Импорт из Excel и других CRM: перенос базы без потерь

Главная причина, по которой компании остаются в старой системе, — страх переезда. «У нас там три года работы». И этот страх обоснован: обычный импорт молча проглатывает половину строк, ставит прочерки вместо телефонов и через неделю выясняется, что четверть клиентов приехала без контактов.

Поэтому наш импорт устроен так, чтобы сначала показать, что будет, и только потом писать.

Как это работает

1. Выгружаете данные из старой системы или Excel в CSV — это умеет всё, вплоть до 1С.
2. Приводите шапку файла к именам полей раздела и загружаете его: рядом с кнопкой импорта лежит готовый шаблон CSV — скачайте его, там уже стоят нужные заголовки с расшифровкой, какой из них какое поле означает.
3. Получаете построчный отчёт: сколько строк принято, какие отклонены и почему именно.

  Импорт «Клиенты» · clients.csv
  ┌────────────────────────────────────────────────┐
  │  Принято: 412                                  │
  │  Отклонено: 6                                  │
  │                                                │
  │  строка 27  Телефон: формат «+7 и 10 цифр»     │
  │  строка 94  Название: обязательное поле пусто  │
  │  строка 118 Стадия: значения «Отгружен» нет    │
  └────────────────────────────────────────────────┘

Отклонённые строки не теряются: правите их в файле и загружаете повторно. Загружайте при этом только исправленные строки: проверки на повтор в импорте нет, и весь файл целиком, залитый второй раз, задвоит уже принятое.

Почему в базу не попадает мусор

Проверки формата, которые вы задали полям, работают на всех путях записи — в кабинете, в форме на сайте и при импорте. Импорт не «особый режим, где можно всё»: если телефон обязан быть телефоном, он обязан им быть и в загруженном файле.

Это то, что отличает перенос от свалки: после импорта поиск по телефону работает, а рассылка не падает на битых адресах.

Обратная сторона: выгрузка

Экспорт в CSV работает в любом разделе, с учётом текущих фильтров и на любом тарифе — в том числе когда у вас исчерпан объём. Это осознанная позиция: данные ваши, и мы не удерживаем клиента блокировкой базы. Уйти можно так же легко, как прийти.

Сколько стоит

Бесплатно, без ограничения на число импортов. Тариф считает только общее число записей в базе.

Честные ограничения

• Формат один — CSV. .xlsx сохраните как CSV: это одна команда в Excel, зато никаких сюрпризов с формулами и объединёнными ячейками.
• Файл до 5 МБ и до 10 000 строк за раз — крупную базу делите на части.
• Ссылки на другие записи переносятся по идентификатору, а не по названию: чтобы связать заказы с клиентами, сначала импортируйте клиентов. Обратите внимание на асимметрию: выгрузка отдаёт связи НАЗВАНИЯМИ, поэтому выгруженный файл не загрузится обратно без правки этой колонки.
• Файлы и фотографии импортом не переносятся — только данные.
• Если объём базы почти исчерпан, файл может быть отклонён целиком: мы считаем все строки файла, а не только валидные.

Что дальше

Перед импортом стоит завести недостающие поля — это конструктор; а начать проще с готовой сборки под нишу.