Импорт из Excel и других CRM: перенос базы без потерь

Главная причина, по которой компании остаются в старой системе, — страх переезда. «У нас там три года работы». И этот страх обоснован: обычный импорт молча проглатывает половину строк, ставит прочерки вместо телефонов и через неделю выясняется, что четверть клиентов приехала без контактов.

Поэтому наш импорт устроен так, чтобы сначала показать, что будет, и только потом писать.

Как это работает

1. Берёте файл, который у вас уже есть: книгу Excel (.xlsx, .xls, .ods) или CSV — в любой кодировке, включая выгрузку из 1С. Пересохранять и переименовывать ничего не нужно.
2. Загружаете файл со своей шапкой: переименовывать колонки не нужно. На следующем экране вы связываете колонки файла с полями раздела — знакомые названия подставлены заранее, остальное выбирается из списка, а лишние колонки помечаются «не импортировать».
3. Здесь же выбираете, что делать с совпадениями: просто добавлять или искать запись по вашему ключу — телефону, e-mail, ИНН, внутреннему коду — и обновлять найденное.
4. Видите предпросмотр до записи: у каждой строки написано, создаст её импорт, обновит или пропустит и почему именно.
5. Получаете построчный отчёт — и кнопку «Отменить импорт» рядом с ним.

  Сопоставление · clients.csv → раздел «Клиенты»
  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐
  │  Название компании   →  Название        подставили   │
  │  Телефон             →  Телефон         подставили   │
  │  Комментарий Васи    →  не импортировать             │
  │                                                      │
  │  Совпадения искать по: Телефон                       │
  │  Проверили первые 50 строк из 418:                   │
  │     создаст 44 · обновит 5 · пропустит 1             │
  │                                                      │
  │  строка 27  Телефон: формат «+7 и 10 цифр»           │
  └──────────────────────────────────────────────────────┘

Книга Excel и выгрузка из 1С — как есть

Файл распознаётся по содержимому, а не по расширению: переименованная книга не обманет импорт, а CSV в кодировке Windows-1251 (то, что отдают 1С и Excel «CSV (Windows)») читается сам собой — без «пересохраните в UTF-8», которое обычно и заканчивает переезд.

Что вы видите на экране сопоставления:

• Книга Excel — строку «Книга Excel» и селект «Лист книги». Взят первый лист с данными, а не просто первый: у выгрузок из 1С первым часто идёт титульный, и «импортировали пустоту» — это не то, что должно случаться молча. Нужен другой лист — выбираете его, файл разбирается заново.
• Текстовый файл — строку «Прочитан как» с угаданной кодировкой и тем же селектом рядом. Догадка названа вслух специально: однобайтовая кодировка отображает любой байт, «не разобралось» у неё не бывает, и молчание означало бы «кракозябры в базе». Увидели непонятные символы в предпросмотре — меняете кодировку одним кликом, файл трогать не нужно.

Даты книги приезжают датами, а не пятизначными числами: 45678 в ячейке — это 2025-01-15, и именно так оно попадает в поле. Ячейка с ошибкой формулы (#ДЕЛ/0!) приезжает пустой, а не текстом ошибки.

Переезд не будит автоматизации

У живого пространства обычно настроены правила: «новый клиент — задача менеджеру», «новая сделка — письмо в отдел». Для одной заявки это то, что нужно; для переезда на пять тысяч строк — тысяча задач и нечитаемый колокольчик за минуту, потому что правило не отличает переезд от настоящей заявки.

На экране сопоставления есть тумблер «Залить тихо». Он выключен по умолчанию и действует только на эту загрузку: правила по её строкам не срабатывают, вебхуки не уходят, уведомления «вам назначена запись» не рассылаются. Сами записи при этом заводятся как обычно — они в списке, в поиске, в отчётах и в выгрузке, и их так же отменяет кнопка «Отменить импорт».

Раньше единственным обходом было выключить правила руками до загрузки и вспомнить включить после. Вспоминали не всегда — и правило, выключенное «на минутку», молчало неделями; такую тишину потом ищут в движке автоматизаций, а она была в чужой памяти. Теперь режим записан на самой загрузке: в истории она подписана «залито тихо», и вопрос «почему по этим клиентам не создались задачи» закрывается строкой, а не догадкой.

Отклонённые строки не теряются и не заставляют искать себя: рядом с отчётом — «Скачать непринятые строки», и это файл, в котором остались только они, с причиной у каждой последней колонкой. Правите в Excel по месту, грузите обратно тем же мастером; сопоставление у исправленного файла то же — приписанная колонка стоит в конце и номеров остальных не сдвигает. А повторная заливка того же файла больше не плодит дубли — если выбран ключ, импорт обновит те записи, которые уже завёл, и добавит только новые. Обновление идёт слиянием: поля, которых в файле нет — ответственный, стадия, комментарии менеджера, — остаются как были.

Телефон и почта сравниваются по-человечески. «+7 900 111-22-33», «8 (900) 111-22-33» и «79001112233» — это один клиент, а не три: по ключу-телефону импорт сверяет цифры номера, а не то, как его набрали. Почта сравнивается без учёта регистра: «Ivan@X.RU» и «ivan@x.ru» — один адрес. При этом номер под чужим кодом страны («+1 900 111 2233») остаётся отдельным человеком — совпадения десяти цифр для склейки мало.

Почему в базу не попадает мусор

Проверки формата, которые вы задали полям, работают на всех путях записи — в кабинете, в форме на сайте и при импорте. Импорт не «особый режим, где можно всё»: если телефон обязан быть телефоном, он обязан им быть и в загруженном файле.

Это то, что отличает перенос от свалки: после импорта поиск по телефону работает, а рассылка не падает на битых адресах.

Большой файл грузится без вас

Сорок тысяч строк — это не минута. Раньше всё это время нужно было сторожить вкладку: закрыл браузер, уснул ноутбук, дёрнулся интернет — и перенос обрывался посреди файла, причём понять, на какой именно строке, можно было только вручную.

Теперь у большого файла (примерно от пяти тысяч строк) тумблер «Загрузить в фоне» включён сразу, и рядом написано, почему. Файл уезжает на сервер, и дальше его везёт он:

• вкладку можно закрыть, компьютер — выключить, связь — потерять;
• перезапуск сервера не начинает файл заново — загрузка продолжится с той строки, где остановилась;
• пока файл заливается, ни одной записи не создаётся: их пишет сервер уже после запуска, поэтому оборвавшаяся заливка ничего не портит.

Ход виден в «Истории загрузок» — цифрами, а не процентами: «2 500 из 40 000». Так видно и сколько осталось, и что оно вообще движется. Когда файл закончится, там же появятся итоги; если загрузка на чём-то остановилась — будет написано, на чём именно.

Маленький файл по-прежнему грузится прямо из вкладки и заканчивается отчётом на экране: тумблер снимается одним кликом, и решение остаётся вашим.

  История загрузок · раздел «Клиенты»
  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐
  │  1c-clients.csv        идёт · 2 500 из 40 000        │
  │  amoCRM: контакты      готово · +1 204 · ~18         │
  │  clients-08-14.csv     готово · +418                 │
  └──────────────────────────────────────────────────────┘

Ту же выгрузку не размечают дважды

Выгрузка из 1С приходит не один раз — она приходит каждую неделю, одной и той же шапкой на тридцать колонок. Разметку, которую вы задали в прошлый раз, мастер помнит и подставляет сам — вместе с режимом и полем-ключом, — и говорит об этом прямо на экране.

Узнаёт он файл по заголовкам и их порядку, а не по имени: имя выгрузки меняется каждую неделю, а шапка — нет. Колонки, переставленные местами, — уже другая шапка, и подставится обычная догадка: молча записать телефоны в поле «Адрес» здесь не может ничто. Если поле раздела с тех пор переименовали или сняли, колонка вернётся на «не импортировать» и будет названа по заголовку.

Память живёт в вашем браузере: коллеге она не передаётся, на другом компьютере её нет. Общих «шаблонов импорта» для команды пока нет — см. честные ограничения.

Ошиблись файлом — отменяется одной кнопкой

Каждая загрузка — отдельная партия: видно, когда она была, каким файлом, что добавила и что обновила. Рядом — «Отменить импорт».

Отмена честно называет свою границу, и её стоит знать заранее: она удаляет записи, которые загрузка добавила (их можно вернуть из корзины), а записи, которые она обновила, остаются с новыми значениями — прежние видны в истории изменений самой записи. Возврата «как было» для обновлённых полей пока нет.

Переезд из amoCRM — без выгрузки в файл

Если вы уходите из amoCRM, файл выгружать не нужно. Вход тот же самый — кнопка «Импорт» над списком: первым шагом она спрашивает, откуда переносим, и вариант «amoCRM» забирает контакты и сделки прямо из вашего аккаунта. Нужны адрес аккаунта (то, что стоит перед .amocrm.ru) и долгоживущий токен из раздела «Настройки → Интеграции».

Дальше — буквально тот же экран, что и у файла: колонки подставлены по названиям, воронка и этап сделки приезжают отдельными колонками, и вы видите предпросмотр до первой записи. Отличается только первый шаг — «дайте ключ» вместо «выберите файл»; отчёт, кнопка «Отменить импорт» и «История загрузок» (там перенос помечен amoCRM) у обоих источников общие.

Ключ мы нигде не сохраняем — ни на сервере, ни в браузере. Это не оговорка, а устройство: переносу негде утечь, потому что хранить нечего. Обратная сторона честная: перенос идёт, пока открыта вкладка.

Границы этой версии названы прямо: переносятся контакты и сделки (задачи, примечания и файлы — нет); у контакта приезжает первый телефон и первый email; связь «сделка ↔ контакт» не восстанавливается — обе стороны переносятся отдельно; нужен именно долгоживущий токен, вход через приложение amoCRM (OAuth) пока не поддерживается.

Обратная сторона: выгрузка

Экспорт в CSV работает в любом разделе, с учётом текущих фильтров и на любом тарифе — в том числе когда у вас исчерпан объём. Это осознанная позиция: данные ваши, и мы не удерживаем клиента блокировкой базы. Уйти можно так же легко, как прийти.

У одной выгрузки есть потолок — 50 000 строк, — и если вы в него упёрлись, файл приедет с явным предупреждением, которое называет это число. Раньше он приезжал усечённым молча, и это была худшая форма ошибки: отчёт по «всем сделкам за год» получался неверным, а признака того, что данных неполно, не было нигде. Теперь есть; выгружать остальное — теми же фильтрами, по частям.

Сколько стоит

Бесплатно, без ограничения на число импортов. Тариф считает только общее число записей в базе.

Честные ограничения

• Книга читается по одному листу за раз. Импорт разбирает выбранный лист — не всю книгу целиком: «Клиенты», «Сделки» и «Товары» на трёх листах загружаются тремя заходами в три раздела. Формулы приезжают своим ПОСЧИТАННЫМ значением (сама формула не переносится), объединённые ячейки дают значение в первой ячейке и пустоту в остальных.
• Книга — до 8 МБ, и целиком, не частями. Разрезать книгу, не разобрав её, нельзя — границы строк живут внутри формата. Обычный CSV этот потолок не касается: он режется на части и грузится хоть на 50 МБ.
• Кодировка определяется автоматически, но это догадка. Распознаются UTF-8 (в том числе с BOM), Windows-1251, DOS-866, KOI8-R и UTF-16. Ошиблись — селект «Прочитан как» на экране сопоставления переопределяет догадку; менять сам файл не нужно.
• А вот разделитель — только запятая. Кодировку мы угадываем, разделитель — нет: текстовый файл с точкой с запятой (так сохраняет русский Excel) или с табуляцией приедет одной колонкой вместо десяти. Видно это сразу на экране сопоставления; лечится либо заменой разделителя в файле, либо загрузкой той же таблицы книгой .xlsx — книгу мы разбираем сами, и разделителя там нет.
• Файл делить руками не нужно — он уезжает частями сам, и вся загрузка остаётся одной партией с одной кнопкой отмены. Технический потолок одной части — 10 000 строк, и он вас не касается. У фоновой загрузки свой потолок на весь файл — 16 МБ текста; больше — двумя заходами.
• «Тихо» — это про автоматизации, а не про историю. Тихая загрузка не отменяет ни аудит, ни поиск, ни возможность отката: невидимой она не бывает, она бывает негромкой. И решение необратимо — задним числом правила по залитой тихо партии не запустятся.
• Ссылки на другие записи переносятся ПО НАЗВАНИЮ — «ООО „Ромашка“», а не внутренний номер; тот же вид, в котором их отдаёт выгрузка, поэтому «выгрузил → поправил → залил» работает без правки колонок. Две записи с одинаковым названием — строка будет пропущена: выбирать за вас импорт не станет. Ответственного (сотрудника) по имени пока не ищем — только записи разделов.
• Нормализуются только телефон и почта (поля phone/customer_phone и email/customer_email). Любой другой ключ — ИНН, артикул, ваш внутренний код — сравнивается точно, символ в символ, и это сделано нарочно: десятизначный код «0123456789» иначе поехал бы по телефонным правилам и склеился бы с «80123456789». Номер, который не разбирается (с добавочным, четырёхзначный внутренний), сравнивается как есть.
• Отмена возвращает только добавленное (см. выше) — обновлённые записи остаются с новыми значениями.
• По умолчанию импорт запускает ваши правила и уведомления, как обычная запись в кабинете: загрузка в разделе с автоматизациями поднимет их по каждой строке. Выключить это на время переезда можно тумблером «Залить тихо» (см. выше) — он выключен, пока вы его не включите, и действует только на строки этого файла.

Что дальше

Перед импортом стоит завести недостающие поля — это конструктор; а начать проще с готовой сборки под нишу.

Если данные лежат не в файле, а в чужой CRM, читать их можно прямо из аккаунта — этот путь разобран на отдельной странице: переезд с amoCRM.