Согласования: маршрут документа, монитор «где висит» и снятие затора

Согласование — это заданный порядок людей, через который проходит документ: сначала юрист, потом финдиректор. Пока такого порядка нет, он всё равно существует — только живёт в переписке и в головах, и на вопрос «у кого сейчас договор» никто не отвечает уверенно.

Ниже — весь путь на одном примере. Музыкальная школа: администратор Анна отправляет договор с новым педагогом, юрист Мария смотрит формулировки, финдиректор Иван — деньги.

Шаг 1. Заводим маршрут

Откройте «Согласования» в боковом меню и перейдите на вкладку «Маршруты». Вкладки нет? Значит у вашей роли нет права настраивать маршруты — попросите владельца пространства.

Нажмите «Новый маршрут». Первым делом спросят раздел: маршрут работает над записями одного раздела — «Договоры», «Сделки», «Заявки». Выберите его осознанно: сменить раздел у готового маршрута нельзя (по нему уже пойдут согласования конкретных записей), и единственный выход — собрать новый.

Шаг 2. Собираем лестницу

Маршрут — это лестница шагов сверху вниз: запуск → шаг → шаг → финиш. У каждого шага четыре вопроса.

Кто решает. Поимённо · по роли («все администраторы») · по вашей собственной роли («юристы») · человек из поля записи («ответственный менеджер») · тот, кто запустил согласование.

Сколько голосов нужно. «Решают все» · «достаточно любого» · кворум в процентах (67 — «двое из трёх»).

Когда шаг нужен. Условие по числовому полю: шаг «Финдиректор» включается, только если сумма больше 250 000 ₽. Договор на 30 000 пройдёт мимо него — тем же маршрутом, без второй копии.

Что будет, если молчат. Срок шага (от часа до года), затем напоминание, затем — если так настроено — эскалация на руководителя или инициатора. Автоматический отказ по времени выключен по умолчанию: молчание не решение.

Шаг 3. Говорим, куда писать итог

Под лестницей есть строка «Куда писать итог» — самая полезная настройка маршрута и самая незаметная.

Выберите поле карточки (текстовое или список) и два слова: что записать при утверждении и что — при отклонении. По умолчанию это «Согласовано» и «Отклонено»; если в вашем списке значения называются иначе — «Утверждено», «Не утверждено», — выберите их, слова берутся из вашего раздела.

Зачем это нужно: слово встаёт в поле той же секундой, что и вердикт, и на нём срабатывают ваши обычные правила автоматики (в кабинете: Настройки → Правила). «Статус = Согласовано → создать заказ-наряд». «Статус = Отклонено → поставить задачу менеджеру». Без поля итога согласование остаётся видимым только в ленте решений — и автоматике зацепиться не за что.

Поле выбирать не обязательно. Но если выбрали, конструктор проверит его прямо сейчас: в поле-дату слово не влезет, а у списка, где нужного варианта нет, итог записать нечем. Лучше узнать об этом здесь, чем в ту минуту, когда согласующий нажмёт «Согласовать».

Шаг 4. Публикуем

Кнопка «Опубликовать» проверяет маршрут целиком: пустой шаг, кворум без порога, эскалация без срока, условие по полю, которого в разделе нет, — всё подсвечивается прямо на схеме. Сломанный маршрут опубликовать нельзя, и это осознанно: чинить его посреди живого согласования дороже.

На бесплатном тарифе одновременно работают три маршрута, на «Расти» — тридцать, на «Бизнесе» — сто. Сами согласования по ним не ограничены ничем. Маршрут, который сейчас не нужен, выключите — место освободится, настройки и история останутся.

Шаг 5. Отправляем документ

На карточке записи появилась секция «Согласование» с кнопкой «Отправить на согласование». Анна жмёт её, выбирает маршрут — и договор ушёл Марии.

Если по записи уже выпускали документы, кнопка спросит ещё одно: какую именно версию согласуем. Это важнее, чем кажется. Версия, которую утвердило согласование, замораживается: перевыпустить её больше нельзя, и через полгода на вопрос «а какой договор мы подписали» отвечает система, а не переписка. Правка утверждённого документа создаёт новую версию — прежняя остаётся ровно такой, какой её согласовали.

Выбирать версию не обязательно: вариант «Без привязки к документу» стоит первым и означает «согласуем саму запись» — так работали все согласования до появления версий, и это нормальный сценарий («смету утвердили, файл сформируем потом»). А уже утверждённые версии в списке не предлагаются: второй раз согласовать одну и ту же версию нельзя, для изменённого документа нужен перевыпуск.

То же самое умеет делать правило: «этап стал „Договор“ → запустить согласование». Второй прогон по той же записи правило не создаст — проверит, что один уже идёт. Версию документа правило не выбирает — только человек с карточки: автоматика не должна решать, какой именно файл заморозить навсегда.

Шаг 6. Решаем

Марии приходит уведомление — колокольчиком и пушем на телефон, — а сам шаг встаёт первой секцией в «Моих делах», выше её собственных задач. Логика простая: у своей задачи срок ваш, у чужого документа — чужой, и он идёт от вас.

Четыре действия: «Согласовать» — в один клик, без диалогов (главный сценарий здесь мобильный); «Отклонить» и «Вернуть на доработку» — всегда с причиной, иначе автор не узнает, что не так; «Передать» — отдать шаг коллеге, если решать должен не ты.

Если шаг ждёт не вас, кнопок нет вовсе — вместо них написано, кто держит документ и сколько уже держит. Возврат на доработку не начинает историю заново: автор правит, жмёт «Отправить снова», и открывается новый круг; в ленте видны все круги подряд, как главы.

Согласующий видит выбранные маршрутом поля записи — до десяти, — даже если сам раздел ему закрыт правами. Мария читает сумму и контрагента, но не получает доступ ко всей воронке.

Шаг 7. Смотрим, где висит

Вкладка «Активные» экрана «Согласования» показывает все живые согласования пространства, отсортированные по времени ожидания: то, что висит дольше всех, — первой строкой. Сверху три числа: сколько документов на согласовании, сколько просрочено и кто держит дольше остальных — с именем, потому что руководителю нужно знать, к кому идти.

Вкладка видна тем, кому доверен надзор за согласованиями; остальные видят только свои решения.

Шаг 8. Снимаем затор

Иван уволился в середине августа, а договор остался ждать его решения. Раньше выход был один — отменить согласование целиком и запустить заново, потеряв то, что Мария уже согласовала.

Теперь у каждой строки монитора есть кнопка «Переназначить». Она спрашивает две вещи: кого снять с шага (если ждут несколько человек — кого именно) и кого посадить вместо него. Комментарий необязателен, но через месяц именно он объяснит, почему вы вмешались.

Что происходит дальше: новый согласующий получает уведомление сразу, документ идёт с того же места — круг не растёт, уже принятые решения остаются в силе, срок шага не пересчитывается. В ленте решений появляется отдельная запись: кто переназначил, кого снял, кого посадил и что написал в комментарии. Решение при этом принимает новый человек сам — переназначение сажает согласующего, а не голосует за него.

Кнопка есть только у тех, кому доверена настройка согласований. В списке «кого посадить» не предлагаются уволенные и те, кто уже стоит на этом шаге.

Автоматического перезакрепления («уволили сотрудника — система сама раздала его согласования») нет и не планируется: фоновое движение чужих согласований без ведома человека опаснее одной кнопки.

Шаг 9. Уходим в отпуск

В профиле сотрудника есть блок «Замещение»: кто решает за меня и с какого по какое число. Даты обе включительно — «с 12 по 20 августа» значит именно это.

Пока замещение действует, шаги приходят заместителю, и в его списке дел стоит пометка «за: Мария Юрист». В журнале это записано так же честно: «Иван (за: Мария) согласовал». Голос при этом засчитывается Марии — заместитель не добавляет маршруту лишнего голосующего.

Передаются только шаги согласования и ничего больше. Человек, отдающий право подписи, должен точно знать, что именно он отдал.

Что стоит знать заранее

• Маршрут — лестница, а не блок-схема. «Иван или Мария, кто первый» — это один шаг с двумя адресатами и режимом «достаточно любого». Две по-настоящему независимые цепочки — это два маршрута над одной записью: они идут параллельно и не мешают друг другу.
• Срок считается календарно, по московскому времени. «24 часа» — это сутки, а не рабочий день: выходные и часовой пояс сотрудника в сроке не учитываются.
• Запись во время согласования не блокируется. Править её можно — чаще всего правка и есть ответ на замечание. Согласующие увидят плашку «запись изменилась», а решения, принятые до правки, помечаются в ленте как принятые по прежней версии.
• Итог не переписывается отменой. Если вы отправили документ на второй круг и отменили его, слово от прошлого утверждения останется в поле: отмена — это «передумали отправлять», а не «решение отменено».
• Маршрут собирают с компьютера. С телефона лестница открывается на чтение: решать по документам с телефона можно, перестраивать маршрут — нет.
• Электронной подписи и согласования по ссылке без входа нет. Согласующий — сотрудник вашего пространства.