Файлы и вложения: фото, договоры и накладные рядом с записью

Клиент забирает машину и говорит: «А эта царапина на двери откуда?» Мастер уверен, что она была при приёмке. Клиент уверен, что не было. Фотография, скорее всего, есть — в телефоне приёмщика, который сегодня выходной, среди трёхсот других снимков без подписи.

Дальше два варианта: спорить с клиентом или красить дверь за свой счёт. Оба стоят дороже, чем тридцать секунд на приёмке.

Что меняется

В CraftYourCRM файл лежит рядом с записью, к которой относится: открыли заказ-наряд — видите его фото, его накладные, его акт. Не «где-то в облаке», а на карточке.

Как это выглядит в работе

На карточке записи есть секция вложений. Файлы перетаскиваются в неё мышью или выбираются с телефона — камерой прямо на месте: мастер снял приёмку и приложил, не выходя из карточки.

Картинки складываются в галерею: превью сеткой, клик — просмотр во весь экран, стрелками листаются соседние. В сетке показывается уменьшенная копия, которую сервер готовит сам, — поэтому карточка с двумя десятками фотографий открывается быстро; по клику и на скачивание вы всегда получаете оригинал, а не уменьшенную копию.

Плитка есть не только у фотографий: у видео это кадр из самого ролика, у PDF — первая страница документа. Накладные и договоры в других форматах (DOCX, XLSX) показываются списком с размером и датой и скачиваются одним кликом. Видео открывается прямо в браузере, без предварительного скачивания целиком.

Всё, что приложено к записям, дополнительно собирается в общую библиотеку файлов пространства: там можно искать по имени, фильтровать по типу и находить «ту самую накладную», когда помните файл, но не помните, к какому заказу он относился.

Файлы приходят не только руками

Вложение появляется на записи четырьмя путями, и все они ведут в одно место:

1. Вручную — перетащили или выбрали на телефоне.
2. Из чата с клиентом. Клиент прислал фото поломки в Telegram или в чат на сайте — файл сохраняется и остаётся привязанным к диалогу и записи.
3. Из сгенерированного документа. Счёт или акт, собранный по шаблону, автоматически становится вложением записи — и его сразу видно рядом с остальными бумагами по заказу.
4. Письмом клиенту. Отправляя документ на почту, вы выбираете его из тех же вложений.

Отдельно хранить «файлы для писем» и «файлы для чата» не нужно — хранилище одно.

Кому это особенно нужно

Автосервисам и мастерским — фотофиксация состояния на приёмке и после ремонта: это лучший ответ на «у меня такой царапины не было». Стройке и монтажу — замеры, фото скрытых работ, акты по этапам. Клиникам — снимки и заключения рядом с приёмом. Всем, кто работает по договору, — скан подписанного экземпляра там же, где сделка.

Сколько стоит

Место входит в тариф: гигабайт на бесплатном, двадцать на «Расти». Отдельной платы «за хранилище» и доплаты за каждого сотрудника, который что-то загрузил, нет — считается пространство целиком.

Сколько места и что будет, когда оно кончится

Место считается на всё пространство целиком, а не на каждого сотрудника, и видно в кабинете заранее — не «внезапно закончилось».

Уменьшенные копии — картинок, кадров-постеров видео и первых страниц PDF — тоже считаются в квоту: мы показываем занятое место как есть, а не «без служебного». Весят они мало (десятки килобайт на файл), так что на шкалу заметно не влияют. Сжатая копия видео (о ней ниже) место, наоборот, освобождает: она заменяет исходный файл, а не добавляется к нему.

Когда лимит исчерпан, продукт ведёт себя предсказуемо: блокируется только добавление нового файла. Всё уже загруженное продолжает открываться, скачиваться и выгружаться — доступ к своим данным мы не отключаем никогда, это принцип, а не настройка. Расширяется место переходом на платный тариф.

Что с безопасностью

Файл, приложенный к записи, виден тем, кому видна сама запись: права на файлы — не отдельная система, а продолжение прав на данные. Ссылка на файл не «вечная и публичная»: она выдаётся на время просмотра и проверяет, что у вас есть доступ.

Файлы, приложенные к чату с клиентом, доступны участникам этого диалога, а не всему пространству.

Уменьшенные копии живут по тем же правилам, что оригиналы: превью файла из чужой личной переписки не откроется так же, как не откроется сам файл. Отдельного «облегчённого» доступа к превью нет.

Честные ограничения

• Один файл — до 200 МБ. Для видео с объекта на несколько гигабайт удобнее ссылка на облако; продукт рассчитан на фотографии, документы и короткие ролики.
• Файл, приложенный коллегой, появится у вас после обновления карточки — не в ту же секунду.
• Превью появляется не мгновенно. Уменьшенную копию картинки, кадр видео и первую страницу PDF готовит сервер в фоне — обычно за несколько секунд после загрузки. До этого момента плитка пустая, но сам файл уже на месте: открыть и скачать его можно сразу.
• Для офисных форматов превью нет. DOCX, XLSX и PPTX показываются строкой и открываются скачиванием — заглядывать внутрь них продукт пока не умеет. Превью есть у картинок, видео и PDF.
• Загруженное видео может быть заменено сжатой копией. Чтобы ролики с объекта не съедали место и открывались без ожидания, видео фоном пережимается (H.264, до 1920×1080, звук 128 кбит/с). Если копия действительно легче исходника — она занимает его место, и позже скачается именно она, а не байт-в-байт тот файл, который загрузили. Если выигрыша нет, остаётся оригинал. Это единственное место в продукте, где мы меняем загруженный файл: фотографии, документы и вложения чата не трогаются никогда. Нужен нетронутый исходник (например, для экспертизы или суда) — храните его отдельно от CRM.
• Антивирусной проверки загружаемых файлов нет. Если ваши клиенты присылают исполняемые файлы — относитесь к ним как к любому вложению из почты.
• Восстановление удалённого файла идёт вместе с записью. Удалили запись по ошибке — вернули её из корзины вместе с вложениями; отдельной корзины для файлов нет.

Что дальше

Если нужны не просто вложения, а печатные формы под вашим бланком — посмотрите генерацию документов: счёт, акт и договор собираются по шаблону и сами становятся вложением записи.