Автоматизация рутины: система помнит за вас

Любой сервисный бизнес держится на памяти конкретных людей. Мастер помнит, что обещал позвонить. Администратор помнит, что клиенту нужно отправить акт. Владелец помнит, что заказ висит третий день.

Пока людей трое, это работает. На десятом сотруднике и сотом заказе память перестаёт быть системой — и начинаются «забыли перезвонить», «клиент ждал акт неделю», «заказ потерялся между сменами».

Что берёт на себя система

Задачи и напоминания на записи

Задача живёт на записи, а не в отдельном таск-трекере: у заказа — свои задачи, у клиента — свои. У задачи есть срок и исполнитель, а просроченное собирается в личный список «Мой день», чтобы сотрудник не искал по разделам, что горит.

Это принципиальная разница с «поставьте себе напоминание в телефоне»: задача видна команде и переживает отпуск автора.

Лента активности и история

У каждой записи есть история: кто, когда и что изменил. Не «последний редактор», а список правок с автором — поэтому вопрос «кто поменял сумму» перестаёт быть расследованием.

Это же снимает главный страх при передаче дел: новый сотрудник видит не только текущее состояние заказа, но и как оно таким стало.

Мгновенные уведомления

Назначили ответственного — он узнал сразу, а не когда откроет CRM. Пришло сообщение от клиента, сработало правило, кто-то упомянул вас в обсуждении — колокольчик показывает это в тот же момент.

В личный Telegram бот пишет об одном — о просроченных задачах, и только тем, кто привязал аккаунт в настройках. Для мастера в цеху это надёжнее вкладки в браузере, но остальные уведомления — назначение, упоминание, сработавшее правило, сообщение клиента — живут в колокольчике кабинета.

Авто-смена стадий

Оплатили счёт — заказ сам переходит в «Оплачен». Прошёл срок брони — визит становится «Просрочен». Стадии перестают быть ручной работой, а воронка перестаёт врать: в ней то, что происходит на самом деле, а не то, что успели проставить.

Напоминания в email и Telegram

За час до визита, за день до окончания абонемента, через неделю после ремонта — сообщение уходит клиенту само, вашим текстом и по вашему расписанию. Это и снижает неявки, и возвращает клиентов, не превращаясь в рассылку: сообщение приходит по конкретному поводу, а не «просто так».

Чем именно уходит. Письмо — всегда: адрес есть в карточке, и больше ничего не нужно (напоминание за час до визита в модуле «Онлайн-запись» так и работает, из коробки). Сообщение в Telegram — только тем клиентам, кто уже писал вам в бота: у мессенджера правило простое — первым пишет человек, а не компания. Клиенту, пришедшему через форму или страницу записи, первое сообщение уйдёт письмом или звонком.

Контроль сроков и эскалации

«Заявка без ответа два часа — уведомить руководителя». «Заказ в статусе „Ждём запчасть“ дольше недели — поднять наверх». Это то же правило, только его событием служит время в состоянии, а не действие человека.

Часы считаются астрономические, и продукт говорит об этом прямо: производственный календарь с праздниками пока не учитывается.

Шаблоны документов по событию

Правило умеет приложить уже выпущенный документ к письму или сообщению в канал: этап стал «Готов» — акт ушёл клиенту. Сам документ пока выпускается кнопкой на карточке; если у записи его ещё нет, правило честно отчитается в журнале, а не промолчит.

Сколько стоит

Движок целиком бесплатен, тариф считает только число действий в месяц. Это ровно та вещь, которую коробочные CRM обычно держат в платных тарифах: у нас она в бесплатном, потому что автоматизация — не премиальная надстройка, а причина заводить CRM.

Честные ограничения

• Праздники и переносы не учитываются — сроки считаются календарным временем.
• Условия сравнивают поле со значением, а не поле с полем — сравнить два поля между собой умеет только формула «записать значение» (ветка «если … то … иначе»).
• Отправленное письмо не отзывается — правило может отправить дважды при сбое сети, но не может вернуть отправленное.

Что дальше

Как именно собирается правило и почему видно, из-за чего оно промолчало — правила «когда → если → то».