Правила «когда → если → то»: рутина без вашего участия

Половина работы администратора — это одно и то же каждый день. Поставить задачу «перезвонить». Написать клиенту, что заказ готов. Назначить исполнителя. Напомнить о визите. Ничего сложного — просто это надо делать сто раз в месяц и ни разу не забыть.

Забывают всегда. Не потому что плохие сотрудники, а потому что человек — плохой планировщик задач.

Правило читается одной фразой

  КОГДА   создана запись в разделе «Заказ-наряды»
  ЕСЛИ    Сумма больше 50 000 ₽
  ТО      назначить ответственным Ивана
          + поставить задачу «согласовать смету» на завтра

Три части, средняя необязательна. Это не «конструктор сценариев» с холстом и стрелочками, в котором через месяц не разберётся автор: правило — одна фраза, и её читает человек, а не только машина.

Собирается мышью: выбрали событие, условие из полей раздела, действие из списка. Готовые правила под вашу нишу уже лежат в галерее — берёте и правите.

Что умеет запускать правило

• Запись создана или изменена — в том числе «поле стало равно значению»: этап перешёл в «Готов».
• Пришло сообщение из Telegram, чата или формы.
• Наступила дата — за час до визита, за три дня до окончания абонемента, в день дедлайна.
• По расписанию — каждый понедельник, первого числа.

Что правило может сделать

Назначить ответственного · сменить стадию · записать значение в поле · поставить задачу · отправить уведомление сотруднику · написать клиенту письмо или сообщение в мессенджер · приложить к письму выпущенный документ · пересчитать сумму по позициям · отправить вебхук во внешнюю систему.

Две оговорки, чтобы не было сюрприза. Уведомление сотруднику — это колокольчик в кабинете (в личный Telegram бот пишет только о просроченных задачах). Сообщение в мессенджер уходит только тем клиентам, кто уже писал вам в бота: начать переписку первым мессенджер не даёт никому. Если диалога нет, правило так и напишет в журнале — «у записи нет привязанного диалога», а не промолчит.

Почему видно, ПОЧЕМУ правило сработало

Главная беда автоматизаций — они молчат. Что-то не пришло, и непонятно: правило выключено? условие не подошло? письмо не ушло? Обычный ответ поддержки — «проверьте настройки».

У каждого правила есть журнал: когда сработало, на какой записи, что сделало, а если не сделало — почему. «Условие не подошло», «канал не подключён», «адресат не указан» — человеческим текстом, а не кодом ошибки. Это то, что отличает работающую автоматизацию от той, которую однажды выключили, потому что «она как-то странно себя ведёт».

Перед включением правило показывает, скольких записей оно коснётся — прежде чем оно тронет базу.

Защита от бесконечных петель

Правило может изменить запись, изменение разбудит другое правило, то — третье. В худшем случае это бесконечный круг, который перемалывает базу.

У нас у такой цепочки есть предел: она обрывается и сообщает автору, а не молчит и не съедает систему. Вы узнаете о петле уведомлением, а не по счёту за электричество.

Сколько стоит

Сам движок бесплатен полностью: правила, расписания, все действия. Тариф ограничивает число действий в месяц (1 000 на бесплатном, 100 000 на «Расти») — то есть объём работы, а не доступ к возможности. Для сравнения: у крупных коробочных CRM автоматизации обычно вырезаны из бесплатного тарифа целиком.

Честные ограничения

• Условия правил по событию записи работают по любому полю. Пометка «быстрое» нужна только правилам по расписанию — там условие проверяется обходом раздела, а не одной записью.
• В условии «Если» поле сравнивается со значением, а не с другим полем. Зато внутри формулы «записать значение» ветка «если … то … иначе» уже сравнивает два поля между собой — в том числе поле связанной карточки.
• Правило не сработает на создании записи сразу в целевом состоянии: «стало равно» — это изменение, а не рождение; для такого случая заводится второе правило на создание.
• Действия во внешний мир доставляются «хотя бы раз»: при сбое сети письмо может уйти повторно — это цена надёжности, отменить уже отправленное почта не умеет.

Что дальше

Правила чаще всего пишут клиенту — посмотрите каналы общения — и собирают документы: генерация из шаблонов.