Конструктор: меняете систему сами, без программиста и без ТЗ

Бизнес меняется быстрее, чем расписание интегратора. Ввели новую услугу — нужно поле. Начали работать с юрлицами — нужен раздел договоров. Появился второй мастер — нужна доска по людям.

В коробочной CRM каждая такая мелочь превращается в заявку, оценку и ожидание: типовое внедрение на рынке — это десятки тысяч рублей и недели работы подрядчика, а часть систем прямо не рассчитана на самостоятельную настройку. В итоге система отстаёт от бизнеса на месяцы, и люди возвращаются в Excel.

Что меняется

Что можно менять самому

• Разделы — завести свой («Объекты», «Абонементы», «Автомобили»), переименовать, архивировать.
• Поля — добавить, переименовать, сделать обязательным, задать значение по умолчанию и проверку формата, скрыть из формы. У числового поля задаются границы: минимум, максимум и сколько знаков разрешено после запятой — «цена не бывает отрицательной», «в сумме ровно две копейки». Уже сохранённые записи границы не трогают: правило работает со следующей записи. Всё, что вы здесь задали, форма записи проверяет сразу при заполнении: человек выходит из поля и тут же читает вашу подсказку («Формат: +7 и 10 цифр»), а не узнаёт об отказе после неудачного сохранения. Есть готовые виды поля: «Телефон» — с маской ввода, готовой проверкой номера (буквы в такое поле не набираются) и звонком по нажатию прямо из списка, «Рейтинг» — оценка звёздами. У текстового поля настраивается и показ: длинное примечание в карточке сворачивается до нескольких строк с кнопкой «Показать полностью» — или показывается целиком. В списке такое поле показывает начало текста, а рядом стоит значок подсказки с текстом целиком: строка списка остаётся одной высоты, но текст из неё больше не пропадает.
• Несколько значений в одном поле — тип «Несколько из списка»: в заказ-наряде отмечаются галочками сразу и замена масла, и диагностика; у пациента — несколько противопоказаний; у лида — несколько тегов. Это не текст через запятую: по такому полю работает фильтр («среди выбранного есть замена масла») и оно печатается в счёте и акте — «Замена масла, Диагностика».
• Запрет повторов — тумблер «Не повторяется» у поля: платформа перестаёт принимать запись, если телефон, ИНН или артикул уже стоят у другой. Проверка живёт в самой базе, поэтому её не обходят ни два менеджера, сохранившие карточку в одну секунду, ни импорт. Включаете на разделе, где записи уже есть, — платформа сначала проверит существующие и, если дубли уже завелись, назовёт номер записи, с которой надо разобраться, вместо молчаливого «готово». Тот же тумблер на поле-ссылке даёт связь «один к одному» (см. ниже): «одна карта лояльности на клиента» — это и есть «в поле „Клиент“ значение не повторяется».
• Поле, которое появляется, когда нужно — условие показа: «Причину отказа» видно только у отменённых заявок, и обязательной она становится только там же. Условие собирается селектами («поле — сравнение — значение»), а поле появляется на экране сразу, как только меняется управляющее. Так форма из двадцати полей перестаёт быть формой из двадцати полей. Правило разрешения названо честно и работает везде одинаково: видимость важнее обязательности — пока поле скрыто своим условием, платформа не потребует его заполнить ни в форме, ни при импорте, ни через интеграцию (иначе получился бы тупик «заполните поле, которого не видно»). Это верно и для обычного переключателя «Обязательное»: собрали пару «обязательно + условие показа» — кабинет напомнит о следствии сам, прямо при сохранении.
• Поле-формула — «Маржа рейса = ставка − расходы», «Итог = количество × цена». Формула собирается селектами, а не пишется текстом: выбираете поле, действие и следующее поле. Значение считает платформа при каждом сохранении, руками его не правят — и оно не разъезжается с итогом печатного счёта, потому что округляется по тому же правилу.
• Чем подписывается запись — любое текстовое поле можно сделать главным, и записи раздела начнут называться им везде: в ссылках из других разделов, в поиске, в уведомлениях, на портале клиента. Раньше это решалось один раз, при создании раздела; теперь — пунктом меню, за одно нажатие и без переноса данных.
• Архив полей — убранное поле лежит в своей секции раздела, и его можно вернуть одним нажатием: значения в записях всё это время хранятся под тем же ключом.
• Списки значений — стадии и статусы: добавить, переименовать, поменять порядок и цвет. Ярлык меняется, а машинный код остаётся — поэтому переименование стадии не ломает ни фильтры, ни правила. Убрать стадию, на которой стоят записи, конструктор не даст молча: он спросит, куда перенести эти записи, перенесёт их и только потом уберёт значение.
• Связи — «у клиента много заказов», «у заказа много позиций». Заведённые связи видно списком в самом разделе: у каждой написано, каким полем она показывается, значком помечен её вид (1:N, N:N, 1:1), а у недоделанной стоит честная пометка «не показывается» с тем, чего ей не хватает. Связи можно дать своё название — карандашом в том же списке; без него связь подписывается названиями разделов, и подпись сама меняется вместе с ними. Название нужно, когда между теми же двумя разделами связей несколько: без него строки читаются одинаково. Лишнюю связь можно разорвать — данные при этом остаются на месте, пропадает только список связанных записей. А кнопка «Схема связей» в шапке конструктора показывает разом ВСЕ связи пространства: карта сгруппирована по разделу-источнику, каждая связь нарисована схемой «два раздела и стрелка», и под ней написано, где эта связь видна — каким полем показывается, или честное «поле-ссылка не создано». Обходить разделы по одному, чтобы понять устройство своего пространства, больше не нужно.
• «Один к одному» — когда справа может быть только ОДНА запись: у объекта один паспорт, у клиента одна карта лояльности, у сотрудника одна учётная запись портала. Держится это не на честном слове: у поля-ссылки должен быть включён запрет повторов, и именно он не даёт второй записи указать на тот же объект — вторая просто не сохранится. Кабинет не выдаст ярлык «один к одному», пока запрета нет: он откажет и назовёт поле, у которого его надо включить. И наоборот — снять запрет из-под живой связи «один к одному» он тоже не даст, иначе ярлык остался бы, а правило исчезло бы молча.
• «Многие ко многим» — для случаев, где нет главной стороны: у рейса несколько водителей-сменщиков, и у каждого водителя несколько рейсов. Поле-ссылка так не умеет — в неё выбирается одна запись, и второй водитель затёр бы первого. Здесь на карточках ОБОИХ разделов появляется блок «Привязать», и привязка видна с двух сторон: сняли у рейса — пропала и у водителя. Отвязка не удаляет запись, а связь, на которой висят привязки, кабинет разорвать не даст, пока их не сняли.
• Виды — какие колонки в таблице, по какому полю группируется канбан, что показывает календарь.
• Формы — состав и порядок секций: что видит человек при создании записи.

Те же поля и связи в живых сборках

Что здесь названо связью, полем-формулой и списком значений, быстрее понять по кабинету, где это уже стоит и работает.

Связь «один ко многим» разобрана у агентства недвижимости: квартира заведена одной записью, а сделок по ней столько, сколько людей её смотрят, и все они видны в её карточке — с суммами и стадиями. Там же видно, чего конструктор не сделает за вас: ни один шаблон не приносит поле «Точка на карте» и вид «Карта», их заводят руками, двумя шагами.

Переименование без потери данных — у B2B-услуг: ответ «Проекты» вместо «Сделок» убирает слово «сделка» из кабинета целиком, а значения остаются на месте, потому что у поля внутри свой неизменный ключ. Поле-формулу из примера выше ни одна сборка не приносит — его заводите вы сами; из чего оно сложится, видно у грузоперевозок: цена для заказчика и себестоимость стоят в карточке заявки ручными полями, разница между ними читается глазами, а поле под платные дороги, стоянки и простой заводится конструктором за минуту — в карточке рейса.

Список значений, где одно значение несёт срок, а другое нет, — у репетитора: «ЕГЭ» и «Разговорный» лежат в одном поле «Цель занятий», и в марте фильтр по нему превращается в короткий список тех, кому надо позвонить на этой неделе. А клиника показывает, где поле-ссылка перестаёт работать за вас: «Услуга» в приёме ссылается на прайс, поэтому подорожание правится одной строкой, — но цена из прайса в поле «Сумма» приёма сама не переносится, её ставит администратор.

Правки применяются к живой базе

Это не «конструктор песочницы, потом миграция». Добавили поле — оно появилось в существующих записях; переименовали стадию — она сменилась везде, где показывается. Работа не останавливается, экспорт-импорт не нужен.

Отсюда же осторожность продукта: операции, которые могли бы потерять данные, недоступны. Раздел и поле архивируются, а не стираются — «убрать с глаз» и «уничтожить» это разные вещи, и второе мы владельцу не даём. Поле при этом убирается обратимо: оно лежит в секции «Архив полей» своего раздела, и кнопка «Вернуть» ставит его обратно вместе с колонкой в списках — данные всё это время были на месте.

Связь — единственное, что убирается насовсем, и ровно потому, что терять там нечего: связь не хранит ни одного вашего значения, она только объявляет «записи этих двух разделов относятся друг к другу». Значения живут в поле-ссылке, и разрыв его не трогает. А если на связи уже стоят настроенные экраны — секция связанных записей или блок клиентского портала, — кабинет не даст её разорвать и назовёт, кто именно её держит: тихо опустевший чужой экран хуже отказа.

Тот же принцип у значений списка. Убрать стадию, на которой стоят записи, нельзя одним движением: конструктор отвечает числом («на этом значении 12 записей») и предлагает перенести их в другую стадию. Так сделано потому, что вернуть убранное значение прежним нечем — вписанное заново получит другой внутренний код, а записи со старым остались бы без статуса.

Кто может это делать

Право на конструктор — отдельное: обычный сотрудник структуру не меняет, даже если работает с записями каждый день. Ошибиться в конструкторе может только тот, кому это доверено.

Сколько стоит

Ничего. Конструктор входит в бесплатный тариф и не будет гейтиться никогда — это прямое обещание: закрыв его, мы закрыли бы то, ради чего продукт существует. Веб-формы захвата работают тем же ключом доступа, поэтому и они всегда бесплатны.

Честные ограничения

• Тип поля не меняется — текст не станет числом; нужно новое поле и перенос значений.
• У поля и раздела удаления нет, есть архивация — структура чистится «с глаз», но не начисто. Поле из архива возвращается кнопкой, раздел — пока нет: обратной кнопки у архивации раздела ещё не сделано. (Связь — исключение: она рвётся насовсем, потому что ваших данных в ней нет вовсе.)
• Обратный список в карточке включается не для всякой связи «один ко многим» — секция «связанные записи» приезжает с готовыми наборами (шаблон сферы, модули); для связи, заведённой руками, включить её из кабинета пока нельзя. У связи «многие ко многим» такого ограничения нет: её блок появляется на карточках обеих сторон сам.
• Варианты «Нескольких из списка» пока не редактируются после создания — у обычного списка есть редактор значений с переносом записей с одного варианта на другой, а у многозначного — пока нет: там значение лежит НАБОРОМ, и перенос считается иначе. Список вариантов стоит продумать до заведения поля.
• Связь раздела с самим собой пока не заводится — все три вида связи соединяют ДВА разных раздела. «Сотрудник ↔ его наставник» внутри одного раздела «Сотрудники» сегодня выразить нечем.
• «Один к одному» держится на запрете повторов, и это видно — если поле-ссылку завели ПОСЛЕ связи и запрет у него не включили, в списке связей появляется честная строка «связь помечена „один к одному“, но поле … разрешает повторы». Молча платформа этого не исправляет: включить запрет — ваше решение, потому что у уже заведённых записей могут быть дубли, и их сначала надо разобрать.
• Поле «Телефон» рассчитано на российский номер (+7 и 10 цифр): зарубежный оно не примет — под полем появится подсказка формата, и запись не сохранится, пока номер не исправят. Переписать чужой номер «под себя» поле при этом не пытается: что набрали, то и остаётся на экране — и в списке, и в журнале звонков номер показан ровно так, как он хранится. Для зарубежных номеров берите обычное текстовое поле.
• Номер нужен целиком — восьмёрка или «+7» и десять цифр. Десять цифр, начинающихся с восьмёрки, CRM не достраивает: недобранный мобильный (8 999 123 45 6) и код города (812 333 44 55) выглядят одинаково, а угадать неверно значит записать номер, по которому никто не дозвонится. Вместо догадки — подсказка формата под полем.
• Нельзя дать доступ к отдельному полю — права работают на уровне разделов и записей, не колонок.
• Порядок правок не откатывается — «отменить последнее изменение схемы» отсутствует, хотя данные при архивации остаются целы.

Что дальше

Начните с готовой сборки под нишу — CRM под вашу нишу — и достраивайте по мере надобности; перенести существующую базу поможет импорт.