CRM для агентства недвижимости: один объект — несколько сделок, показы в воронке и подборка фильтрами

Двушку на Ленинском за неделю показали троим. Первый думает, второй торгуется, третий внёс аванс — квартиру пора снимать с показов. На следующее утро звонит четвёртый, которому её обещали в понедельник, и разговор начинается со слов «мне сказали, она свободна».

Пока квартира живёт только внутри сделок, её нет как вещи. Есть три сделки, и в каждой адрес набран руками: в одной «Ленинский пр-т, 45», в другой «Ленинский 45», в третьей площадь 58,5 вместо 58,4, потому что печатали по памяти. Свести их обратно в один объект может только человек, который помнит все три.

Обратная задача выглядит так же плохо. Клиент просит двушку от 55 метров до 20 миллионов, ближе к центру. Ответ на это лежит в голове агента и в чужой ленте объявлений. Система, куда агентство второй год складывает свои же объекты, в подборе не участвует вовсе.

В сборке «Недвижимость» объект — отдельная запись со своим адресом, площадью и ценой, а сделка на него ссылается полем. Дальше всё, что описано ниже, вытекает из этой одной развилки.

<!-- КАДР: cover.png — раздел «Объекты» таблицей: три строки (2-к квартира на Ленинском · Студия у метро Сокол · Дом в Малаховке), колонки «Название», «Адрес», «Площадь, м²», «Цена, ₽», «Тип сделки»; ярлыки «Продажа» и «Аренда» разного цвета, сортировка по цене сверху вниз. Подпись: «Аренда за 65 000 в месяц и продажа за 24,9 миллиона стоят в одном списке: тип у каждой строки написан ярлыком своего цвета» -->

Объект заводится один раз

Раздел «Объекты» несёт пять полей: «Название», «Адрес», «Площадь, м²», «Цена, ₽» и «Тип сделки» со значениями «Продажа» и «Аренда». Раздел «Сделки» — восемь: «Название», «Сумма», «Стадия», «Вероятность, %», «Объект», «Клиент», «Срок» и «Ответственный». Поля «Объект» и «Клиент» — ссылки: в них выбирают готовую запись из списка, печатать туда нечего.

Из этого следует главное свойство сборки. Одна квартира держит столько сделок, сколько людей её смотрят, и все они видны в её карточке — блок «Связанные записи» под полями показывает список сделок по этому объекту, с суммами и стадиями. Открыли квартиру перед звонком — видите, кому она уже обещана.

Ходить по связи можно в обе стороны: из сделки нажатием на поле «Объект» попадаете в карточку квартиры, из карточки квартиры — обратно в любую из её сделок.

<!-- КАДР: 02-obekt-i-sdelki.png — карточка объекта «2-к квартира на Ленинском»: сверху секция «Объект» с адресом, площадью 58,4 и ценой 18 500 000, ниже блок «Связанные записи» со списком сделок по этой квартире, у каждой видны сумма и стадия. Подпись: «Кому квартира уже обещана, видно в её собственной карточке: список сделок по объекту, у каждой сумма и стадия» -->

Второе следствие — в цене. Она стоит у объекта, поэтому переоценка правится в одном месте: снизили дом в Малаховке с 24 900 000 до 23 500 000 — новую цифру видят все, кто откроет объект. Сумма сделки при этом остаётся своей и отдельной, и это сделано намеренно: сделка идёт по той цене, о которой договорились с конкретным покупателем, пока прайсовая цена объекта живёт своей жизнью. Автоматически из объекта она не подставляется — в сделке «Сумма» заполняют руками.

Показ, бронь и что между ними

Стадий пять: «Новая», «Показ», «Переговоры», «Бронь», «Закрыта». Две из них ставят эту воронку отдельно от любой продажной.

«Показ» — событие с датой, местом и ключами, через которое проходит вся работа агентства. «Бронь» — момент, когда объект получил аванс и с показов снимается, но денег ещё нет и сделка может рассыпаться. В воронке вида «Лид → Квалификация → КП → Выиграно» обе эти стадии приходится изображать примечаниями.

Сделки двигаются по стадиям на доске «Воронка сделок»: колонка = стадия, карточка = сделка, перетащили — стадия сменилась, сохранять ничего не нужно. На карточке видны «Сумма», «Объект» и «Срок». Счётчик в шапке колонки считает все записи стадии, включая те, что ещё не подгрузились на экран.

<!-- КАДР: 03-voronka.png — доска «Воронка сделок»: пять колонок «Новая», «Показ», «Переговоры», «Бронь», «Закрыта» со счётчиками; карточка «Продажа 2-к на Ленинском» в момент перетаскивания из «Показа» в «Переговоры», на карточке сумма 18 500 000 и название объекта. Подпись: «Стадия меняется перетаскиванием, а переход остаётся в истории записи — видно, сколько сделка простояла на показах» -->

Стадии — не наши. Вопрос «Какие стадии в вашей воронке?» задаётся прямо при сборке, и список правится там же: агентство новостроек добавит «Одобрение ипотеки», аренда обойдётся тремя стадиями. Порядок колонок задаёте вы, и в том же порядке стадии потом встают в отчётах.

Сколько людей доходит от показа до брони, считает график вида «Воронка» на сводке: в форме виджета сперва «Вид виджета» — «График», следом «Тип графика» — «Воронка». Справа у каждой стадии стоит число записей и доля от первой стадии, между строками — доля от предыдущей. Пустая стадия остаётся в воронке нулевой строкой: выброси её, и процент у следующей посчитался бы от чужого числа. К сводке этот график добавляют сами; в готовой лежат три других, о них ниже.

Аренда и продажа в одном списке

Агентство обычно ведёт и то и другое, и ведёт двумя таблицами, потому что смешивать 24 900 000 ₽ за дом и 65 000 ₽ в месяц за студию страшно.

Здесь они лежат в одном разделе с полем «Тип сделки», у которого два значения красятся разными цветами. Список «Объекты» отсортирован по цене сверху вниз, и аренда честно оседает в самом низу — там же, где ей и место при взгляде на продажи. Нужен только один тип — галочка в фильтре, и раздел показывает своё.

Смешение всё-таки вылезает в одном месте, и лучше знать где. Плитка «Сумма сделок» на готовой сводке складывает суммы всех сделок подряд: на стартовых данных это 43 465 000 ₽, из которых 65 000 — месячная аренда студии. Число арифметически верное и по смыслу бессмысленное.

Развести его прямо на плитке нечем, и причин две. «Сумма сделок» собрана видом виджета «KPI-плитка» — один общий итог, настройки «Разрез» у него в форме нет вовсе, она появляется только у «Графика». И даже у графика разрез выбирает поля того раздела, на котором стоит сводка: у «Сделок» в этом списке «Название», «Сумма», «Стадия» и «Срок». «Тип сделки» лежит у объекта, и дотянуться до него через ссылку «Объект» разрез не умеет.

Рабочий выход — вынести аренду отдельным разделом: кнопка «Раздел» в конструкторе, дальше у неё своя таблица, своя воронка и своя сводка, и складывать месячные платежи с ценами продажи станет нечему.

Половинчатый вариант, если второй раздел заводить не хочется: собрать сводку на «Объектах» и поставить график с разрезом по «Типу сделки». Столбики разойдутся, но считать они будут цены объектов из прайса — суммы сделок в этот разрез не попадают никак.

Подборка под клиента — это фильтры

Клиент просит двушку от 55 метров до 20 миллионов. У полей «Площадь, м²» и «Цена, ₽» фильтр выглядит как пара «от» и «до», у «Типа сделки» — набор галочек, у «Названия» — поиск по части строки. Условия действуют вместе, список сужается по мере набора, подтверждать нечего.

Три вещи, которые превращают это из фильтра в рабочую подборку:

• отбор уезжает в адрес страницы, поэтому ссылку на срез можно переслать коллеге или положить в закладки, и у него откроется ровно то же самое;
• рядом с кнопкой «Фильтры» остаются метки условий, у каждой свой крестик: снять одно условие, не трогая остальные. Метка складывается из названия поля и значения ровно в том виде, в каком его набрали: «Тип сделки: Продажа», «Цена, ₽: 12000000–20000000». Разрядов и сокращения до миллионов в ней нет;
• кнопка «Экспорт» выгружает CSV с учётом включённых фильтров: в файле окажутся ровно те записи, что остались на экране. Дальше это открывается Excel и уходит клиенту письмом — но перед отправкой файл придётся почистить, и почему, разобрано в ограничениях.

<!-- КАДР: 04-podborka.png — раздел «Объекты» с раскрытой полосой фильтров: «Площадь, м²» от 55, «Цена, ₽» до 20 000 000, «Тип сделки» — галочка «Продажа»; список сузился до двух строк, рядом с кнопкой «Фильтры» стоят метки отобранного. Подпись: «Ссылка на этот срез работает у коллеги так же, как у вас: что написано в адресе, то и показывается» -->

Отбор запоминается по каждому разделу отдельно: ушли в карточку и вернулись — фильтры на месте. Присланная ссылка при этом всегда сильнее памяти, поэтому чужой срез открывается таким, каким его прислали.

Задачи, которые тянутся за сделкой

Между двумя соседними стадиями у сделки набирается десяток мелких обещаний со сроками: организовать показ, взять справку, заказать оценку, внести задаток, подписать акт, передать ключи. Цепочка длинная и рвётся в любом звене: не заказали оценку — не вышли на сделку, и вся неделя показов встала.

У задачи есть «Срок», галочка «Сделано», «Заметка», «Ответственный» и поле «Сделка» — ссылка на ту сделку, за которую задача цепляется. В стартовых данных лежат две: «Организовать показ объекта» и «Подготовить договор аренды», вторая уже отмечена сделанной.

Смотреть на них можно тремя способами, и все три уже собраны:

Про «Мои задачи» стоит сказать точно, потому что название обещает больше, чем даёт. Это таблица, отсортированная по сроку вверх, с двумя полями в фильтр-баре: «Ответственный» и переключатель «Сделано» из двух кнопок, «Да» и «Нет». Личный список получается одним нажатием — у фильтра ответственного стоит тумблер «Мои», подставляющий вас; при открытии же в виде лежат задачи всех агентов. Экран для начала утра из него выходит, но первое нажатие на нём сделать придётся.

Задачи, у которых срок не проставлен, в календарь не попадают вовсе: класть их «на сегодня» значило бы выдумать за вас дату.

Объекты на карте

«Ближе к центру» и «до двадцати минут от метро» фильтром не выражаются, поэтому карта агентству нужна отдельно от списка. Она есть, но приезжает не со сборкой — заводится руками, двумя шагами.

Первый: «Настройки» → «Конструктор» → раздел «Объекты» → кнопка «Поле», тип «Точка на карте». Второй: там же секция «Виды» → кнопка «Вид» → тип «Карта». Без поля-точки вид не сохранится, и диалог скажет, какого поля не хватает.

Дальше в карточке объекта у нового поля появляется маленькая карта: точка ставится нажатием, координаты подставляются сами. Можно и вписать «Широту» и «Долготу» числами — широта первая, и поля подписаны словами именно потому, что их путают чаще всего.

У вида «Карта» шесть настроек, из которых для агентства работают три: «Подпись маркера» (печатать у булавки цену или название), «Цвет маркера по полю» (продажа одним цветом, аренда другим) и «Собирать близкие точки в группы» — иначе на карте центра города вы увидите кучу перекрытых булавок вместо восьми объектов.

Одну границу лучше назвать прямо здесь: адрес в точку не превращается сам. Поле «Точка на карте» хранит две координаты и умеет одно — показывать запись на местности; текстовый «Адрес» живёт рядом обычным полем, чтобы по нему работали поиск и фильтры. Подсказка адреса при вводе по умолчанию выключена, и включается она на нашей стороне: выключатель у неё платформенный, того же класса, что адрес базы данных, и тенантского поля «свой геокодер» в кабинете не появится. Поиска «рядом с этой точкой» нет вовсе.

Что сборка спрашивает и чего не ставит

Вопросов ровно два — короче анкеты в продукте нет; столько же спрашивают у грузоперевозок и у универсальной сборки. Первый — «Что вы в основном ведёте?»: ответ «Заявки» вместо «Сделок» переименовывает раздел, все его виды и карточку разом. Второй — «Какие стадии в вашей воронке?» с уже заполненными пятью стадиями, которые правятся на месте.

Дальше кабинет открывается с четырьмя разделами («Клиенты», «Объекты», «Сделки», «Задачи»), двенадцатью готовыми видами и стартовыми данными: три объекта, два клиента, три сделки, две задачи. Демонстрационные записи удаляются как обычные — они нужны, чтобы экраны не встретили вас пустотой.

Теперь то, о чём честнее сказать сразу: модулей эта сборка не ставит ни одного. Ни каталога, ни склада, ни онлайн-записи, ни платежей — в отличие от автосервиса или студии, у которых после анкеты идёт шаг установки модулей. Всё, что нужно сверх четырёх разделов, включается кнопкой в галерее «Настройки» → «Модули» в любой день. Решение редакционное: одному агентству нужен личный кабинет клиента, второму не нужно ничего сверх четырёх разделов, а высыпать в новый кабинет полдюжины разделов «на всякий случай» значит отдать чужую квоту записей под то, чего человек не просил.

Галерея заготовок правил стоит на пустом экране «Настройки» → «Правила». Отбирает она по живой метамодели кабинета: каждая заготовка каталога проверяется на то, есть ли у вас раздел, поля и стадии, которые она называет. Имя ниши в этом отборе не участвует вовсе. Недвижимости достаются три.

«Заявка висит без реакции 2 часа» — сделка держит стадию «Новая» дольше двух часов, и ответственному уходит напоминание; часы и стадию в правиле правят. «Новый заказ — назначить мастера» ставит ответственного при создании сделки, по кругу между всеми сотрудниками пространства. Третья, «Напомнить о сроке заказа», читает поле «Срок» и пишет ответственному за сутки до даты.

Две последние приехали из автосервиса и лежат под его названиями. Механика у них стоит на тех полях сделки, которые есть и у вас: создание записи, «Ответственный», «Срок». Потому фильтр их и пропустил. Имя правила после установки меняется в редакторе, вместе с часами, стадиями и текстом уведомления.

Остальные заготовки каталога сюда не попали, и причина проверяемая: они называют разделы, поля и стадии, которых у ниши нет. «Сделку выиграли» ищет стадию «Выиграна», «Рейс отклонился от маршрута» — раздел «Рейсы». Неприменимую заготовку продукт предпочитает не предлагать вовсе, чем предложить и молча не сработать. Заведёте первое правило — галерея уступит место списку, и дальше новые собираются кнопкой «Правило» фразой «Когда → Если → То».

Сколько стоит

Ноль. Всё, что выше, — бесплатный тариф: разделы, воронка, фильтры и подборки, экспорт, сводка, карта, задачи, правила, конструктор. Отдельной платы «за модуль карты» или «за второго агента» нет и не появится: платный тариф продаёт объём — места, записи, гигабайты, глубину истории.

Бесплатный «Начать» — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 1 000 действий автоматизаций в месяц.

Считать под свою контору стоит по трём осям, и приходят они в разном порядке.

Места кончаются первыми. Пять — это четыре агента и директор; шестой человек упирается в потолок в день выхода на работу.

Записей хватает дольше, и потолок у них общий на кабинет: объекты, клиенты, сделки и задачи едят одну квоту. База на 400 объектов, 600 контактов и 900 сделок за два года — это 1 900 записей, до потолка далеко. Быстрее всего растут задачи: пять обещаний на сделку дают ещё 4 500, и 5 000 набегает на втором году работы.

Файлы считаются отдельно от записей, своим гигабайтом. Двадцать фотографий по 3 МБ — это 60 МБ на квартиру, и гигабайта хватает на семнадцать таких. Агентство, которое снимает объекты само, упирается в файлы раньше, чем в места.

Дальше — «Расти»: 1 990 ₽ в месяц за всё пространство, 10 мест, 100 000 записей, 20 ГБ файлов, история за три года. Цена стоит на пространстве целиком, сколько бы агентов внутри ни сидело; одиннадцатое место — 190 ₽.

Честные ограничения

Список длинный намеренно: половина этих вещей выясняется на второй неделе, и лучше пусть выяснится сейчас.

• Бронь — это стадия сделки, а не замок на объекте. Перевели сделку в «Бронь» — квартира не перестала быть доступной технически: вторую сделку по ней в стадии «Показ» система заведёт молча. Против двойной продажи здесь работает видимость: все сделки объекта лежат в его карточке. Запрета на уровне системы нет.
• Сумма сделки не подтягивается из цены объекта. Это два разных поля в двух разных разделах, и заполняются они по отдельности. Так задумано — сделка идёт по договорной цене, — но переоценку объекта в открытых сделках придётся править руками.
• Модулей сборка не ставит вовсе. Каталог, платежи, склад, онлайн-запись, личный кабинет клиента, сотрудники — всё это лежит в галерее модулей и ставится кнопкой в любой день. В первый день ничего из этого в кабинете нет.
• Комиссию агента из коробки не посчитать. Цепочка длиннее, чем кажется: «Каталог и позиции» → «Платежи по заказу» → «Сотрудники и ставки» → «Выплаты сотрудникам», четыре модуля. И процент считается от кассы — денег, реально поступивших по записям, где человек ответственный; поле «Сумма» в сделке на расчёт не влияет вовсе.
• Готовой роли «Агент» в поставке нет. Режим «только свои» у каждого раздела есть и работает по полю «Ответственный», но матрицу роли собирают руками в «Команда» → «Роли доступа». Готовых ролей в продукте две, и обе про другое — мастер с записями и тренер с занятиями.
• CSV несёт все поля раздела, свой порядок колонок и заголовки латиницей. Фильтры экспорт уважает: записи в файле те же, что на экране. А строка заголовков собирается из внутренних ключей полей по алфавиту, так что в выгрузке «Объектов» клиент прочтёт address, area, kind, price, title вместо «Адрес», «Площадь, м²» и «Цена, ₽». Колонки, спрятанные на экране, в файле тоже останутся. Для страницы, которая советует слать подборку клиенту письмом, это существенно: файл перед отправкой чистят руками.
• Выгрузки на ЦИАН, Авито и Домклик нет. Ни ленты объявлений, ни импорта оттуда, ни синхронизации статусов. Наружу объекты уходят выгрузкой CSV, и дальше это ручная работа.
• Проверок по ЕГРН, кадастру и обременениям нет и не планируется как встроенная функция: это отдельный контур с чужими договорами и чужой ответственностью.
• Шахматки новостройки нет. Дом, подъезд, этаж, стояк — это структура, которой в разделе «Объекты» не выражено; сто квартир одного корпуса лягут ста строками списка.
• Карта заводится руками — поле «Точка на карте» и вид «Карта» не приезжают со сборкой. Адрес в координаты не переводится автоматически, поиска «рядом» нет, сортировать и фильтровать по точке система не умеет.
• Фотографии объекта лежат вложениями карточки. Обложки, порядка снимков и режима просмотра для клиента нет; файлы едят тот же гигабайт, что и всё остальное.
• «Сумма сделок» на готовой сводке складывает аренду с продажей — 65 000 ₽ в месяц и 24 900 000 ₽ попадают в одно число. Настройками плитки это не чинится: разрез бывает только у графика и берёт поля своего раздела, а «Тип сделки» стоит у объекта. Лечится выносом аренды в отдельный раздел.
• Виджета конверсии в готовой сводке нет. Лежат три: «Всего сделок», «Сумма сделок» и столбики «Сделки по стадиям». График вида «Воронка» с процентами перехода добавляют к сводке сами, настройкой вида.
• Телефон принимается только российский. Поле «Телефон» проверяется маской «+7 и десять цифр»; иностранный номер в него не сохранится, пока маску не снимут в конструкторе.
• Договоры печатных заготовок не имеют. Шаблон агентского договора или акта приёма-передачи в поставке ниши не лежит. Готовые формы стоят в «Настройки» → «Документы»: секция «Мои шаблоны», ряд карточек под строкой «Начните с готового», кнопка «Использовать» на карточке. «Недвижимой» среди них нет, свою собирают там же в редакторе документов.
• Вероятность в процентах — обычное число, которое ставит человек. Стадия его не меняет: перевели сделку в «Бронь» — 40 % в поле так и останутся, пока их не поправят.

Вопросы

Как в CRM для агентства недвижимости вести один объект и несколько покупателей?

Объект заводится записью в разделе «Объекты», а каждый покупатель — своей сделкой, которая ссылается на этот объект полем. Сколько сделок по квартире, столько строк в блоке «Связанные записи» её карточки, с суммами и стадиями. Отдельно заводить квартиру под каждого покупателя не нужно, и адрес с площадью хранятся в одном экземпляре.

Можно ли вести аренду и продажу в одной системе?

Да, они лежат в одном разделе «Объекты» и различаются полем «Тип сделки» с двумя значениями, у которых разные цвета. Фильтр по этому полю оставляет на экране только нужное. Единственное место, где смешение мешает, — плитка «Сумма сделок» на готовой сводке: она складывает месячную аренду с ценой продажи. Если это раздражает, аренду выносят отдельным разделом за пару минут в конструкторе.

Есть ли выгрузка объектов на ЦИАН или Авито?

Нет. Ни выгрузки, ни импорта оттуда, ни обратной синхронизации статусов — этого в продукте нет, и обещать сроки мы не станем. Наружу объекты уходят кнопкой «Экспорт» файлом CSV, с учётом фильтров, которые сейчас включены.

Сколько стоит для агентства на пять агентов?

Пять агентов и директор — это шесть человек, а бесплатный тариф даёт пять мест. Значит, «Расти»: 1 990 ₽ в месяц за пространство целиком, десять мест внутри, и одиннадцатое — 190 ₽. Записи и файлы при этом ещё долго не будут узким местом: 100 000 записей и 20 ГБ для агентства такого размера — запас на годы.

Что делать, если стадии у нас другие?

Поправить их при сборке — вопрос «Какие стадии в вашей воронке?» стоит вторым и последним. Пять стадий в нём уже заполнены, любую можно переименовать, убрать или добавить свою: «Одобрение ипотеки» у новостроек, «Проверка документов» у вторички. Порядок колонок на доске и порядок строк в отчётах берётся отсюда же. Изменить стадии позже тоже можно, в конструкторе.

С чего начать

Соберите кабинет и первым делом залейте объекты — они основание, всё остальное на них ссылается. Дальше по одной вещи за вечер: свои стадии, вид «Карта» на «Объектах», «Мои задачи» на главном экране агента. Правило про зависшую заявку включите, когда убедитесь, что заявки у вас действительно зависают.

Собрать сборку «Недвижимость» бесплатно →

Как устроены доска, фильтры, сводка и карта раздела — в справке кабинета; что умеет каждый модуль из галереи — в каталоге возможностей.