Файлы и вложения: фото, договоры и накладные рядом с записью

Клиент забирает машину и говорит: «А эта царапина на двери откуда?» Мастер уверен, что она была при приёмке. Клиент уверен, что не было. Фотография, скорее всего, есть — в телефоне приёмщика, который сегодня выходной, среди трёхсот других снимков без подписи.

Дальше два варианта: спорить с клиентом или красить дверь за свой счёт. Оба стоят дороже, чем тридцать секунд на приёмке.

Что меняется

В CraftYourCRM файл лежит рядом с записью, к которой относится: открыли заказ-наряд — видите его фото, его накладные, его акт. Не «где-то в облаке», а на карточке.

Как это выглядит в работе

На карточке записи есть секция вложений. Файлы перетаскиваются в неё мышью или выбираются с телефона — камерой прямо на месте: мастер снял приёмку и приложил, не выходя из карточки.

Секция включена во всех разделах по умолчанию, но не навязана: в разделах, где файлов не бывает (справочник услуг, список этапов), её убирают с карточки одним переключателем в конструкторе. Это настройка внешнего вида, а не удаление: уже загруженные файлы остаются на месте и в общей библиотеке и возвращаются в карточку, как только секцию включат обратно.

Картинки складываются в галерею: превью сеткой, клик — просмотр во весь экран. Дальше снимок разглядывают как в телефонной галерее: щипок двумя пальцами на телефоне и планшете, колесо мыши на компьютере — масштаб плавный, на любую величину, а приближённый кадр таскается пальцем или мышью. В сетке показывается уменьшенная копия, которую сервер готовит сам, — поэтому карточка с двумя десятками фотографий открывается быстро; по клику и на скачивание вы всегда получаете оригинал, а не уменьшенную копию.

Соседние файлы листаются прямо из просмотра — как в галерее телефона: свайп пальцем, стрелки по бокам, клавиши ← и → на компьютере. Просмотр при этом не закрывается, а счётчик в углу показывает, где вы («3 из 12»). Приёмку из двадцати снимков можно пройти насквозь одним движением, не возвращаясь к сетке после каждого кадра.

Плитка есть не только у фотографий: у видео это кадр из самого ролика, у PDF — первая страница документа. Накладные и договоры в других форматах (DOCX, XLSX) показываются списком с размером и датой и скачиваются одним кликом. Видео не запускается само: до нажатия «плей» видно кадр, и ни один байт ролика не грузится — сетка из десятка видео не начинает жить своей жизнью. Нажали — ролик играет прямо в браузере, без предварительного скачивания целиком. Ролики листаются вместе с фотографиями: дошли до видео — оно ждёт нажатия, как и на плитке, а пролистнули дальше — само встаёт на паузу, чтобы звук не шёл из-за кадра.

Всё, что приложено к записям, дополнительно собирается в общую библиотеку файлов пространства: там можно искать по имени, фильтровать по типу и находить «ту самую накладную», когда помните файл, но не помните, к какому заказу он относился.

Загрузка рассчитана на связь, которая рвётся

Фотографии приёмки снимают не в офисе: в подвале, на парковке, на объекте за городом. Связь там пропадает на полминуты, а потом возвращается — и это нормальный режим работы, а не авария.

Поэтому загрузка не сдаётся с первого раза. Оборвалось соединение — CRM повторяет попытку сама, до трёх раз, и пишет, что делает: «Обрыв связи — повтор 1 из 3 через 1 с». Пропала сеть совсем — загрузка встаёт на паузу («Нет сети — ждём связи») и продолжается сама, как только интернет вернулся. Загрузка зависла молча, без ошибки, — CRM это замечает и перезапускает её, вместо того чтобы показывать вечные «99 %». И только если не помогло всё вместе, у строки появляется кнопка «Повторить»: файл никуда не потерялся, повтор отправит его заново одним нажатием.

Выбрали десяток снимков сразу — все десять видны строками с прогрессом и едут параллельно, по четыре за раз; остальные встают в очередь и честно об этом говорят, а как освободится место — стартуют сами. Четыре, а не десять, потому что на узком мобильном канале десять одновременных ручейков доезжают медленнее четырёх полноценных загрузок. И живут строки независимо: оборвался третий файл — он повторится сам, не задерживая остальные.

А со скриншотами работает то, чего ждёшь: сняли снимок экрана — нажали Ctrl+V прямо в карточке, и он уже в файлах записи. Без «сохранить на диск», «найти в загрузках», «перетащить». В чате — так же: курсор в поле ввода, Ctrl+V — и снимок прикреплён к сообщению; отвечаете ли вы клиенту в общем входящем или пишете коллеге в рабочую комнату. Обычная вставка текста при этом никуда не девается.

Файлы приходят не только руками

Вложение появляется на записи четырьмя путями, и все они ведут в одно место:

1. Вручную — перетащили или выбрали на телефоне.
2. Из чата с клиентом. Клиент прислал фото поломки в Telegram или в чат на сайте — файл сохраняется и остаётся привязанным к диалогу и записи.
3. Из сгенерированного документа. Счёт или акт, собранный по шаблону, автоматически становится вложением записи — и его сразу видно рядом с остальными бумагами по заказу.
4. Письмом клиенту. Отправляя документ на почту, вы выбираете его из тех же вложений.

Отдельно хранить «файлы для писем» и «файлы для чата» не нужно — хранилище одно.

Кому это особенно нужно

Автосервисам и мастерским — фотофиксация состояния на приёмке и после ремонта: это лучший ответ на «у меня такой царапины не было». Стройке и монтажу — замеры, фото скрытых работ, акты по этапам. Клиникам — снимки и заключения рядом с приёмом. Всем, кто работает по договору, — скан подписанного экземпляра там же, где сделка.

Сколько стоит

Место входит в тариф: гигабайт на бесплатном, двадцать на «Расти». Отдельной платы «за хранилище» и доплаты за каждого сотрудника, который что-то загрузил, нет — считается пространство целиком.

Сколько места и что будет, когда оно кончится

Место считается на всё пространство целиком, а не на каждого сотрудника, и видно в кабинете заранее — не «внезапно закончилось».

Уменьшенные копии — картинок, кадров-постеров видео и первых страниц PDF — тоже считаются в квоту: мы показываем занятое место как есть, а не «без служебного». Весят они мало (десятки килобайт на файл), так что на шкалу заметно не влияют. Сжатая копия видео (о ней ниже) место, наоборот, освобождает: она заменяет исходный файл, а не добавляется к нему.

Когда лимит исчерпан, продукт ведёт себя предсказуемо: блокируется только добавление нового файла. Всё уже загруженное продолжает открываться, скачиваться и выгружаться — доступ к своим данным мы не отключаем никогда, это принцип, а не настройка. Расширяется место переходом на платный тариф.

Удалили не тот файл — он в корзине

Фотографию приёмки удаляют не потому, что она не нужна, а потому что рядом лежал старый дубль и рука дрогнула. Раньше это было необратимо: файл исчезал насовсем, и клиенту приходилось пригонять машину на пересъёмку.

Теперь удалённый файл уходит в корзину пространства на 30 дней — тот же срок, что у удалённой записи. Открываете раздел «Файлы» → вкладка «Корзина»: там видно, что удалено, когда и сколько дней осталось до окончательного удаления. Кнопка «Вернуть» ставит файл обратно на его запись — с тем же именем, тем же превью и в той же карточке, где он был.

Пока файл в корзине, он занимает место. Байты лежат в хранилище — именно поэтому его и можно вернуть. Место освобождается, когда файл уходит окончательно: кнопкой «Удалить навсегда» (сразу) или само по истечении тридцати дней. Так что если нужно освободить гигабайты прямо сейчас — чистите корзину, а не только карточки.

Возврат доступен тому же, кто вправе править саму запись: если раздел скрыт вашей ролью или вам видны только свои клиенты, чужой файл вы в корзине не тронете.

Что с безопасностью

Файл, приложенный к записи, виден тем, кому видна сама запись: права на файлы — не отдельная система, а продолжение прав на данные. Ссылка на файл не «вечная и публичная»: она выдаётся на время просмотра и проверяет, что у вас есть доступ.

Файлы, приложенные к чату с клиентом, доступны участникам этого диалога, а не всему пространству.

Уменьшенные копии живут по тем же правилам, что оригиналы: превью файла из чужой личной переписки не откроется так же, как не откроется сам файл. Отдельного «облегчённого» доступа к превью нет.

Честные ограничения

• Один файл — до 200 МБ. Для видео с объекта на несколько гигабайт удобнее ссылка на облако; продукт рассчитан на фотографии, документы и короткие ролики.
• Файл, приложенный коллегой, появится у вас после обновления карточки — не в ту же секунду.
• Листание идёт в пределах одной группы файлов. Из просмотра листаются соседи оттуда, откуда его открыли: все фотографии и ролики одной записи · медиа одного сообщения в чате · уже показанные строки раздела «Файлы». За кнопку «Показать ещё» листание не заходит — то, что ещё не подгружено на экран, сначала подгружается кнопкой. Из записи в запись просмотр не переходит.
• Видео разворачивается во весь экран из галереи или своим плеером. Нажатие на ролик в карточке запускает его прямо там, на месте плитки. Чтобы смотреть его во весь экран, откройте соседнюю фотографию и долистайте до ролика — или разверните плеер его собственной кнопкой полноэкранного режима.
• Превью появляется не мгновенно. Уменьшенную копию картинки, кадр видео и первую страницу PDF готовит сервер в фоне — обычно за несколько секунд после загрузки. До этого момента плитка пустая, но сам файл уже на месте: открыть и скачать его можно сразу.
• Для офисных форматов превью нет. DOCX, XLSX и PPTX показываются строкой и открываются скачиванием — заглядывать внутрь них продукт пока не умеет. Превью есть у картинок, видео и PDF.
• Загруженное видео может быть заменено сжатой копией. Чтобы ролики с объекта не съедали место и открывались без ожидания, видео фоном пережимается (H.264, до 1920×1080, звук 128 кбит/с). Если копия действительно легче исходника — она занимает его место, и позже скачается именно она, а не байт-в-байт тот файл, который загрузили. Если выигрыша нет, остаётся оригинал. Это единственное место в продукте, где мы меняем загруженный файл: фотографии, документы и вложения чата не трогаются никогда. Нужен нетронутый исходник (например, для экспертизы или суда) — храните его отдельно от CRM.
• Антивирусной проверки загружаемых файлов нет. Если ваши клиенты присылают исполняемые файлы — относитесь к ним как к любому вложению из почты.
• Файл в корзине продолжает занимать место. Байты никуда не деваются, пока он там лежит: место освобождается в момент окончательного удаления — кнопкой «Удалить навсегда» или само, когда срок вышел. Мы показываем занятое как есть, а не «как будет».

Что дальше

Если нужны не просто вложения, а печатные формы под вашим бланком — посмотрите генерацию документов: счёт, акт и договор собираются по шаблону и сами становятся вложением записи.