Согласование документов: счета и договоры идут по маршруту, а не по почте

Счёт от поставщика приходит на почту офис-менеджеру. Он пересылает его руководителю отдела, тот ставит в копию финансового директора, финдиректор уходит в отпуск, письмо тонет между рассылкой о корпоративе и договором на аренду. Через две недели поставщик звонит и спрашивает про оплату. Дальше начинается то, ради чего этой страницы и не должно было существовать: поиск по почтовым ящикам, вопрос «а ты вообще видел этот счёт?» и попытка вспомнить, кто именно сказал «согласен» — устно, в коридоре.

Согласование ломается не потому, что люди безответственные. Оно ломается потому, что почта не знает ни очереди, ни срока, ни того, кто уже ответил. Письмо — это сообщение, а согласование — это состояние: у него есть текущий шаг, есть те, кто его держит, и есть время, которое идёт.

<!-- КАДР: cover.png — экран «Согласования», вкладка «Активные»: строки отсортированы по времени ожидания, сверху счёт, который висит дольше всех. Подпись: «Монитор „где висит“: узкое место — всегда первая строка» -->

Как это устроено

Маршрут — это лестница шагов над разделом: «Счета», «Договоры», «Заявки на закупку». Каждый шаг отвечает на четыре вопроса.

Кто решает. Конкретные люди, роль в команде, ваша собственная роль вроде «Бухгалтерия», поле самой записи («ответственный по сделке») или тот, кто отправил документ.

Сколько голосов нужно. Все · достаточно любого · кворум — доля голосов, которую вы задаёте числом от 1 до 100. «Виктор или Ольга — кто первый» это один шаг с двумя адресатами, а не развилка.

Когда шаг вообще включается. Условие по числовому полю: шаг финдиректора появляется в лестнице только у счетов дороже порога, а мелкие проходят мимо него и не отнимают его время.

Что делать, если молчат. У шага есть срок в часах, и по нему работает лестница из трёх ступеней: напомнить тем, кто держит шаг → поднять выше (эскалация) → при желании закрыть отказом. Часы тикают на сервере, а не в чьей-то голове.

Один счёт от начала до конца

Компания «Тритон» возит стройматериалы. Офис-менеджер Лариса заводит счёт поставщика на 214 800 ₽ прямо в карточке закупки — документ собирается из шаблона, номер и реквизиты подставляются сами. Дальше она жмёт «Отправить на согласование» и выбирает маршрут «Счёт на оплату».

Лестница у него такая: Виктор (закупки) → Сергей Петрович (финдиректор, шаг включается условием «Сумма больше 50 000 ₽») → Ольга (бухгалтерия, проверяет реквизиты и НДС). Виктор решает в тот же день одним нажатием — согласие не требует диалога, потому что человек может ответить из телефона за полминуты. Отказ и возврат на доработку — наоборот, всегда с обязательной причиной: это единственный канал, по которому Лариса узнает, что не так.

Сергей Петрович в отпуске с 12 по 20 августа и заранее назначил заместителем Артёма. Счёт приходит Артёму, и в его списке стоит пометка «за: Сергей Петрович» — иначе он увидел бы у себя чужой счёт и не понял бы, откуда тот взялся. Артём соглашается, и в журнале появляется строка «Артём согласовал за Сергея Петровича». Голос при этом засчитан финдиректору, а не удвоен: вернувшийся из отпуска человек по-прежнему может решать сам.

Уведомление о своём шаге каждый получает в колокольчик кабинета, браузерным пушем и эхом в Telegram — с кнопкой «Открыть в CRM».

Пока лестница идёт, Лариса ничего не пересылает и никого не дёргает: на карточке закупки видно «шаг 2 из 3 · ждёт Ольга — 1 день». А когда маршрут закрывается, у согласования остаётся то, чего никогда не остаётся у переписки: журнал решений, который нельзя переписать. Кто, за кого, когда, с каким комментарием — эти строки только добавляются; права на правку и удаление нет ни у кого, включая администратора пространства, и это запрет базы данных, а не договорённость. Через полгода на вопрос «кто вообще утвердил этот счёт» есть ровно один ответ, и он не зависит от чьей-то памяти.

<!-- КАДР: 02-record-panel.png — панель «Согласование» в карточке записи: лесенка шагов, блок «Ваш шаг» с кнопками, лента решений со строкой «за: Сергей Петрович». Подпись: «Решение принимается там же, где лежит документ» -->

Кто отправляет документы на маршрут

Руками — кнопкой в карточке. Или без рук: правило автоматизации умеет запускать маршрут само. «Создан счёт, сумма больше 50 000 ₽ — отправить на согласование» — и офис-менеджеру больше не нужно помнить порог. Второй запуск того же маршрута над той же записью невозможен: это запрещено на уровне базы, а не проверкой в коде.

Где висит — видно тому, кому положено

Отдельный экран «Согласования» показывает все идущие согласования пространства, отсортированные по времени ожидания: узкое место — всегда первая строка. Сверху три числа — сколько активно, сколько просрочено и кто держит дольше всех, по имени. Право видеть чужие согласования отдельное: решать и отправлять умеет любой сотрудник, а смотреть на весь поток — только тот, кому вы это дали.

Чего на этом экране намеренно нет — оценок эффективности согласующих. На десятке документов такая метрика врёт, а врущая цифра на экране руководителя превращается в кадровое решение по шуму.

Сколько это стоит

Платный объём здесь — число маршрутов, а не число людей и не число документов. На бесплатном тарифе — три маршрута (например, «Счёт», «Договор», «Заявка на закупку») навсегда, на «Расти» — тридцать, на «Бизнес» — сто. Сами согласования по маршрутам не ограничены ничем: отправляйте на утверждение хоть сотню счетов в день на любом тарифе.

Это и есть главное отличие от коробочной СЭД, где счёт выставляют за каждого пользователя. Новый согласующий у нас не стоит ничего: цена платного тарифа — 1 990 ₽ в месяц за всё пространство (первым тридцати компаниям — 1 490 ₽ навсегда). Выключенный маршрут освобождает место — это законный способ навести порядок, а не обход лимита.

Честные границы

• Это лестница, а не блок-схема. Произвольный граф с параллельными ветками и слиянием не рисуется. Две независимые цепочки — юридическая и финансовая — это два маршрута над одной записью, и они идут независимо.
• Оргструктуры нет. Адресовать шаг «руководителю уровня выше» нельзя: согласующий назначается человеком, ролью, полем записи или инициатором.
• Внешнее согласование по ссылке — нет. Согласующий это сотрудник со входом в кабинет. Контрагент по ЭДО и квалифицированная подпись не поддерживаются: в модели есть только поля для внешнего идентификатора документа у оператора.
• Срок календарный. Часы считаются подряд по московскому времени, производственного календаря и рабочих часов в сроке нет: 24 часа, поставленные в пятницу вечером, истекут в субботу.
• Согласуется запись, а не файл. Пока идёт согласование, запись можно править: мы её не блокируем. Если правка случилась, на карточке загорается плашка «запись изменилась», а решения, принятые по прежней версии, помечаются в ленте — молчать об этом было бы хуже всего. А вот заморозки утверждённого файла пока нет: документ, собранный из шаблона, после утверждения можно перевыпустить, и автоматической истории версий у него ещё не появилось.
• Видимость полей — обмен, а не побочный эффект. Назначая человека согласующим, вы показываете ему выбранные в маршруте поля записи (до десяти), даже если сам раздел ему закрыт.
• Маршрут собирают с компьютера. На телефоне лестница доступна для чтения, решения принимаются тоже с телефона, а вот редактор маршрута требует экрана.
• Чего нет совсем: массового согласования пачкой, листа согласования отдельным PDF, «ознакомления без решения» и автоматического переназначения шага при увольнении — уволенный держит голос до истечения срока, дальше шаг уходит по эскалации, и в списке честно написано, что он ждёт неактивного сотрудника.

Частые вопросы

Чем это отличается от согласования счетов по почте?

Письмо ничего не знает о порядке. Оно не помнит, кто уже ответил, не умеет ждать двоих из трёх, не поднимает тревогу на четвёртый день и не может сказать, где документ висит прямо сейчас. Маршрут знает всё это по построению: шаги идут по очереди, голоса считаются, срок тикает, а решения складываются в журнал, который нельзя переписать задним числом.

Что будет, если согласующий в отпуске или просто молчит?

Два разных ответа на два разных случая. На отпуск — заместитель с датами: человек заранее говорит, кто решает за него с какого по какое число, и на эти дни шаг видят оба. На молчание — срок шага: когда он вышел, тем, кто держит шаг, уходит напоминание, а ещё через заданное время шаг поднимается выше — названному человеку или тому, кто отправил документ. Отдельной опцией шаг можно закрывать отказом автоматически, но по умолчанию она выключена: тихий отказ хуже громкого напоминания.

Нужно ли покупать отдельную систему документооборота?

Для внутреннего согласования счетов, договоров, актов и заявок — нет: маршруты работают над обычными записями вашей CRM, там же, где лежит сам документ и переписка с поставщиком. Отдельная СЭД по-прежнему нужна тем, кому требуется юридически значимый обмен с контрагентами по ЭДО и квалифицированная подпись, — этого мы не заменяем.

Можно ли отправлять документы на согласование автоматически?

Да. Правило автоматизации умеет запускать маршрут само: «счёт создан и сумма больше 50 000 ₽ — отправить на согласование». Повторный запуск того же маршрута над той же записью не создаёт второго согласования — база не даст, и правило честно запишет в журнал, что согласование уже идёт.

Увидит ли согласующий всю карточку сделки?

Нет, если вы этого не разрешили. У маршрута есть список полей записи — до десяти, — и согласующий видит заголовок записи, эти поля и сам документ. Это осознанный обмен: бухгалтеру не нужен доступ ко всему разделу «Сделки», чтобы утвердить счёт по одной из них. Но помнить об этом стоит: назначая человека согласующим, вы показываете ему выбранные поля, даже если раздел ему закрыт.

---

Соберите пространство под свою компанию — с разделами, документами и маршрутами согласования: это десять минут и не требует карты.

Собрать мою CRM →