CRM для грузоперевозок: маржа заявки, доска диспетчера и сроки ОСАГО в одной карточке

Заявка Москва → Казань ушла за 145 000 ₽. Сколько на ней осталось, выясняется археологией: топливная карта, ведомость водителя, чек за платную дорогу, лист простоя на выгрузке. Пока всё это сводят вместе, та же машина успевает сделать ещё пару рейсов — и по ним счёт начинается заново.

Пока машин меньше десяти, это терпимо. Выручку перевозчик знает всегда, прибыль — раз в квартал и приблизительно. Между этими двумя числами помещаются рейсы, которые возят в минус, и хозяин узнаёт о них последним.

Рядом стоит вторая история, дешевле на бумаге и дороже на дороге. На каждую единицу техники есть три даты — полис, диагностическая карта, медкомиссия водителя, — и держатся они у того, кто их продлевал в прошлый раз. Пропущенная дата всплывает на посту, за двести километров от базы, а на другом конце маршрута стоит заказчик, которому обещали выгрузку сегодня.

В сборке «Грузоперевозки» цена и себестоимость лежат в одной карточке заявки, топливо и оплата водителю — в карточке рейса под ней, а сроки документов стоят колонками: грузовики список ставит по ОСАГО, водителей — по медсправке. С техосмотром так не выходит, и почему — разобрано ниже.

<!-- КАДР: cover.png — доска «Диспетчерская» раздела «Заявки»: семь столбцов от «Новая» до «Отменена», в столбце «В пути» карточка «Москва → Казань, профиль» с заказчиком ООО «Профиль-Строй», городом выгрузки, датой погрузки 10.08 и ценой 145 000 ₽. Подпись: «Доска отвечает на вечерний вопрос владельца: сколько перевозок стоит между погрузкой и деньгами и на какую сумму» -->

Что открывается в первый день

Готовая сборка ниши ставит пять разделов и наполняет их шестнадцатью записями, чтобы кабинет не встретил пустым экраном: два заказчика, три грузовика, три водителя, четыре заявки и четыре рейса. Заполнены они по-настоящему — с госномерами, ИНН, суммами и датами полисов, — и правятся под свои или удаляются одним выделением.

Спрашивает сборка две вещи. Первая — от чего вы работаете: от заявок заказчиков или от рейсов своего парка. Ответ «от рейсов» открывает раздел «Рейсы» календарём вместо таблицы: у владельца парка день расписан по машинам, и первое, что он открывает утром, — расписание. Вторая — какие стадии проходит заявка: семь готовых показывают списком, и переименовать или выкинуть лишние можно прямо там, до того как в кабинет попадёт первая настоящая перевозка.

Заявка, на которой видно, сколько осталось

Денежных полей в карточке три, и стоят они одним блоком «Деньги».

Разница в 49 000 ₽ стоит в карточке с первого дня перевозки. На соседней заявке Краснодар → Саратов стоят 168 000 ₽ против 112 000 ₽, и сравнение двух строк в списке занимает столько же времени, сколько чтение этой фразы.

Себестоимость здесь — поле, которое заполняет человек, а не итог, который система сложила сама. На момент подтверждения заявки точных расходов ещё нет — есть ставка, по которой вы согласны ехать. Факт приезжает позже, в карточке рейса.

<!-- КАДР: 02-dengi-zayavki.png — карточка заявки «Москва → Казань, профиль», раскрыт блок «Деньги»: «Цена для заказчика, ₽» — 145 000, «Себестоимость, ₽» — 96 000, галочка «Оплачено» пустая, рядом стадия «В пути». Подпись: «Две цифры в одном блоке: сколько вы взяли и во что перевозка обходится — считать разницу в уме приходится один раз, при заведении заявки» -->

Отдельно про галочку «Оплачено». Выручка на сводке считается именно по ней, и сделано это ради тех, кто стадии переименует: назовёте «Оплачена» словом «Закрыта» — сводка не шелохнётся. Чтобы две записи об одном и том же не разъезжались, в галерее правил автоматизации лежит заготовка «Заявка оплачена — поставить отметку „Оплачено“»: переводите заявку в последнюю стадию, галочка встаёт сама.

Готовая сводка по заявкам приезжает вместе с разделом и показывает четыре плитки: всего заявок, получено денег (сумма цен по отмеченным «Оплачено»), сколько заявок в стадии «В пути» прямо сейчас и разбивку заявок по стадиям столбиками.

Доска «Диспетчерская»

Семь столбцов: Новая, Подтверждена, Назначена, В пути, Доставлена, Оплачена, Отменена. Карточка несёт заказчика, город выгрузки, дату погрузки и цену — ровно то, что диспетчер спрашивает, прежде чем взять трубку.

Главное на доске — два правых столбца. «Доставлена» и «Оплачена» — разные состояния, и всё, что застряло между ними, это ваши деньги у чужого юрлица. Столбец «Доставлена» на пять карточек в конце месяца читается быстрее любого отчёта о дебиторке.

Список «Заявки» открывается отдельно, отсортированный по дате погрузки: ближайшая погрузка сверху, фильтры — по стадии, заказчику, дате и отметке об оплате. Рядом лежит вид «Мои заявки» — те же заявки с колонкой «Диспетчер» и фильтром по ней: диспетчер выбирает в фильтре себя и смотрит свои семнадцать вместо ста сорока. К тому, кто сейчас в кабинете, вид не привязан: «Диспетчер» здесь — поле фильтр-бара, и значение в нём выбирает человек.

Так это поле и называется в карточке заявки — «Диспетчер», а не «Ответственный»: «Ответственный» в этой сборке стоит у грузовика, водителя и рейса и отвечает за другое — кому напоминать о сроках и кого дёргать, если рейс завис. Диспетчера на новую заявку можно и не назначать руками: среди готовых заготовок правил есть та, что раздаёт их по очереди между сотрудниками.

Рейс: кто везёт и во что он обошёлся

Рейс — отдельная запись под заявкой, и связь у них один-ко-многим: перецепка в пути, догруз и порожний перегон обратно живут своими рейсами под одной перевозкой. Рейс без заявки тоже законен — в сборке такой уже лежит.

В карточке рейса четыре блока: сам рейс с выездом и прибытием до часа, «Кто везёт» (заявка, грузовик, водитель), «Расходы рейса» и «Маршрут и контроль». Расходов два поля — ГСМ и оплата водителю. На демонстрационном рейсе 10.08 Москва → Казань это 38 000 ₽ и 22 000 ₽, то есть 60 000 ₽ против 96 000 ₽, которые диспетчер поставил себестоимостью в заявку. Оставшиеся 36 000 ₽ — платные дороги, стоянки, простой, ремонт в дороге; их сборка отдельными полями не заводит, и заводятся они конструктором за минуту, если вы их считаете.

Календарь рейсов показывает те же записи отрезками от выезда до прибытия, окрашенными по статусу. Рейс 10.08 занимает в нём два дня — с 09:15 десятого до 18:00 одиннадцатого, — и пересечения по машине видны глазами, без сводной таблицы.

<!-- КАДР: 03-kalendar-reysov.png — «Календарь рейсов», неделя с 10 по 16 августа: отрезок «10.08 Москва → Казань» тянется с утра десятого до вечера одиннадцатого, рядом отрезок «#1001 Ростов-на-Дону → Казань» с утра четырнадцатого до вечера пятнадцатого; оба окрашены в цвет статуса «В пути». Подпись: «Рейс лежит в календаре отрезком от выезда до прибытия: занятость машины на два дня видна одним взглядом, без сводной таблицы» -->

Три даты, из-за которых машину разворачивают

«ОСАГО до» и «ТО до» стоят в карточке грузовика, «Медсправка до» — в карточке водителя. Список водителей отсортирован по медсправке, поэтому тот, у кого она кончается первым, стоит первой строкой без единого фильтра. Список грузовиков отсортирован по ОСАГО.

Здесь стоит назвать ловушку, пока вы на неё не наступили. Сортировка одна, а дат у машины две: у демонстрационного Volvo Е456КМ161 полис действует до 20 февраля, а диагностическая карта — до 30 августа: это ближайшая дата всего парка, а машина в отсортированном по полису списке стоит второй строкой из трёх. Сортировку меняют кликом по заголовку колонки, но само по себе это не всплывёт.

Поэтому даты закрываются тремя готовыми заготовками — по одной на ОСАГО, техосмотр и медсправку. Каждая срабатывает за семь дней до срока, в девять утра по московскому времени, и пишет ответственному за машину или за водителя: «Через неделю заканчивается ОСАГО — продлите полис». Лежат заготовки на вкладке «Настройки» → «Правила» и показываются, пока там нет ни одного правила: клик по карточке открывает редактор, уже заполненный этой заготовкой. Первое же сохранённое правило сменяет галерею списком, и вернуть её можно только опустевшей вкладкой. Кнопкой из трёх заготовок достаётся ровно одна — начните с того срока, который у вас горит чаще; две оставшиеся собираются в редакторе тем же набором полей, вручную.

«Ответственный» — поле в той же карточке, и оно решает всё. Пустое поле означает, что уведомление некому доставить: правило запишет в журнал «у записи не заполнено поле „assignee“ — некого уведомить». Именно так, ключом поля из базы, а не ярлыком с экрана — журнал говорит на языке хранения. Сделать вид, что предупредило, правило при этом не пытается. Поэтому ответственного в карточках техники проставляют раньше, чем берутся за правила.

<!-- КАДР: 04-sroki-parka.png — список «Грузовики»: три строки с колонками «Госномер», «Марка и модель», «Грузоподъёмность, т», «Статус», «ОСАГО до», «ТО до»; строки окрашены по статусу — «В рейсе», «Свободен», «В рейсе» (в засеянном кабинете грузовиков три, и машины «В ремонте» среди них нет). Подпись: «Обе даты машины стоят колонками рядом со статусом, а сортировка в списке одна — по полису; ближайший техосмотр наверх сам не поднимется» -->

Ставка заказчику одной бумагой

Вместе со сборкой приезжает печатная форма «Коммерческое предложение на перевозку» — единственная у этой ниши и сделанная под её карточку. Из заявки в бланк уходят заказчик, откуда, куда, груз, вес и дата погрузки; ставка печатается одной строкой с итогом; внизу стоит срок «Предложение действительно до» с датой через две недели от дня формирования.

Номер сквозной, вида КП-2026-001, и ряд не сбивается: следующий номер выдаётся атомарно, поэтому два менеджера, нажавшие кнопку одновременно, не получат одинаковый. Логотип, реквизиты и печать берутся из вашего бланка — заполняется он один раз в настройках. НДС в этой форме не считается: ставка за рейс у большинства перевозчиков идёт одной суммой, а тем, кому нужна разбивка, форма правится в редакторе документов.

Позиций в этом КП нет по построению: у ниши не устанавливается модуль каталога, и печатать построчно здесь нечего. Ниже, в границах, сказано, почему так и что делать, если ваш договор устроен иначе.

Где машина сейчас

Раздел «Рейсы» несёт поля «Маршрут», «Контроль маршрута» и «Ключ трекера», а рядом живёт экран «Флот» с картой всех машин. Маршрут либо рисуется кликами, либо строится по дорогам под габариты конкретной машины; ушедшая из коридора машина сама меняет статус рейса, и дальше на это вешается правило.

Тема большая и разобрана целиком на отдельной странице: контроль маршрутов и GPS-мониторинг — откуда берутся координаты, какие фильтры стоят между сходом и тревогой и где проходят границы. Механика раздела описана в карте и маршруте.

Сколько стоит

Ноль рублей, бессрочно. Всё описанное выше — доска, календарь, сводка, правила, коммерческое предложение, маршруты и «Флот» — лежит в бесплатном тарифе. Отдельной платы за машину, за рейс или за «модуль логистики» нет: платный тариф продаёт объём — места, записи, файлы, глубину истории.

Бесплатный «Начать» — 5 сотрудников, 5 000 записей, 1 ГБ файлов, история изменений за 30 дней, 1 000 действий автоматизаций в месяц, 10 шаблонов документов.

Посчитаем под парк на восемь машин. Водители мест не занимают: они лежат записями в справочнике «Водители», и пяти мест хватает на двух диспетчеров, бухгалтера, механика и владельца. Записей такой парк заводит около семидесяти в месяц — тридцать пять заявок и столько же рейсов, — то есть пять тысяч кончатся года через пять. Тысяча в месяц считается действиями, а не срабатываниями: правило состоит из действий, каждое отмечается в журнале отдельной строкой, и счётчик складывает именно эти строки. Три правила заявки — назначить диспетчера, сообщить о доставке, поставить отметку об оплате — несут по одному действию, поэтому тридцать пять заявок в месяц стоят около ста пяти единиц из тысячи. Заготовка «Рейс отклонился от маршрута» несёт три действия, и списываются из них два: уведомление ответственному за рейс и письмо ему же на почту. Третье действие, сообщение в канал, ищет переписку, привязанную к самой записи рейса; оператор связывает диалог с карточкой заказчика, и заказчик из связанной заявки сюда не подставляется — без такой привязки действие отмечается в журнале пропуском и счётчика не касается. Если «Ответственный» у рейса пуст, срабатывание не стоит ничего: оба оставшихся действия отвечают в журнал, что уведомлять и писать некому.

По-настоящему в бесплатный тариф упираются в двух местах: шестой человек в команде и история изменений за 30 дней, которой мало при разборе прошлогодней претензии. Дальше — «Расти»: 1 990 ₽ в месяц за всё пространство, 10 мест, 100 000 записей, история за три года, следующий сотрудник сверх десяти — 190 ₽.

Честные ограничения

Список длинный намеренно: половину этого лучше узнать до сборки, чем на второй неделе.

• Модулей сборка не ставит вообще. Ни каталога с позициями, ни склада, ни онлайн-записи: шага с модулями у этой ниши нет, потому что перевозчик торгует рейсом целиком и прайс-лист ему нечем заполнить. Любой из них включается кнопкой в «Настройках → Модули» в тот день, когда понадобился.
• «Маршруты и карта» отдельно не ставятся и числятся установленными. Раздел «Рейсы» с картой и контролем сборка приносит сама; модуль с тем же кодом раздела поверх него не встанет.
• Себестоимость заявки не складывается из расходов рейсов. Цифру в неё ставит диспетчер. Правило-агрегат на рейсах собрать можно, но оно сложит одно поле детей — либо ГСМ, либо оплату водителю, — и результат перезапишет себестоимость целиком. Сумма двух расходов сразу требует третьего поля и второго правила.
• Платных дорог, простоя и стоянок отдельными полями нет. В рейсе два расхода: ГСМ и оплата водителю. Остальное либо входит в них, либо заводится полем в конструкторе.
• «Условия оплаты» ничего не отсчитывают. «Отсрочка 14 дней» стоит в карточке заказчика цветной меткой, но срок платежа система не считает и про долг не напоминает. Строку списка эта метка тоже не красит: окраска строк по значению включена у грузовиков, водителей и рейсов, а у списка заказчиков её нет. Напоминание собирается правилом по дате, если завести поле с датой счёта.
• Уведомления о сроках требуют заполненного «Ответственного». В сеяных карточках машин и водителей это поле пустое; пока его не проставили, правило по ОСАГО отработает неудачей и напишет об этом в журнал.
• Готовые правила — это стартовая галерея, а не каталог. Восемь заготовок ниши сборка не включает: они показываются на вкладке «Настройки» → «Правила», пока там нет ни одного правила, и клик по карточке открывает редактор, заполненный этой заготовкой. Сохранили первое правило — галерея сменяется списком, и выбрать заготовку из перечня больше негде: следующие правила собираются в редакторе с нуля.
• Телефон принимается только российский, в формате +7 и десять цифр: маска стоит и у заказчика, и у водителя. Номер водителя-иностранца в это поле не встанет — маска снимается в конструкторе.
• Подбора машины под груз нет. «Вес, т» у заявки и «Грузоподъёмность, т» у грузовика — соседние поля, которые никто не сравнивает автоматически: восемнадцать с половиной тонн в двадцатитонник ставит человек.
• Тахографа, режима труда и отдыха, путевых листов и электронной транспортной накладной нет. Учёт часов водителя и обмен ЭТрН с ГИС ЭПД в этой сборке не живут и заводятся полями и файлами, если вы ведёте их вручную.
• Обмена с 1С из коробки нет. ИНН заказчика в карточке есть, выгрузка по кнопке — нет; данные забираются через API и вебхуки или экспортом в CSV.
• SMS не отправляем ни в каком виде. Уведомление доходит в кабинет, письмом, push-ом в браузер, в Telegram компании или вебхуком в вашу учётную систему.
• Печатная форма у ниши одна. Договор-заявка, транспортная накладная и акт в готовом виде не приезжают. Свой .docx загружается в шаблоны и размечается метками, а бесплатный тариф держит десять шаблонов.
• Заказчику показывается статус рейса — и ровно он один. В карточке рейса есть «Поделиться статусом»: кнопка выдаёт публичный адрес вида /s/…, где заказчик без пароля и регистрации видит название пространства, номер записи и одну строку — «Статус рейса: В пути». Ни маршрута, ни точки на карте, ни адреса выгрузки там нет: страница собирается по закрытому списку полей, зашитому в код, и «Рейсы» попадают в него единственным полем-статусом. Ссылка живёт по сроку (по умолчанию 90 дней) и не отзывается — переслали не тому, придётся ждать, пока она протухнет. У «Заявок» кнопки нет вовсе, и переименование поля этого не изменит: кабинет смотрит на ключ хранения status, который поле получает при создании и уже никогда не меняет, а ярлык на экране ему безразличен. У рейса такой ключ есть, хотя подписано поле «Статус рейса»; заявка хранит свою стадию под ключом stage — кнопки на этом разделе не будет.

Вопросы

Подойдёт ли это, если машин две и обе мои?

Да, и вопрос сборки про это прямо спрашивает. Ответ «работаю от рейсов своего парка» открывает «Рейсы» календарём: у владельца двух машин день собирается из рейсов. Раздел «Заявки» при этом остаётся на месте, и деньги считаются в нём же.

Мы возим на наёмных машинах, своего парка нет. Что делать с разделами «Грузовики» и «Водители»?

Оставить под перевозчиков-подрядчиков или удалить. Разделы правятся как любые другие: поля переименовываются, лишние скрываются, ненужный раздел архивируется целиком. «Госномер» и «Грузоподъёмность» одинаково хорошо описывают чужую машину; «ОСАГО до» в этом случае лишнее, а условия оплаты подрядчику — наоборот, поле, которого в сборке нет и которое стоит добавить.

Как посчитать прибыль за месяц?

Сводка по заявкам показывает сумму цен по отмеченным «Оплачено» и число заявок. Цена и себестоимость лежат в карточке каждой заявки, а в таблице по умолчанию стоит только цена: «Себестоимость» добавляется колонкой через «Настроить виды» — галочкой у поля. Саму разницу таблица не считает, её считают после выгрузки в CSV, и выгрузка несёт все поля раздела, не только показанные колонки. Отдельной плитки «маржа» в готовой сводке нет: её собирают в конструкторе дашборда, когда становится понятно, за какой период вы её смотрите.

Что происходит с заявкой, у которой два рейса?

Ничего особенного: рейсы лежат списком внутри карточки заявки, у каждого свои даты, машина, водитель и расходы. Так описывают перецепку, догруз в середине маршрута и порожний перегон обратно. Обратной арифметики между ними нет — расходы двух рейсов в заявку сами не сложатся.

Сколько это стоит для конторы на восемь машин?

Нисколько, пока в кабинете не больше пяти человек. Восемь машин и двенадцать водителей занимают записи, но не места в команде; платить заставит шестой сотрудник или потребность в истории изменений глубже тридцати дней. Тогда «Расти» — 1 990 ₽ в месяц за пространство целиком, сколько бы машин в нём ни было.

С чего начать

Соберите кабинет и не торопитесь с настройками: сначала заведите три настоящие заявки последней недели с ценой и себестоимостью, а сеяные удалите. Разница между цифрами скажет о вашем бизнесе больше, чем любая инструкция.

Дальше — проставить ответственного в карточках машин и водителей и заполнить бланк для коммерческого предложения; это можно растянуть на сколько угодно вечеров. С правилами о сроках так не выйдет по одной причине: галерея заготовок живёт только на пустой вкладке «Правила», и первое же сохранённое правило её закрывает. Кнопкой достаётся одно правило из трёх — берите тот срок, который у вас горит чаще, а два других соберите в редакторе руками. Включается и выключается каждое правило потом отдельно.

Собрать сборку «Грузоперевозки» бесплатно →

Наблюдение за машинами разобрано на странице контроль маршрутов и GPS-мониторинг, а что умеет каждый раздел и каждый модуль — в каталоге возможностей.