Выплаты сотрудникам: начисления, премии, удержания и авансы

«Ване я аванс давал?» — вопрос, который в маленькой компании звучит каждый месяц. Начисления считает один файл, авансы записаны в блокноте, премия обсуждалась голосом, а удержание за брак вообще нигде не зафиксировано, потому что «и так все помнят».

Модуль «Выплаты сотрудникам» превращает эти разные разговоры в один раздел с однотипными записями: у каждой выплаты есть человек, сумма, период, вид и статус.

Сразу честно: сумму «на руки» вы получаете готовой, но она не вычитает уже выплаченное. Закрытие периода читает премии, удержания и авансы, складывает их с начислением по каждому человеку и печатает результат отдельной колонкой в ведомости экрана «Зарплата». А вот то, что за этот период человеку уже перевели, из неё не вычитается — так задумано, и об этом экран предупреждает словами. Что уже работает — по шагам, чего ещё нет — списком в конце.

Шаг 1. Находим модуль

«Настройки» → «Конструктор» → вкладка «Модули», карточка «Выплаты сотрудникам».

Модуль опирается на «Сотрудники и ставки»: выплата обязательно ссылается на карточку человека, и без неё ей некому принадлежать. Если тот модуль ещё не включён, карточка так и скажет — включите его первым. Это не ошибка, а порядок.

Шаг 2. Включаем

Нажмите «Включить». Как и «Сотрудники», модуль ни к чему не цепляется — он заводит собственный раздел, и диалог пишет это прямо.

После включения в меню встаёт раздел «Выплаты». Он открывается пустым: примеров премий и удержаний модуль не приносит — пустой список честнее демонстрационного.

Шаг 3. Заводим выплату

Форма одна на все случаи:

1. Основание — за что платим. Обязательно и намеренно: именно эту строку человек читает, когда спрашивает «а за что». «Премия за отзывы» объясняет сумму, «Выплата №17» не объясняет ничего.
2. Сотрудник — кому платим. Обязательно: выплата без человека не попадёт ни в одну ведомость.
3. Сумма — всегда положительная, направление задаёт вид (об этом ниже).
4. Период с и Период по — по этим датам выплата попадает в ведомость за месяц. У премии, удержания или аванса обе даты совпадают: это событие одного дня.
5. Вид и Статус — см. следующие шаги.
6. Комментарий — необязательная строка: подробности, которые не влезли в основание.

Отдельной сущности «расчётный месяц» в системе нет намеренно: захотели считать по неделям, по сменам или по нестандартному отрезку — просто ставите другие даты, ничего не перенастраивая.

Шаг 4. Пять видов

Видов пять: Начисление, Премия, Удержание, Аванс и Аренда — встречное начисление, когда платит не пространство человеку, а человек пространству за рабочее место (кресло в барбершопе, кабинет в клинике-коворкинге, зал под свои группы). Каждый красится своим цветом, поэтому список читается взглядом, а не построчно.

Соглашение простое: начисление и премия — то, что человеку причитается; удержание и аванс — то, что уже ушло или вычитается. Но вид ничего не складывает и не вычитает сам — он размечает запись для вас и для ваших отчётов.

Отдельно стоит Начисление: это тот вид, который заводит расчёт периода. Остальные три заводит человек — премию и удержание вы решаете сами, а аванс просто фиксируете в день выдачи.

Шаг 5. Доска: кому ещё не заплатили

У статуса два значения. «Начислено» — сумма посчитана, но деньги ещё не у человека. «Выплачено» — деньги ушли.

Раздел приносит с собой доску по статусу: два столбца, карточки перетаскиваются. Первым открывается обычный список — доска включается переключателем видов, когда она нужнее таблицы. Отдали деньги — перетащили карточку вправо, и вопрос «кому мы ещё должны» отвечается взглядом на левый столбец.

Шаг 6. Карточка выплаты

Открытая выплата отвечает на все вопросы разом: за что, кому, сколько, за какой период, каким видом и в каком состоянии. Внизу — история правок: кто и когда менял запись.

История по человеку собирается фильтром по полю «Сотрудник» в списке «Выплаты» — там же добавляются период и вид. Отдельного списка выплат в карточке сотрудника нет: карточка отвечает за условия оплаты, раздел «Выплаты» — за деньги.

Что ещё полезно знать

• Знак задаёт ВИД записи, а не минус в сумме. Все пять видов хранятся положительными числами: премия прибавляется, удержание, аванс и аренда вычитаются, начисление — основа. Расчёт периода делает эту арифметику по каждому человеку и печатает результат колонкой «На руки» в ведомости экрана «Зарплата» — там же стоят и три слагаемых («Премии», «Удержания», «Авансы»), и все четыре колонки уезжают в выгрузку CSV.
• «К выплате» в журнале — не то же самое, что «На руки». Остаток по периоду, который показывает журнал экрана «Зарплата», это «начислено минус выплачено»; премии, удержания и авансы в него не входят. И само «На руки» тоже не вычитает уже выплаченное за период — выплаченные строки пересчёт не трогает никогда, они показаны своей колонкой.
• Записи «Начисление» заводит экран «Зарплата» — пункт в левом меню кабинета: выбрали период, прочитали ведомость, нажали «Закрыть период». Считает он все четыре условия карточки сразу — оклад за период, фикс за каждую выполненную работу и процент от кассы сверх порога, — и складывает их в ОДНУ запись на человека; из чего собралась сумма, написано словами в её основании. Подробно — в статье «Зарплата», про сами ставки — «Сотрудники и ставки».
• Выплаченное не переписывается никогда. Это правило заложено в расчёт: пересчёт периода трогает только строки со статусом «Начислено». Если по июлю человеку уже заплатили, а потом пришёл запоздалый платёж, система не станет тихо менять историю — разницу вы проведёте отдельной записью. Автоматика не может знать, доплата это или деньги, отданные наличными мимо системы.
• Выплата не знает, из каких денег она собралась. Ссылок на конкретные заказы или платежи у неё нет — происхождение суммы объясняет текст основания, и поэтому его стоит писать по-человечески.
• Раздел закрыт от рядовых сотрудников с первой минуты: «Выплаты» видят только владелец и администраторы. Нужен доступ бухгалтеру — заведите роль в «Настройки» → «Команда» → «Роли».
• Записи-примеры модуль не приносит — раздел открывается пустым.
• Раздел — обычные записи. Список, фильтры, доска, импорт из таблицы, история правок. Не хватает своего поля (способ выдачи, номер ведомости) — добавьте его в конструкторе.