи, о которых лучше знать заранее. Повторное списание не блокируется — и заранее о нём не предупреждают: подтверждение спрашивает только «списать?». О том, что по заказу уже было три движения с тем же основанием, скажет итог — когда вторые движения уже записаны. Запрета нет потому, что частичная выдача законна; лишнее снимается встречным движением. И остаток спокойно уходит в минус: минус означает, что отдали больше, чем приходовали, и прятать это нулём было бы враньём про полку.

Порог «пора пополнить» считается сам после каждого движения: единица, если остаток на нуле, в минусе или ниже минимума этого товара. По нему работают панель «Пора пополнить», фильтр списка и уведомление ответственному. Уведомление приезжает выключенным — у него нет адресата, пока в карточке товара пусто поле «Ответственный за склад», а включённое правило слало бы в пустоту на каждое движение.

Этикетки и ревизия

Этикетки печатаются на четыре носителя: рулон 43 × 25 мм, 58 × 30, 58 × 40 и сетка на листе A4 по 44 штуки. За один раз берётся до 200 разных товаров и до 200 копий на товар, но не больше 1 000 этикеток в одном файле: больше система не примет. Перебрали — кнопка печати не сработает и скажет, сколько этикеток получилось бы; партию делите сами.

Пересчёт полок — отдельный модуль «Инвентаризация», он ставится поверх склада кнопкой в галерее модулей. Ревизия там устроена как процесс: открыли пересчёт, прошли полки сканером или руками, «по учёту» система снимает сама — в тот момент, когда строка легла в пересчёт. До кнопки «Провести» пересчёт в остаток не пишет ничего. Склад при этом продолжает работать: продажу, прошедшую посреди счёта, никто не блокирует. Ошиблись в счёте — просканируйте товар ещё раз: вторая строка не заведётся, а оба числа, и факт, и «по учёту», переснимутся заново.

«Провести» превращает расхождения в движения «Излишек» и «Недостача» одной операцией. Движение пишется на величину расхождения, найденного при счёте, поэтому то, что продали между счётом и проведением, остаётся в силе и в недостачу не попадает. Проведённая ревизия остаётся журналом: кто считал, когда и что нашёл. В одном пересчёте до 2 000 строк.

Сколько стоит

Ноль. Всё, что выше, — бесплатный тариф: заказы, каталог с закупкой и маржой, склад, штрихкоды, приёмка, этикетки, сводки, инвентаризация. Отдельной платы «за модуль склада» или «за сканер» нет и не появится: платный тариф продаёт объём, а не список функций.

Бесплатный «Начать» — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 1 000 действий автоматизаций в месяц.

Считать под магазин надо по записям, и считать честно: записью считается каждая карточка в любой таблице. Магазин на сто заказов в месяц пишет примерно так: 100 заказов, около 250 строк позиций (две с половиной на заказ), около 200 движений расхода при списании, 80 движений приёмки, до сотни новых карточек клиентов. Получается порядка 730 записей в месяц: бесплатных пяти тысяч хватает примерно на семь месяцев работы.

Расчётные правила — подытоги, «Итого», остаток, «пора пополнить» — месячный лимит действий автоматизаций не расходуют. Они помечены как правила модуля и в счётчик не попадают; тысяча действий целиком остаётся под ваши собственные автоматизации.

Выросли — «Расти»: 1 990 ₽ в месяц за всё пространство, 10 мест, 100 000 записей, 20 ГБ файлов, история за три года. Цена одна на всё пространство — сколько бы продавцов в нём ни работало; одиннадцатый стоит 190 ₽.

Честные ограничения

Список длинный намеренно: узнать это лучше сейчас, чем на второй неделе.

• Записи на время сборка не ставит. Магазин торгует товаром, часа в его прайсе нет, поэтому модуля «Онлайн-запись» в сборке тоже нет. Если у вас при магазине есть услуга с записью, модуль включается кнопкой в галерее.
• Ответ «нет» на вопрос про деньги уносит с собой и склад. Сборка спрашивает: «Считаете ли деньги в заказе — позиции, счета?». Ответ «только заказ целиком» отменяет каталог, а складу после этого не на чём стоять: остаток живёт на карточке товара. Кабинет останется рабочим, но пустым по этой части, и оба модуля придётся ставить кнопкой.
• Склад привозит в каталог три своих товара. Перчатки рабочие, Саморезы 4×40 и Плёнка упаковочная — со штрихкодами и порогами, как учебный пример устройства карточки. К вашим шести они добавляются и ложатся в один список с вашими: одна строка уборки в первый день.
• Вариантов товара нет. Размер и цвет — это отдельные позиции каталога, каждая со своим артикулом и штрихкодом. Одной карточкой «джинсы, пять размеров, три цвета» не обойтись.
• Резерва под заказ нет. Остаток меняет только движение. Заказ, лежащий в «Подтверждён», ничего на полке не держит, и два продавца могут пообещать одну и ту же последнюю пару.
• Списание — ручная кнопка. Перевод заказа в «Собран» сам ничего не списывает; разбор причины — в разделе про списание выше.
• Повторное списание не блокируется, и предупреждение приходит после него. Сколько движений по заказу уже было, скажет итог — когда вторые движения записаны. Частичная выдача — обычное дело, поэтому запрета нет, а лишнее снимается встречным движением.
• Остаток уходит в минус. Предупреждение есть, запрета нет.
• Уведомление «товар пора пополнить» приезжает выключенным и без адресата: поле «Ответственный за склад» в карточках пустое.
• Инвентаризация в сборку не входит — ставится поверх склада кнопкой; в одном пересчёте до 2 000 строк. Открытый пересчёт склад не замораживает: продавать и списывать во время счёта никто не мешает, корректировка пишется на расхождение, найденное при счёте.
• Печать этикеток идёт порциями: 200 товаров за раз, до 200 копий на товар, 1 000 этикеток в файле.
• Своей кассы и своего процессинга нет — чек по 54-ФЗ есть. «Оплачен» — это галочка в заказе. Ссылку на оплату выписывает модуль «Платежи по заказу»: в сборку магазина он не входит, ставится кнопкой. Деньги принимает ваш эквайринг — ЮKassa или Robokassa вашими ключами, — он же пробивает чек, а CRM передаёт ему позиции и ставки НДС.
• Маркетплейсы не подключаются. Заказы с Ozon и Wildberries сами не приедут; завести для них значение в «Источнике» можно, а разбирать выгрузку придётся руками.

Вопросы

Нужно ли заводить карточку на каждый товар магазина?

На каждый, чей остаток вы хотите видеть. Остаток и штрихкод живут на карточке товара в каталоге, и без карточки считать нечего. Заводить можно по одному, а можно импортом из таблицы — тем же механизмом, что и клиентов. Товар, который вы перестали заказывать, не удаляют: у него ставят галочку «Не продаётся», и он остаётся в старых заказах.

Можно ли просто вписать остаток руками?

Нет, и запрет здесь стоит осознанно. Остаток — расчётное поле, сумма движений; если бы его можно было переписать поверх, цифра разъехалась бы с историей и никто бы не узнал, когда именно. Начальный остаток заводится приходом: либо приёмкой со сканером, либо инвентаризацией, если модуль включён.

Что будет, если отсканировать один товар дважды?

К его строке добавится ещё одна штука — накладная не заведёт вторую строку на тот же товар. Лишнее убирается кнопкой в строке или правкой количества до проведения. После нажатия «Провести» правится уже движение в разделе «Движения» — обычной записью, с историей изменений.

Как заказы с сайта попадают в CRM?

Через веб-форму захвата: она встраивается на сайт и создаёт запись сразу в вашем разделе, минуя почту. Автоматической выгрузки из чужих магазинных движков и маркетплейсов у нас нет — что подключается, а что нет, перечислено в каталоге возможностей.

Сколько это стоит магазину на сто заказов в месяц?

Нисколько на первые полгода-семь месяцев. Два продавца, кладовщик и владелец — четыре места из пяти бесплатных. Первым кончится лимит записей, места кончатся позже: сто заказов в месяц вместе с позициями, движениями склада и карточками клиентов дают около 730 записей, и в бесплатные 5 000 вы упрётесь примерно на седьмом месяце. Дальше «Расти» — 1 990 ₽ в месяц за пространство и 100 000 записей.

С чего начать

Соберите «Магазин» и не проскочите шаг с модулями: каталог и склад ставятся именно там, а на вопрос про деньги в заказе ответьте «да». На выходе правится три вещи — свой прайс с закупочными ценами, свои значения в «Источнике» и минимальные остатки у ходовых позиций — это вечер работы.

Дальше по одному шагу: раздать штрихкоды и напечатать этикетки, провести первую приёмку сканером, через месяц открыть «Выручку по источникам» и посмотреть, какой канал вы недооценивали. Каждое включается и выключается отдельно.

Если заказы и клиенты уже лежат в другой системе, вбивать их руками не придётся: как устроен импорт из таблицы, описано отдельной страницей.

Собрать сборку «Магазин» бесплатно →

Пошаговые инструкции «Позиции в записи», «Склад» и «Сводки» лежат в справке кабинета, а что именно умеет каждый модуль — в каталоге возможностей.