Бесплатный тариф и его границы

На бесплатном тарифе доступны все возможности CRM — разделы и поля, виды и правила, документы, каналы, чат, файлы, команда. Ничего не спрятано за замок и не выключится через две недели.

Ограничен только объём: сколько записей, файлов, сотрудников и шаблонов помещается в пространство. И даже упёршись в границу, вы ничего не теряете: читать, редактировать и выгружать созданное можно всегда — закрывается только добавление нового.

Шаг 1. Где видно расход

«Настройки» → вкладка «Тариф». Под заголовком написано, на каком тарифе пространство, а ниже — пять шкал:

• Записи — сколько записей заведено во всех разделах вместе;
• Хранилище — суммарный размер загруженных файлов;
• Места в команде — сколько сотрудников можно пригласить;
• Шаблоны документов — сколько бланков собрано в пространстве;
• Роли доступа — сколько своих ролей доступа заведено.

У каждой шкалы написано «Занято столько-то из стольких-то», и полоса показывает то же самое наглядно. Пока далеко до границы, полоса спокойная; ближе к концу под ней появляется «Скоро закончится», а на самой границе — «Достигнут лимит» со ссылкой на тарифы.

Отдельной строкой под шкалами — про историю изменений: там написано, за сколько последних дней она показывается (на кадре — за 30). Записи журнала при этом не удаляются — на старшем тарифе история открывается сразу, целиком.

Вкладка видна любому сотруднику, и сами шкалы — только цифры, менять в них нечего. Ниже шкал у владельца пространства стоит блок «Подписка»: цена, оплата, счёт, история платежей и отмена продления. Подробности — в статье Оплата и тариф.

Шаг 2. Что именно считается

У каждой шкалы есть значок «?» — он объясняет и что попадает в счёт, и что произойдёт на границе. Наведите на него или нажмите:

Записи. Сколько записей создано во всех разделах пространства. Читать и выгружать созданное можно всегда — на лимите закрывается только добавление новых.

Хранилище. Суммарный размер загруженных файлов. На лимите закрывается только загрузка новых — уже загруженное остаётся на месте.

Места в команде. Сколько сотрудников можно пригласить в рабочее пространство. Уже добавленные продолжают работать даже на лимите.

Шаблоны документов. Сколько шаблонов документов (счёт, акт, договор) собрано в пространстве. На лимите закрывается только добавление новых — по уже собранным документы формируются без ограничений.

Роли доступа. Сколько СВОИХ ролей доступа можно создать в пространстве. Три системные роли (владелец, администратор, сотрудник) в счёт не идут и есть всегда. На лимите закрывается только создание новых — уже созданные роли продолжают работать.

Заметили общее? Граница всегда закрывает только добавление нового. Всё, что вы уже создали, работает дальше.

Мы напишем раньше, чем объём кончится

Открывать вкладку «Тариф» ради шкал никто не ходит — про объём вспоминают ровно тогда, когда в него уже упёрлись. Поэтому CRM пишет письмо владельцу пространства заранее: когда занято 80 %, и второй раз — когда занято 90 %.

Что в письме: какая именно шкала подходит к концу, сколько занято и сколько всего, что перестанет проходить на пределе (и что при этом останется работать), и две кнопки-выхода — расчистить или расширить. Ничего не выключается: письмо приходит человеку, у которого всё работает.

Как это устроено, чтобы письма не превратились в спам:

• Проверка раз в сутки, поэтому письмо приходит не позже чем через сутки после того, как шкала перешагнула порог.
• Одно письмо на каждый порог. Занято 82 % сегодня и 85 % завтра — письмо было одно, про 80 %. Дошло до 90 % — придёт второе, потому что это уже другой разговор. Если пространство сразу оказалось на 95 %, письма про 80 % не будет вовсе: такого перехода не случилось.
• Расчистили место — предупреждение снова взведено. Удалили лишнее, шкала упала ниже 80 %, через месяц дошли туда снова — письмо придёт опять.
• На 100 % письма нет. Там вы и так узнаете обо всём сразу — окном, о котором ниже; письмо про то, что уже случилось, приходило бы с опозданием на сутки.

Предупреждения приходят по четырём шкалам, которые растут сами по мере работы: записи, файлы, места в команде и действия автоматизаций. По остальным (шаблоны документов, ключи API, адреса вебхуков, роли доступа, личные доски, маршруты согласования) писем нет намеренно: их количество меняете вы руками и ровно в тот момент, когда об этом думаете, — письмо «у вас 8 шаблонов из 10» сообщало бы вам то, что вы сделали пять минут назад.

Письмо уходит на почту владельца пространства. Сотрудникам — нет: объём и тариф это его решение.

Шаг 3. Что происходит на границе

Когда объём кончился, CRM не показывает красную ошибку и не теряет то, что вы делали. Вместо этого открывается спокойное окно: что именно кончилось, текущие цифры и что с этим можно сделать.

На кадре — граница по подключённым каналам:

Достигнут лимит подключённых каналов. Подключённые каналы продолжают принимать обращения — закрыто только добавление новых. Больше подключений — на тарифе «Расти».

В окне две кнопки: «Понятно» просто закрывает его и возвращает вас к работе, «Перейти на «Расти»» ведёт к старшему тарифу. Куда именно — зависит от того, кто вы: владельцу пространства она открывает оплату сразу, не уводя со страницы (если оплата подписки подключена), остальным — страницу тарифов в новой вкладке, где цена и то, сколько даёт старший тариф. Начатое действие при этом не теряется.

Перед оплатой владелец отмечает галочку согласия на регулярное списание — в ней написано, сколько и как часто будут списывать и где это отменить. Пока галочка не стоит, кнопка оплаты неактивна.

Такое же окно появляется, когда кончаются записи, место в хранилище или шаблоны документов — меняется только первая строка и счётчик.

Как расширить

• «Сравнить тарифы» внизу вкладки «Тариф» — там же, где шкалы. Открывает страницу с ценой и тем, что входит в старший тариф «Расти».
• «Перейти на «Расти»» — та же страница, но из окна на границе; владельцу пространства эта кнопка открывает оплату сразу. Как проходит оплата, что такое цена акции «первым 30» и что происходит при продлении — в статье Оплата и тариф.
• Если пространство уже на платном тарифе и объёма всё равно не хватает, кнопка в окне будет другой — «Обсудить условия»: под такой случай подбирается индивидуальный объём.

Что ещё полезно знать

• На публичных страницах спокойного окна нет — там стоит клиент, а не вы. Когда объём записей кончился, форма захвата отвечает посетителю «форма временно не принимает заявки», а страница онлайн-записи — «страница записи недоступна». Ни цифр, ни слова про ваш тариф там не появляется: чужому человеку это знать незачем. Узнаёте вы — в колокольчик, на первом же отбитом посетителе, отдельным уведомлением про форму и отдельным про запись; каждое ведёт на вкладку «Тариф» и повторяется раз в сутки, пока место не появится.
• Места в команде ведут себя чуть иначе. Когда мест не осталось, форма приглашения на вкладке «Команда» блокируется сразу, а под ней появляется строка: «Достигнут лимит участников бесплатного тарифа. Отзовите приглашение или обновите тариф, чтобы добавить ещё.» Рядом со строкой — кнопка «Обновить тариф»: она открывает то же спокойное окно, что и на других границах, — «Все места заняты» со счётчиком мест и переходом на тарифы. Место занимает и отправленное приглашение, пока сотрудник по нему не пришёл, — отозвали приглашение, место освободилось.
• Автоматизации считаются по-другому — не «сколько всего», а «сколько сработало за месяц», поэтому своей шкалы на вкладке «Тариф» у них нет. Когда месячный запас кончается, на вкладке «Правила» появляется плашка «Автоматизации на паузе» с цифрами расхода: всё созданное работает как прежде, приостановлены только новые срабатывания. Правила снова заработают в начале месяца — можно просто подождать.
• История изменений урезается по показу, а не по хранению. Под лентой изменений записи, у которой есть что-то за границей показа, появляется сноска: «Более ранние изменения сохранены — их показывает старший тариф.» То есть после перехода история возвращается сразу и целиком.
• Каналов на шкалах нет — их граница видна только в момент, когда вы подключаете новый канал.
• Цифры лимитов смотрите у себя. Они могут отличаться от того, что было раньше или что рассказал коллега: настоящие значения вашего пространства всегда на вкладке «Тариф».