Сотрудники и ставки: условия оплаты записаны, а не на словах

Пока людей двое, условия оплаты помнит владелец: Иван работает за процент, Мария на окладе, новичок — за фикс с услуги, «но первый месяц по-другому, мы договаривались». На пятом человеке это перестаёт работать: спорить в конце месяца нечем, а когда мастер уходит, вместе с ним уходит и знание, на каких условиях он работал.

Модуль «Сотрудники и ставки» закрывает дыру самым скучным способом: у каждого, кто у вас работает, появляется карточка, и условия оплаты записаны в ней полями.

Сразу о главном: числа из карточки превращаются в деньги на экране «Зарплата» (статья «Зарплата») — и он считает все четыре условия сразу, складывая их в одно начисление. Настраивать для этого нечего: заполнили поля — закрытие периода их посчитает. Что именно уже работает — ниже по шагам, чего ещё нет — честным списком в конце.

Шаг 1. Находим модуль

«Настройки» → «Конструктор» → вкладка «Модули», карточка «Сотрудники и ставки».

Шаг 2. Включаем

Нажмите «Включить». В диалоге вас не спросят, к какому разделу прицепить модуль, — он так и пишет: «Этот модуль ни к чему не цепляется, он заводит собственные разделы». «Сотрудники» — самостоятельный справочник, он ничего не переписывает в ваших заказах и клиентах.

После включения в меню встаёт раздел «Сотрудники». Записей в нём нет: придумывать за вас людей мы не стали.

Шаг 3. Карточка заводится сама

Отдельно заводить человека обычно не нужно. Пригласите его в команду («Настройки» → «Команда»), он получит письмо, задаст пароль и войдёт — и в ту же секунду в разделе «Сотрудники» появится его карточка с подставленным именем и учётной записью. Вам остаётся вписать ставки.

Если карточка не завелась — модуль включили позже, чем человек вошёл, — заведите её обычной формой раздела. Всё то же самое, просто без автоматики. Задним числом система карточки не догоняет: тем, кто был в команде до включения модуля, карточки заводят руками, по одной.

Шаг 4. Четыре числа — и любая схема оплаты

В карточке ФИО, учётная запись и четыре числа. Они не исключают друг друга, а складываются в схему; ноль означает «по этому основанию не платим»:

• Фикс за услугу — сколько человек получает за одну выполненную услугу или занятие, независимо от её цены.
• Процент от кассы, % — доля выручки, которую он получает со своих оплат. 30 — тридцать процентов от поступивших денег по его записям.
• Оклад — постоянная часть за период, независимо от выработки.
• Порог, ₽ — процент начинает считаться только с той части кассы, которая эту сумму превысила. Так выглядит договорённость «оклад плюс процент после того, как отработал сам себя». 0 — процент с первого рубля.

Поэтому чистый оклад, чистый процент и «оклад плюс процент сверх порога» описываются одной и той же карточкой, без режимов и отдельных настроек.

Ещё два поля:

• Учётная запись — под каким логином человек работает. По этой связи расчёт понимает, чья работа и чья касса. Оставили пустой — тоже нормально: так выглядит подрядчик, который в систему не заходит.
• Календарь — нужен только тем, у кого включена онлайн-запись: связывает человека с расписанием, в котором он ведёт приём. Работает это так: запись — и групповое занятие — пришедшая в его календарь, сразу получает его ответственным: она встаёт в его «Мой день», и уведомление о ней приходит лично ему, а не всей команде. Ставку по этому полю не ищут: её расчёт берёт из этой же карточки по «Учётной записи». А кассу закрытие периода относит на того, кто отвечает за карточку, к которой привязан платёж, — и ответственного как раз проставляет эта связь. Без модуля записи список пуст, и это не поломка.

Про занятия стоит сказать отдельно, потому что раньше эта связь их не касалась. У группового занятия единственным полем-человеком был «Тренер», а он указывает на календарь, а не на участника пространства, — поэтому занятие оставалось ничьим. Теперь у раздела «Занятия» есть своё поле «Ответственный», и заполняет его та же связь: тренер видит своё занятие под ролью «только своё расписание», получает о назначении личное уведомление, а проведённое занятие расчёт считает его выполненной работой (подробности — в статье «Групповые занятия»).

Шаг 5. Одна карточка на один логин

Попробуйте завести второму сотруднику ту же учётную запись — CRM не даст: форма останется открытой и подсветит отказ «За этой учётной записью уже закреплена карточка сотрудника — откройте её вместо новой», а вторая карточка не создастся.

Так сделано намеренно: две карточки на одного человека означали бы две ставки, и расчёт молча выбрал бы одну из них. Ошибку лучше увидеть в форме, чем в ведомости.

Карточка у человека одна — если она уже есть, откройте её из списка и дописывайте ставки в неё.

Шаг 6. Кто видит зарплаты

Обычный раздел пространства открыт всем сотрудникам. Для «Сотрудников» правило обратное: раздел видят только владелец и администраторы, и так с первой минуты после включения, без всякой настройки. Рядовому сотруднику его просто нет — он не появится в меню, не откроется по прямой ссылке и не найдётся поиском.

Нужен доступ бухгалтеру или старшему мастеру — откройте его сами: «Настройки» → «Команда» → «Роли», своя роль, нужный уровень на этот раздел. Явно заданный уровень сильнее умолчания.

Как ставка превращается в деньги

Само по себе число в карточке — справка. Работать оно начинает в конце месяца, когда владелец закрывает расчётный период в разделе «Зарплата»: система проходит по всем карточкам и считает каждое заполненное условие, а сумму пишет одной записью «Начисление» на человека.

  Иван Мастеров · период 01.07 — 31.07
  Оклад                                        40 000 ₽
  Фикс      500 ₽ × 3 выполненные работы июля   1 500 ₽
  Процент   10 % от кассы сверх порога          5 000 ₽
  ────────────────────────────────────────────────────
  Начислено                                    46 500 ₽

Что стоит проверить перед первым закрытием:

1. У человека заполнена «Учётная запись». По ней расчёт находит и его кассу, и его работы. Пусто — человек попадёт в ведомость только по окладу.
2. Заполнено хотя бы одно условие оплаты. Если все четыре нуля, начисления не будет — и расчёт скажет об этом строкой предупреждения, а не промолчит.
3. Выполненные работы отмечены статусом. Фикс за услугу считает только записи в статусе «Выполнено» («Готов», «Проведено»). Если статус никто не проставляет, предпросмотр напишет «выполненных работ за период не найдено» — это подсказка, а не поломка.
4. Порог сравнивается с кассой ЭТОГО периода. Касса ниже порога — процент не начисляется, и в предупреждениях будет написано почему.

Ставка снимается в момент расчёта и остаётся в записи: подняли фикс в сентябре — августовские начисления не переедут.

Если начислить нужно что-то сверх схемы — разовую премию, доплату за выезд, — это отдельная запись вида «Премия» в «Выплатах»: пересчёт периода её не создаёт, не переписывает и не удаляет — но ЧИТАЕТ и складывает с начислением в сумму «На руки», которая стоит последней колонкой ведомости на экране «Зарплата» (и уезжает в её выгрузку). Такую запись умеет заводить и правило автоматизации; ходить за ставкой в чужую карточку правило тоже умеет — именно потому, что установлен этот модуль, — а если карточки у человека нет, журнал правил напишет об этом прямым текстом («у сотрудника из поля „Ответственный“ нет карточки: заведите её в разделе „Сотрудники“») и не предложит подменить человека. Как собирается правило — в статье «Правила автоматизации».

Что ещё полезно знать

• Учёта часов и смен нет. Оклад делится по календарным дням периода, а не по отработанным сменам: система не знает ни графика, ни отпуска, ни больничного. Закрыли месяц двумя половинами — вместе они дадут ровно один оклад, а не два, но отсутствие человека придётся провести записью вида «Удержание».
• Групповое занятие идёт в фикс только с ответственным. Фикс считает записи, у которых заполнен ответственный-участник пространства. У занятия такое поле теперь есть, и заполняется оно само по связи «Календарь» — на всех трёх путях: форма раздела, правка карточки и кнопка «Поставить такое же». А вот занятие без ответственного в фикс не идёт: так бывает, когда у тренера нет карточки сотрудника или она не связана с его календарём. Проверить просто — откройте карточку занятия и посмотрите, стоит ли в «Ответственном» человек.
• Касса занятия попадает в ведомость только у тех, кто заводит платежи прямо на занятия. Деньги расчёт считает по ЦЕЛИ платежа — по ответственному той карточки, к которой платёж привязан. Если оплаты вы заводите на заказ или сделку, поле «Ответственный» у занятия на кассу не влияет; на фикс за проведённое занятие — влияет.
• Тренеру приходит уведомление на КАЖДОЕ назначение. Поставили десять занятий с Иваном — Иван получит десять строк в колокольчике. Если это лишнее, он снимает галочки у темы «Назначили на меня» сам: «Настройки» → «Уведомления» → блок «Какие события присылать» («Уведомления»). Настройка личная — её меняет себе он, а не вы. Ещё четыре мелочи, о которых честнее сказать сразу: себе самому уведомление не приходит (владелец-тренер, ставящий занятие себе, не получит ничего); правка других полей занятия не уведомляет повторно — колокольчик один, на первое назначение; тумблеры «уведомлять о записях» в настройках онлайн-записи эти строки НЕ гасят (гасит только тема выше); и текст строки платформенный — «Вам назначена запись», хотя назначено занятие.
• Правка ставки прошлое не пересчитывает. Это сделано намеренно: иначе исправление опечатки в проценте молча переписало бы уже выданные ведомости.
• «Один логин — одна карточка» — и при одновременном сохранении тоже. Если вы и коллега завели одного и того же человека буквально в одну секунду, карточка всё равно получится одна: чья-то форма покажет «За этой учётной записью уже закреплена карточка сотрудника — откройте её вместо новой». Раньше в этом редком случае могли появиться две карточки на один логин.
• Карточка без учётной записи — законный случай. Подрядчику, который в CRM не заходит, платить можно: просто расчёт «по его кассе» для него не работает — работа и деньги привязываются как раз к логину.
• Раздел — обычные записи. Список, фильтры, карточка, импорт, история правок. Поля можно добавить свои в конструкторе: должность, телефон, дата приёма.