Дашборды и отчёты: цифры бизнеса без выгрузки в Excel

Обычный способ узнать, как идут дела, выглядит так: выгрузить в Excel, свести руками, к среде получить цифры за прошлую неделю. К моменту, когда картина готова, она уже не про сейчас.

Дашборд решает ровно это: цифры считаются из ваших живых данных в момент открытия. Не «отчётность», а приборная панель — посмотреть за десять секунд между двумя заказами.

Что можно увидеть

• Сколько — число записей: заказов в работе, новых заявок, просроченных задач.
• На сколько — суммы: выручка за месяц, средний чек, остаток к оплате.
• Как менялось — динамика по неделям и месяцам.
• Доля — отношение одного к другому: сколько заявок дошло до оплаты, какая часть заказов просрочена.
• Было и стало — рядом с числом стрелка и разница с прошлым таким же периодом, у графика — второй ряд столбиков.
• Отношение двух периодов — «этот месяц ÷ прошлый» одной дробью, если нужно не «на сколько выросло», а «во сколько раз».
• Воронка — этапы сверху вниз с процентом перехода между ними.
• Сводная таблица — одна метрика в разрезе сразу двух полей: «мастер × месяц».
• Первые N значений — только лидеры на графике, остальное — одной строкой «Остальное».

Каждая плитка — это ваш раздел с вашими фильтрами: «заказы мастера Ивана в статусе „Готов“ за этот месяц» считается так же просто, как «все заказы».

Как это выглядит

  Сводка · Этот месяц ▾                     Только мои ☐
  ┌───────────────┬───────────────┬───────────────┐
  │ Заказов       │ Выручка       │ Средний чек   │
  │      47       │  863 200 ₽    │   18 366 ₽    │
  │  +12 за неделю│               │               │
  ├───────────────┴───────────────┴───────────────┤
  │ Заявки → оплата            68%                │
  │ ████████████████░░░░░░░                       │
  └───────────────────────────────────────────────┘

Период переключается за кнопкой «Фильтры» над доской: «этот месяц», «прошлая неделя», «квартал» — доска пересчитывается целиком. Пока фильтры не нужны, полосы контролов над плитками нет, и графики занимают весь экран; сколько условий отобрано, показывает число на самой кнопке. Галочка «только мои» показывает то же самое по вашим записям — полезно мастеру и менеджеру, у которых свой план.

Собирается плитка тремя вопросами: что за плитка, что считаем и по какому полю. Всё остальное — свой период, свои фильтры, знаменатель доли — свёрнуто под «Дополнительно» и нужно не всегда; если там что-то настроено, кнопка показывает число, чтобы настройка не работала втихую.

У плитки со своим периодом два условия срока действуют одновременно: период доски и период плитки складываются по «И», и побеждает более узкий — «этот месяц» на доске и «сегодня» у плитки дадут сегодня. Такая плитка помечена значком «Свой период» прямо на доске, чтобы её цифра не расходилась с переключателем молча. У доли значок показывает оба её срока сразу — «Этот месяц ÷ Прошлый месяц»: сравнение с прошлым периодом видно с доски, а не только из настройки.

Воронка продаж

Первый из двух видов плитки, ради которых обычно и открывают Excel; второй — сводная таблица, о ней следующий раздел.

Воронка показывает этапы сверху вниз: сколько записей дошло до каждого, какая это доля от предыдущего этапа и какая — от первого. Порядок этапов берётся тот же, в каком стоят колонки на доске задач, а не алфавитный, поэтому воронка читается сверху вниз так, как идёт работа. Этап, на котором сейчас никого нет, остаётся в воронке нулевой строкой: выбрось его — и процент рядом со следующим этапом посчитался бы от чужого числа. Если в воронке вообще нет записей, плитка честно говорит «нет данных», а не рисует каркас из прочерков.

Воронка считает количество или сумму. Средний чек, минимум и максимум она не берёт, и в списке графиков так и написано: доля от среднего конверсией не является — это число, похожее на неё и не равное ей никогда.

Сводная таблица по двум полям

Сводная таблица отвечает на вопрос, который одной плиткой не закрыть: «сколько сделал каждый мастер в каждом месяце». Выбираются два поля — одно даёт строки, второе колонки, — и в каждой ячейке стоит выбранная метрика по этой паре.

  Выручка · Мастер × Месяц
  ┌──────────────┬──────────┬──────────┬──────────┬─────────┐
  │ Мастер       │  Июнь    │  Июль    │  Август  │  Итого  │
  ├──────────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────┤
  │ Иван         │ 210 400 ₽│ 264 000 ₽│ 118 900 ₽│ 593 300 ₽│
  │ Ольга        │ 154 000 ₽│     —    │ 201 300 ₽│ 355 300 ₽│
  │ Не заполнено │   8 000 ₽│  12 500 ₽│      0 ₽ │  20 500 ₽│
  ├──────────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────┤
  │ Итого        │ 372 400 ₽│ 276 500 ₽│ 320 200 ₽│ 969 100 ₽│
  └──────────────┴──────────┴──────────┴──────────┴─────────┘

Что в этой таблице обещано честно:

• прочерк — это не ноль. Пустая ячейка означает, что записей с таким сочетанием нет вовсе; ноль означает, что записи есть, а сумма по ним нулевая.
• строка «Не заполнено» никуда не девается. Записи, у которых поле не проставлено, остаются в таблице отдельной строкой (и колонкой) — иначе сумма таблицы молча разошлась бы с суммой раздела.
• итоги появляются только у «Количества» и «Суммы». Сумма средних чеков — величина, которой не существует, и подписывать её словом «Итого» мы не станем.
• очень большая таблица показывается не целиком и говорит об этом прямо под собой. Потолок — пятьсот ячеек (это, например, 20 мастеров × 25 месяцев); дальше сузьте период или возьмите поле с меньшим числом значений.

Оба вида собираются там же, где остальные плитки: в настройке доски выбирается тип «Воронка» или «Сводная таблица». Для сводной нужны два поля с включённой «Сортировкой и сводками» — одно под строки, второе под колонки; пока такого поля одно, пункт в списке виден, но выключен и объясняет почему.

Первые N значений и «Остальное»

График по полю, у которого много разных значений, читать нельзя: триста клиентов дают триста столбиков шириной в пиксель. Поэтому у столбиков и круга есть настройка «Показывать значения» — первые 5, 10 или 20. Всё, что не поместилось, сворачивается в один столбец «Остальное», и рядом с ним стоит число: сколько значений в нём собрано.

  Выручка по клиентам · Первые 5
  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐
  │ Иванов И.       ████████████████████████  412 000 ₽  │
  │ ООО «Ромашка»   ███████████████████       331 500 ₽  │
  │ Петрова А.      ██████████████            248 900 ₽  │
  │ Сергеев В.      ██████████                179 300 ₽  │
  │ ООО «Восход»    ████████                  142 700 ₽  │
  │ Остальное (37)  █████████████████         296 400 ₽  │
  └──────────────────────────────────────────────────────┘

Что здесь обещано честно:

• порядок — по метрике, от большего к меньшему. Это и есть смысл настройки: не «первые по алфавиту», а первые по деньгам (или по количеству — смотря что вы считаете).
• «Остальное» посчитано по самим записям, а не сложением показанных столбиков. Для суммы и количества это одно и то же, а для среднего — нет: среднее средних дало бы группе из одной записи тот же вес, что группе из тысячи. Мы считаем по записям.
• число в подписи — это количество свёрнутых значений, а не записей: «Остальное (37)» значит, что за столбиком стоят 37 клиентов.
• клик по «Остальному» не проваливается в список. Открыть «все записи, кроме этих пяти» одним фильтром нельзя, а показать вместо этого пустой экран было бы враньём. По названным столбикам провалиться можно, как и раньше.
• настройка не прячется. Пока она включена, свёрнутый блок «Дополнительно» показывает это числом: график, у которого молча пропали двести значений, выглядел бы как поломка данных.

Отбор не предлагается там, где он означал бы не то, что написано: у графика по периодам (он показывает время подряд, а отбор вырезал бы середину года), у воронки (она читает этапы по порядку, а не по величине) и у сводной таблицы (у неё две оси, и непонятно, какую урезать). В этих случаях настройки на экране просто нет.

Сравнение с прошлым периодом

Число само по себе ничего не говорит: «выручка 412 000 ₽» — это много или мало? Ответ появляется только рядом с прошлым таким же периодом. Поставьте у плитки период («Этот месяц») и включите галочку «Сравнить с прошлым периодом» — под числом встанет стрелка и разница.

  ┌─────────────────────────────┐   ┌───────────────────────────────────────┐
  │ ВЫРУЧКА ЗА МЕСЯЦ            │   │ Заказы по мастерам                    │
  │                             │   │        ▉ сейчас   ▨ прошлый период    │
  │        412 000 ₽            │   │  Иванов   ▉▉▉▉▉▉▉▉ 24                 │
  │  ↑ 18,4 % · было 348 200 ₽  │   │           ▨▨▨▨▨▨ 18                   │
  └─────────────────────────────┘   │  Петров   ▉▉▉▉▉ 15                    │
                                    │           ▨▨▨▨▨▨▨▨ 22                 │
                                    └───────────────────────────────────────┘

Что здесь обещано честно:

• неполный период сравнивается с ТАКИМ ЖЕ отрезком. Сегодня 15 августа — плитка сравнивает 1–15 августа с 1–15 июля, а не с целым июлем. Иначе каждый месяц начинался бы с «−97 %»: за первым числом стоит один день, а за прошлым месяцем — тридцать, и такое сравнение показывало бы обвал, которого нет. «Последние 7 дней» сравниваются с семью днями перед ними, «прошлый месяц» — с позапрошлым.
• прошлое число написано рядом, а не спрятано в подсказке: «+400 %» от двух записей и от двух тысяч читаются одинаково, а значат разное.
• стрелка не красится в зелёный и красный. Рост выручки — хорошая новость, рост просроченных задач и отказов — плохая, а поле в вашем разделе платформа не оценивает. Направление она показывает, суждение оставляет вам.
• роста «из нуля» в процентах не бывает. Если в прошлом периоде было ноль, плитка так и пишет — «↑ с нуля»: делить на ноль нельзя, а «+100 %» было бы выдуманным числом.
• у графика мастер, у которого в этом месяце пусто, остаётся на экране нулевым столбиком. Иначе он просто исчез бы, и это читалось бы как «такого мастера не было», а не «он ничего не сделал».

Сравнение предлагается там, где второму ряду есть где встать: у плиток с числом, у доли и у столбиков. У графика по периодам его нет — время у него уже нарисовано осью, и прошлые месяцы он покажет сам, если расширить период; у круга, воронки и сводной таблицы — тоже нет: два круга не накладываются друг на друга, у воронки каждый этап уже несёт два процента, а у сводной две оси. Вместе с отбором «первые N» сравнение не работает: в прошлом периоде первые места занимают другие значения, и пары «столбик сейчас — столбик тогда» просто не существует.

Считается на месте, а не «ночным отчётом»

Цифры не копятся в отдельном хранилище и не пересчитываются раз в сутки: доска спрашивает данные напрямую и получает ответ одним запросом, даже если плиток дюжина. Поэтому у вас не бывает рассинхрона «в отчёте одно, в списке другое» — это одни и те же записи.

Отсюда же практическое следствие: изменили заказ — обновили доску и увидели новую цифру. Не завтра.

Как показать доску тому, у кого нет доступа

Три способа, и они не заменяют друг друга.

Файлом. Кнопка «Выгрузить» над доской отдаёт её в трёх видах: таблицей CSV (плитка · разрез · значение — чтобы сложить в своей таблице), картинкой PNG и файлом PDF одной страницей. Во всех трёх — ровно то, что в этот момент на экране: те же фильтры, тот же период, те же числа. Картинка и PDF перерисовываются нашим рисовальщиком из уже посчитанной доски — это не снимок экрана, поэтому шрифт и оттенки могут отличаться, а заголовки плиток, их порядок, значения и состояния («нет данных», «ошибка») — те же.

Ссылкой. «Выгрузить → Ссылка для просмотра» выдаёт адрес, по которому доску увидит любой, кому вы его отправите, — без входа и без пароля. Цифры по ссылке живые: они пересчитываются при каждом открытии. Набор плиток — тот, что вы опубликовали: поменяли доску — нажмите «Обновить ссылку», и она покажет новую раскладку (адрес при этом сменится, старый перестанет работать). Ссылку видно в том же диалоге: когда выдана и сколько раз её открывали — причём счётчик считает людей, а не пересылки: мессенджер, разворачивающий адрес в карточку, ходит по ссылке сам, и такие визиты в счёт не идут. «Отозвать» закрывает доступ немедленно — следующий, кто откроет прежний адрес, увидит «ссылка недействительна».

Письмом по расписанию. «Выгрузить → Присылать на почту» — и сводка уходит сама: каждый день, по будням, раз в неделю (по понедельникам) или раз в месяц (первого числа), в назначенное вами время. Получателей до десяти, учётная запись им не нужна. В письме — заголовки плиток и их значения на момент отправки; картинки доски в письме нет, и ссылки «открыть доску» тоже: адрес публичной ссылки мы не храним (в базе только его отпечаток), а вход в кабинет получателю без учётной записи бесполезен. Выключить рассылку можно в том же окне — сам получатель отписаться не может, и письмо честно говорит ему, к кому обратиться.

Печатью. PDF — обычный одностраничный документ размером ровно в доску: его можно распечатать или приложить к письму.

Кому это нужно в первую очередь

Владельцу — понять за десять секунд, идёт ли месяц по плану. Мастеру или менеджеру — свои цифры без похода к руководителю. Сервису с несколькими направлениями — сравнить их между собой, не собирая таблицу.

Готовая сводка ниши и то, что на ней надо прочитать внимательно

Доску не приходится собирать с нуля: сборка под нишу кладёт свою, уже настроенную. И у каждой есть место, где цифра значит не совсем то, что кажется, — это разобрано прямо на отраслевых страницах.

У магазина в «Сводке по заказам» стоит плитка «Выручка по источникам»: столбики по каналам, и складываются там рубли, а не заказы — двадцать заказов по 900 ₽ и три по 20 000 ₽ по числу заказов выглядят ровно наоборот. У грузоперевозок плитка «получено денег» считает по галочке «Оплачено», а не по стадии: назовёте стадию «Оплачена» словом «Закрыта» — сводка не шелохнётся.

У клиники плитка «Выручка» суммирует все приёмы раздела, включая отменённые, и фильтр «Статус ≠ Отменён» ставите вы — где-то отмена за сутки оплачивается наполовину, и решать это за клинику мы не стали. У агентства недвижимости плитка «Сумма сделок» складывает подряд все сделки — 43 465 000 ₽, из которых 65 000 составляет месячная аренда студии: число арифметически верное и по смыслу бессмысленное, а разводится оно отдельным разделом под аренду.

У B2B-услуг «Сводка по сделкам» показывает суммы по стадиям, а взвешенного прогноза по полю «Вероятность, %» не считает: 450 000 × 60 % платформа не умножит, суммы складываются как есть. А у локальной доставки под возвраты отведена своя плитка рядом с доставленными: отменённый заказ не стоил ничего, а вернувшийся проехал город целиком.

Сколько стоит

Бесплатно, включая построение своих досок. Мы не относим аналитику к «продвинутым возможностям за доплату»: считать собственные деньги — не привилегия тарифа.

Честные ограничения

• Считать можно не по любому полю. Суммы и разрезы строятся по полям с включённым переключателем «Сортировка и сводки» — под них платформа держит индекс. Включается он в конструкторе в один клик и в любой момент, но пока не включён, поле в настройке доски не предлагается.
• Ссылка показывает ОПУБЛИКОВАННУЮ раскладку, а не ту, что у вас на экране прямо сейчас. Фильтры, которые вы крутите в баре над доской, живут в вашей сессии и в ссылку не попадают: по ссылке видно то, что было в доске в момент публикации, — с её сохранёнными фильтрами и периодом. Поменяли доску — «Обновить ссылку». Сделано так намеренно: иначе в уже отданную наружу ссылку можно было бы дописать плитку раздела, который вы не собирались показывать.
• Ссылку выдаёт только тот, кто видит в разделах доски все записи. Если ваша роль показывает вам «только свои», кнопка ответит отказом: по ссылке ушла бы часть цифр под видом целого.
• Адрес ссылки показывается один раз. В базе хранится только его отпечаток — восстановить адрес нельзя, можно выпустить новый (прежний перестанет работать).
• На доске до дюжины плиток — это приборная панель, а не BI-отчёт на сто показателей.
• Картинка и PDF — не снимок экрана. Доска перерисовывается из тех же чисел нашим рисовальщиком, поэтому шрифт и оттенки отличаются от экранных; в графике показываются первые двенадцать значений разреза, и если их было больше, файл говорит это словами. В CSV, как и раньше, едут значения плиток и количество применённых фильтров — сам их список в файл не пишется.
• В письме — числа, а не доска. Рассылка отдаёт заголовки плиток и их значения; график показывается первыми пятью разрезами и говорит числом, сколько значений не поместилось. Плитка, настроенная на «первые N значений», и в письме, и по ссылке остаётся именно топом: названы лидеры, а хвост идёт отдельной строкой «Остальное» — со своим числом свёрнутых значений и своей суммой. Доли идут как «7 из 20», а не процентом: проценты и валюту одевает кабинет, и второй такой «одеватель» в письме однажды округлил бы ту же цифру иначе.
• Расписание считается от одной конвенции. «Раз в неделю» значит понедельник, «раз в месяц» — первое число: те же правила, по которым работают автоматизации по расписанию. Окно настройки называет это словами и показывает момент следующей отправки.
• В письме сравнение считается, на доске по ссылке — пока нет. Письмо печатает вторую строку «было …» (у доли — обе цифры: «было 5 из 25»); стрелки и процента в нём нет по той же причине, по которой нет процента у доли — их считает и одевает экран, а в письме это была бы величина без легенды. Плитка на странице по ссылке показывает пока одно число. В кабинете сравнение работает как обычно.
• Периоды считаются по московскому времени независимо от вашего часового пояса.

Что дальше

Если нужны не сводные цифры, а разбор конкретных записей — это таблица с фильтрами: там выгружаются сами записи, здесь — их сводка.