Продажи и воронки: видно, где деньги и что застряло

«Сколько у нас сейчас в работе?» — вопрос, на который в большинстве малых компаний отвечают через полчаса и с оговоркой «примерно». Заявки в мессенджере, сделки в голове у менеджера, суммы в Excel, который последний раз сводили в понедельник.

Воронка — это не «модный канбан», а ответ на два вопроса: где сейчас деньги и что застряло.

Воронка со стадиями

Этапы задаёте вы: у автосервиса это «Заявка → Диагностика → Согласование → Ремонт → Готов → Выдан», у стройки — «Замер → Смета → Договор → Работы → Сдача». Не «Lead / Qualified / Proposal», в которые приходится переводить свою работу.

Отраслевые воронки разобраны по стадиям на отдельных страницах, и различия там не косметические. У агентства недвижимости между «Переговорами» и «Закрытой» стоит «Бронь» — объект получил аванс и снят с показов, но денег ещё нет; в воронке «Лид → Квалификация → КП → Выиграно» и её, и «Показ» приходится изображать примечаниями. У B2B-услуг отдельной стадией вынесено «КП»: именно на ней разговор чаще всего и застревает — предложение отправлено, а ответа нет две недели. У репетитора и у студии последняя стадия называется «Не дошёл», и она там не для порядка: пока уход выражается удалением заявки, главное число не считается — сколько людей теряется между «записан на пробное» и «пришёл».

Сделка двигается по этапам перетаскиванием, и каждый переход остаётся в истории записи: кто и когда перевёл. На самой доске карточка, которую давно никто не трогал, помечается бейджем «Без движения» — от четырёх часов, с суток тон меняется на предупреждающий.

Сделка с суммой и ответственным

У сделки есть сумма, ответственный, вероятность и дата закрытия. Это минимум, из которого получается прогноз: сколько денег в работе, сколько ожидается в этом месяце, у кого сколько.

Ответственный — не подпись в поле, а рабочий механизм: сотрудник видит свои сделки отдельным списком, получает уведомления по ним, а руководитель отбирает «сделки Ивана» фильтром в таблице раздела. В списке и в карточке ответственный показан фотографией и именем (нет фото — инициалами), а владелец и администратор нажатием на имя попадают на строку этого сотрудника в разделе «Команда» — посмотреть должность, роль и права.

Несколько воронок

Если направления живут по-разному — розница и опт, монтаж и сервис, — заведите им отдельные разделы или отдельные виды-доски со своими стадиями. Это делается в конструкторе и не требует ни разработчика, ни отдельного тарифа: воронка — это ваш раздел с полем-статусом, а не жёсткая сущность продукта.

Каталог и расчёт

Суммы не набиваются руками: позиции складываются строками, итог считается по количеству, цене, скидке и ставке НДС. Подробно — каталог товаров и услуг.

Расчёт КП, скидки и налоги

Коммерческое предложение собирается из тех же позиций: цены, скидки, НДС и итог прописью считаются автоматически и уезжают в документ на вашем бланке. Правки в позициях сразу меняют и КП, и счёт — второй раз считать не приходится.

Скоринг и автораспределение лидов

Заявка с сайта может сама получить ответственного: по направлению, по сумме, по очереди между менеджерами. Тем же правилом ей ставится задача «перезвонить» со сроком — то есть заявка не лежит «ничья», пока кто-нибудь не заметит.

Правило пишется в редакторе автоматизаций и читается фразой: «когда создана заявка, если сумма больше 50 000 — назначить Ивана и поставить задачу».

Как собрать такое правило и почему заявку, которую уже взяли, оно не отбирает, разобрано в справке: «Автораспределение заявок: кто возьмёт следующего клиента».

Повторная заявка не превращается во второго клиента

Человек оставил заявку на сайте, через час оставил ещё раз, а телефон в двух заявках записан по-разному: «+7 900 111-22-33» и «79001112233». Обычно это два лида на одного клиента: перезванивают дважды, а в отчёте по конверсии он считается за двоих.

Форма заявки сравнивает телефон и почту по сути, а не по написанию: пробелы, скобки, дефисы и восьмёрка вместо семёрки роли не играют, регистр почты — тоже. Если в разделе уже есть запись того же человека, вторая заявка всё равно создаётся (посетителю форма не отказывает никогда), но её карточка показывает плашку «Возможный дубль» со ссылкой на первую запись — сотрудник видит связь сразу, а не через неделю.

Это подсказка, а не запрет: один номер бывает у мужа и жены, у ИП и его же фирмы. Поэтому запись работает как обычная, а решают люди.

Преднастроенный дашборд ниши

Кабинет открывается не пустым: сводка под вашу нишу уже собрана — сколько заказов, на какую сумму, динамика. Не «постройте свой первый отчёт», а готовая приборная панель, которую дальше правите под себя.

Сколько стоит

Всё перечисленное — бесплатный тариф, включая несколько воронок, аналитику и планы: «выручка 900 000 за квартал» ставится числом на срок, и рядом с фактом появляется вторая цифра. Как устроены планы — на странице цели и планы.

Честные ограничения

• Прогноз считается ровным темпом, а не по вероятности сделок. План на период есть — и по пространству, и личный по сотруднику, то есть план/факт по менеджерам; «куда придём при таком темпе» продолжает сегодняшний темп до конца периода. Взвесить воронку по полю «Вероятность» и получить из него прогноз выручки продукт пока не умеет.
• Фильтров и сортировки на самой доске нет — доска показывает все сделки раздела, разложенные по стадиям (карточки в колонке подгружаются по мере прокрутки, а счётчик колонки сразу говорит, сколько их там всего). Отобрать «только сделки Ивана» или отсортировать по сумме можно в таблице того же раздела: сортировка там работает по полям с включённым переключателем «Сортировка и сводки» (включается в конструкторе в любой момент), а фильтр-совпадение — по любому полю.
• Сколько заказ простоял в конкретной стадии, доска не считает. Бейдж «Без движения» меряет время с последней правки записи, поэтому перевод карточки обнуляет счётчик: он может промолчать там, где простой есть, но не покажет простой там, где его нет. Порог «висит в „Согласовании“ дольше суток» ловится правилом «Поле держит значение» — оно отсчитывает срок от момента, когда поле получило это значение, и отвечает уведомлением.
• Порядок карточек внутри стадии не сохраняется — доска про этапы, а не про приоритет внутри этапа.
• Дубли только ОТМЕЧАЮТСЯ, объединить две записи одной кнопкой пока нельзя — плашка показывает найденную запись и ведёт на неё, а нужное вы переносите руками. И проверяются только заявки с формы на сайте: запись, заведённая руками в кабинете, плашку не получит, даже если телефон совпал. Ещё один край — две заявки, отправленные буквально в одну секунду: они не увидят друг друга и обе останутся без плашки.

Что дальше

Посмотрите каталог и расчёт — с него начинается «где деньги», и дашборды — там эти деньги видно сводкой.