Документы, файлы и аналитика: бумаги, фото и цифры в одном месте

Вокруг любой CRM обычно живут три спутника: Word — печатать счета, облако — хранить фото и сканы, Excel — считать, как идут дела. Каждый по отдельности удобен, а вместе они означают, что данные о клиенте лежат в четырёх местах и нигде не полны.

Этот раздел — про то, чтобы все три работы происходили там же, где заказ.

Что меняется

Дело не только в удобстве. Пока бумаги, фото и цифры живут отдельно от заказа, никто не видит полной картины по клиенту — а именно она нужна, когда клиент звонит с претензией или приходит через год.

Печатные документы

Счёт, акт, договор и заказ-наряд собираются из карточки одним кликом: реквизиты, позиции, НДС, сумма прописью и сквозной номер подставляются сами, печать и подпись вставляются картинкой. Можно собрать бланк в конструкторе — и выпускать его в DOCX или сразу в PDF, — а можно загрузить свой .docx и расставить метки, если бланк уже согласован.

Подробно: генерация документов из шаблонов.

Файлы и вложения

Фото приёмки, скан подписанного договора, накладная от поставщика прикрепляются к записи и открываются в один клик. Картинки складываются в галерею, всё вместе собирается в общую библиотеку файлов пространства. Файлы приходят не только руками: из чата с клиентом, из письма и из сгенерированного документа — и всё попадает в одно место.

Подробно: файлы и вложения.

Цифры бизнеса

Сколько заказов, на какую сумму, сколько новых за неделю, какая доля заявок дошла до оплаты — считается из живых данных при открытии доски, а не выгружается в Excel по средам.

Подробно: дашборды и отчёты.

Экспорт в CSV

Любой раздел выгружается в CSV одной кнопкой — с учётом текущих фильтров: выгружается ровно то, что вы видите на экране, а не «вся база целиком».

Это же наш ответ на вопрос «а если мы захотим уйти». Выгрузка работает на любом тарифе и не блокируется при исчерпании лимитов: данные ваши, и мы не удерживаем клиента блокировкой базы. Обратная операция — импорт из Excel и других CRM — работает так же.

Сколько стоит

Всё перечисленное — бесплатный тариф. Ограничения только объёмные: число шаблонов документов и место под файлы; сами возможности не гейтятся.

Честные ограничения

• PDF есть, но набран нашим шрифтом. Шаблон, собранный в конструкторе, выходит в DOCX или в PDF — формат выбирается у шаблона. В PDF шрифт едет внутри файла, поэтому Times New Roman заменяется на PT Serif, а Arial и Calibri — на PT Sans. Жирное и курсивное начертания при этом настоящие, но каждое встретившееся в документе начертание едет внутрь файла и прибавляет к нему около 350 КБ. Загруженный свой .docx-бланк в PDF не переводится.
• Ссылка на доску отдаёт снимок раскладки, а не живую настройку. Показать доску снаружи можно тремя способами — файлом (CSV, PNG, PDF), публичной ссылкой без входа и письмом по расписанию, — но набор плиток по ссылке тот, что вы опубликовали: поправили доску, нажмите «Обновить ссылку», и прежний адрес перестанет работать. Фильтры и период, которые вы крутите в баре над доской, в ссылку не попадают, а несохранённые подкрутки живут до ухода со страницы. Три способа разобраны на странице дашборды и отчёты.
• Превью нет у офисных форматов. DOCX, XLSX и PPTX показываются строкой с размером и датой и открываются скачиванием. У картинок, видео и PDF плитка есть: у видео это кадр из ролика, у PDF — первая страница документа. Фотография с айфона (HEIC) тоже открывается и получает плитку.

Что дальше

Начните с того, что болит: счета и акты, фото и сканы или цифры.

Когда документ нужно не просто хранить, а провести по людям — кто утверждает, в каком порядке и что делать, если человек молчит, — это разобрано на странице согласование документов.