Согласование документов: маршрут, кворум и монитор «где висит»

Договор ушёл на согласование в понедельник. В четверг клиент спрашивает, когда подпишем, и начинается знакомое: «я отправлял юристу» — «я вернул с правками» — «мне не приходило». Никто не соврал. Просто согласование жило в переписке, а переписка не умеет отвечать на вопрос «у кого документ сейчас».

Здесь согласование — не письмо и не устная договорённость, а маршрут: заданный порядок людей, срок на каждом шаге и одна страница, где видно, где документ застрял.

Что меняется

Как собирается маршрут

Маршрут живёт на разделе — «Сделки», «Договоры», «Заявки», любой ваш — и собирается лестницей: запуск, шаги, финиш. В маршруте до двадцати шагов, и у каждого настраивается четыре вещи.

Раздел выбирается первым делом: кнопка «Новый маршрут» сначала спрашивает, в каком разделе его завести, и только на явный ответ открывает конструктор. Ничего не подставляется «по умолчанию», а выбранный раздел дальше подписан прямо над схемой — чтобы вопрос «а над чем я это собираю» не возникал посреди работы.

Кто решает. Поимённый список сотрудников · роль («все администраторы») · ваша собственная роль («юристы») · поле записи, в котором указан человек («ответственный менеджер») · тот, кто запустил согласование.

Сколько голосов нужно. «Решают все» · «достаточно любого» · кворум порогом в процентах (например, 67 — «нужны двое из трёх»). Кворум считает людей, а не строки: заместитель голосует за своего принципала и второго голоса не добавляет.

Когда шаг вообще нужен. Условие по числовому полю записи: шаг «Финдиректор» включается, только если сумма больше 250 000 ₽. Маленькие сделки идут коротким путём, и это не отдельный маршрут, а тот же самый.

Что будет, если молчат. Срок шага — от часа до года. По истечении мы сначала напомним, потом, если так настроено, подключим следующую ступень: руководителя или инициатора. Ступень эскалации задаётся отдельно, до месяца после срока. Автоматический отказ по времени тоже есть, но по умолчанию выключен: молчание — не решение, и превращать его в отказ можно только осознанно.

Собранный маршрут проверяется до публикации: пустой шаг, кворум без порога, эскалация без срока, условие по полю, которого в разделе нет, — всё это подсвечивается прямо на схеме, и опубликовать сломанный маршрут нельзя.

Кто и как решает

На карточке записи появляется секция «Согласование»: по какому маршруту идёт документ, какой сейчас шаг, кто его держит и сколько дней уже держит. Ниже — лента решений: кто, когда, с каким комментарием.

Тому, чей сейчас шаг, доступны четыре действия. «Согласовать» — в один клик, без диалога: главный сценарий здесь мобильный — пришло уведомление, есть полминуты. «Отклонить» и «Вернуть на доработку» всегда просят причину: автор узнаёт, что не так, только отсюда. «Передать» отдаёт шаг коллеге, если решать должен не ты.

Решают не вы — кнопок нет вовсе. Не серых и неактивных, а просто нет: вместо них лестница называет, кто держит шаг и сколько он висит. Просрочка подписана словами («просрочено на два дня»), а не только красным цветом.

Назначая человека согласующим, вы показываете ему выбранные маршрутом поля записи — до десяти, — даже если сам раздел ему закрыт правами. Юрист видит сумму и контрагента, но не получает доступ ко всей воронке продаж.

Возврат на доработку не начинает историю заново: автор правит, жмёт «Отправить снова», и открывается новый круг — до десяти кругов на один документ. Журнал показывает все круги одной историей, как главы.

«Ждут вашего решения» — первой строкой

Согласования не заводят отдельного экрана «для входящих»: шаги, которые ждут именно вас, встают первой секцией в «Моих делах», выше срочных задач. Логика простая: у вашей задачи есть ваш срок, а у чужого документа срок чужой — и он идёт от вас.

Согласовать можно прямо из строки списка. Одновременно приходит уведомление — колокольчиком в кабинете и пушем на телефон. Если у одного шага двое согласующих, уведомление получает каждый: одно на двоих здесь было бы потерянным документом.

Монитор «где висит»

Отдельный экран «Согласования» показывает все живые прогоны пространства, отсортированные по времени ожидания: то, что висит дольше всех, — первая строка. Это не настройка сортировки, а смысл экрана: узкое место должно быть видно сразу, а не после трёх кликов по фильтрам.

Сверху три числа: сколько документов на согласовании, сколько просрочено и кто держит дольше всех — именно с именем, потому что руководителю нужно знать, к кому идти.

С этого же экрана затор и снимается. У каждой строки есть кнопка «Переназначить»: она спрашивает, кого снять с шага (если ждут несколько — кого именно) и кого посадить вместо него, и на этом всё — документ идёт дальше с того же места. Отменять согласование и запускать заново, теряя уже принятые решения, больше не нужно. Кнопка видна только тем, кому доверена настройка согласований.

Чего здесь намеренно нет — оценок эффективности согласующих. На десятке документов такая цифра врёт, а врущая цифра на экране руководителя превращается в кадровое решение по шуму.

Заместитель на время отпуска

В профиле сотрудника есть блок «Замещение»: кто решает за меня и с какого по какое число. Даты человеческие — обе включительно, «с 12 по 20 августа» значит именно это.

Пока замещение действует, шаги согласования приходят заместителю, а в его списке дел стоит пометка «за: Мария Юрист» — иначе человек увидел бы у себя чужой договор и не понял, откуда тот взялся. В журнале решение записывается так же честно: «Иван Финдиректор (за: Мария Юрист) согласовал». Голос при этом закрывается Мариин — заместитель не добавляет маршруту лишнего голосующего.

Границы замещения зафиксированы и подписаны прямо на экране: передаются только шаги согласования, и никаких других прав. Человек, отдающий право подписи, должен точно знать, что именно он отдал, поэтому тумблера «а ещё передать доступ к разделам» здесь нет — не потому что забыли, а потому что так бывать не должно.

Заместителя можно назначить и за коллегу — из раздела «Команда», если у вас есть право управлять командой.

Правило запускает согласование само

Согласование не обязательно запускать руками. У правил автоматизации появилось действие «Запустить согласование»: сделка перешла в стадию «Договор» — маршрут стартовал сам, без участия менеджера. Если по этой записи маршрут уже идёт, второй прогон не создаётся: правило это проверяет.

Обратная сторона тоже работает. В конструкторе маршрута есть строка «Куда писать итог»: выбираете поле карточки — текстовое или список — и два слова, которые в него встанут: одно при утверждении, другое при отказе. По умолчанию это «Согласовано» и «Отклонено», но если в вашем списке написано «Утверждено» — так и выберите: слова берутся из вашего раздела, а не из наших представлений о нём.

Слово встаёт в поле той же секундой, что и вердикт, — не «через минуту» и не «при следующем открытии карточки». Поэтому на него можно спокойно вешать обычные правила: «статус = Согласовано → создать заказ-наряд», «статус = Отклонено → вернуть смету мастеру». Новых сущностей учить не нужно — это то же поле и те же правила, которыми вы уже пользуетесь.

Поле итога — не обязательная настройка: маршрут «просто чтобы решение было записано в ленте» законен, и тогда в карточке ничего не меняется. А если поле выбрано, конструктор проверит его ещё до публикации: в поле-дату слово не влезет, а у списка без нужного варианта итог записать нечем — и вы узнаете об этом сразу, а не в тот момент, когда согласующий нажмёт «Согласовать».

Версии документа

У документов, собранных из шаблона, появилась история версий: видно, какая версия когда выпущена и кем. Раньше перевыпуск затирал предыдущую, и вопрос «какой договор мы отправляли клиенту в мае» ответа не имел.

И на согласование уходит конкретная версия, а не «запись вообще»: отправляя договор, вы выбираете, какую редакцию согласуем. Утверждённая версия замораживается — перевыпустить её больше нельзя, а правка создаёт новую, оставляя утверждённую такой, какой её подписали. Через полгода на вопрос «какой договор мы согласовали» отвечает сама система.

Выбирать версию не обязательно: «без привязки к документу» — законный вариант и стоит первым. Согласовать саму запись («смету утвердили, файл сформируем потом») можно ровно как раньше.

Сколько это стоит

Бесплатно. Платный тариф продаёт объём, а не возможности: ограничено число маршрутов — три на бесплатном тарифе, тридцать на «Расти», сто на «Бизнесе». Сами согласования по этим маршрутам не ограничены ничем: отправляйте на утверждение хоть сотню договоров в день на любом тарифе.

Маршрут, который сейчас не нужен, можно выключить — место освободится, а его история и настройки останутся. Это законный способ уложиться в объём, а не обход лимита.

Честные ограничения

• Маршрут — лестница, а не блок-схема. Произвольных ветвлений и слияний нет. «Иван или Мария, кто первый» — это один шаг с двумя адресатами и режимом «достаточно любого». Две по-настоящему независимые цепочки (юридическая и финансовая) — это два маршрута над одной записью, они идут параллельно и не мешают друг другу.
• Раздел маршрута нельзя сменить после создания. Маршрут, заведённый над «Сделками», в «Договоры» не переезжает: по нему уже могли пойти согласования над записями своего раздела, и переезд оставил бы их без опоры. Нужен тот же порядок в другом разделе — заводится новый маршрут, шаги описываются заново. Поэтому раздел и спрашивают до конструктора, а не после.
• Оргструктуры нет. Адресовать шаг «руководителю уровня N» нельзя: согласующие задаются людьми, ролью, полем записи или инициатором.
• Маршрут собирают с компьютера. С телефона лестница открывается на чтение — решать по документам с телефона можно, а перестраивать маршрут нет.
• Электронной подписи и обмена с системами ЭДО нет. Есть поля под внешний номер документа, но отправка в оператора ЭДО — это отдельный проект, а не галочка.
• Согласования по ссылке без входа нет. Внешний подрядчик или клиент утвердить документ не сможет — согласующий это сотрудник вашего пространства.
• Запись во время согласования не блокируется. Править её можно, и это осознанно: чаще всего правка и есть ответ на замечание. Но согласующие увидят плашку «запись изменилась», а решения, принятые до правки, будут помечены в ленте как принятые по прежней версии.
• Срок считается календарно, по московскому времени. Рабочие часы, выходные и часовой пояс сотрудника в сроке не учитываются: «24 часа» — это сутки, а не рабочий день.
• Перезакрепление шага — ручное, а не автоматическое. Когда согласующий уволился или пропал, руководитель снимает его с шага и сажает другого — прямо из монитора «где висит», кнопкой «Переназначить». Прогон при этом не отменяется: круг не растёт, уже принятые решения остаются в силе, срок шага не пересчитывается, а в журнале появляется отдельная запись о том, кто вмешался и почему. Чего нет — правила «уволили сотрудника → система сама раздала его согласования»: фоновое движение чужих согласований без ведома человека мы считаем худшим злом, чем одна кнопка.
• Условие шага — одно поле и одно сравнение. Составных условий («сумма больше X И контрагент новый») пока нет.
• Замещение подставляется на один уровень. Если заместитель тоже в отпуске и назначил своего — цепочка не разворачивается.
• Уведомления идут колокольчиком и пушем. Отдельного письма на почту о том, что документ ждёт решения, сегодня нет.

Что дальше

Кто вообще может запускать и решать — настраивается ролями и правами: рядовому сотруднику согласования доступны, а надзорный экран и настройка маршрутов — нет, пока вы сами не дадите. Запускать маршрут автоматически умеют правила автоматизации, а сам документ для согласования собирается из шаблона.