Личные дела: свой список рядом с рабочими сроками

«Мои дела» — первый пункт меню — показывает то, что нужно сделать вам. Раньше список собирался только из записей CRM: ваши задачи и сроки ваших сделок. Теперь в нём есть вторая половина — личные дела: то, что вы записываете себе сами и чего нет в базе.

Зачем это внутри CRM, а не в отдельном приложении: «перезвонить в банк по кредиту» и «истекает счёт по сделке» — дела одного дня. Пока они лежат в двух разных списках, один из них вы обязательно не откроете. Здесь они стоят рядом и сортируются по времени вместе.

Эта статья — про личную половину списка. Про рабочую (откуда берутся задачи и сроки сделок, как их отмечать и как убрать из списка) — статья «Мои дела»: список на сегодня.

Над обеими половинами на том же экране может появиться третий блок — «Ждут вашего решения»: там стоят согласования, которых ждёт от вас автоматизация. Это не личные дела и не ваши записи: правило остановилось на шаге «спросить человека» и продолжится, как только вы нажмёте «Согласовать» или «Отклонить». Разбор — в шаге 4 статьи «Мои дела»: список на сегодня.

Личное видно только вам. Ни владелец пространства, ни администратор, ни коллега не увидят ни заголовка, ни самого факта, что дело существует. Подробности — в разделе «Кто это видит» ниже.

Шаг 1. Записываем дело одной строкой

Сверху экрана — одно поле. Пишите как говорите и нажимайте Enter (или кнопку «Добавить»):

перезвонить Иванову завтра в 10

Пока вы печатаете, под строкой появляется чип «Распознано» — то, как вас понял сервер: 📅 завтра, 10:00. Заголовком дела станет остаток строки — «перезвонить Иванову».

Чип — не украшение, а страховка. Молча применённая догадка о дате хуже, чем её отсутствие: «сдать отчёт 15.09», понятое как сентябрь следующего года, отличается от правильного одной цифрой, которую негде увидеть. Поэтому у вас есть три выхода, и все настоящие:

• Согласиться — просто Enter. Дело сохранится со сроком из чипа.
• Убрать срок — крестик рядом с чипом. Тогда вся строка целиком становится заголовком, а срока не будет вовсе (появится подсказка «Срок убран — дело сохранится как есть, без даты»).
• Уточнить — откроется обычная форма с полями даты и времени, уже заполненная распознанным.

Что понимает строка ввода

Что написать	Пример	Как поймёт
сегодня / завтра / послезавтра	«оплатить счёт завтра»	завтрашний день, без времени
день недели — полностью, в винительном падеже или сокращением	«в пятницу», «во вторник», «в пн»	ближайший такой день
дату цифрами	«сдать отчёт 15.09», «01.01.2027», «отпуск 5.9»	ровно эту дату
«через N дней / недель»	«через 3 дня», «через неделю»	сдвиг дня
«через N часов / минут»	«через 2 часа», «через 15 минут»	сдвиг от текущего момента, со временем
время	«в 10», «в 15:30», «завтра 10:30»	этот час
часть суток	«сегодня вечером»	утром 09:00 · днём 14:00 · вечером 18:00 · ночью 22:00
повтор	«каждый день», «по будням», «каждый вторник», «каждый месяц»	см. шаг 3 ниже

Регистр и буква «ё» значения не имеют: «ЗАВТРА» и «завтра», «днём» и «днем» понимаются одинаково.

Чего строка НЕ понимает — и это нормально

Что написать	Что получится
месяц словами: «15 сентября»	останется текстом. Напишите 15.09 — поймёт
«в следующий вторник», «через месяц», «на выходных», «после обеда», «с 10 до 12»	останутся текстом
просто число: «купить 5 стульев»	срока нет — и это защита: иначе система «находила» бы дату в любой строке
несуществующее время: «в 25:00», «в 10:75»	останется текстом
второе упоминание того же: «завтра перезвонить и завтра написать»	распознаётся только первое «завтра»

Ошибки строка не выдаёт никогда: непонятая фраза целиком становится заголовком дела без срока. Она не выдумывает — а срок вы всегда поставите полями.

Три фразы, с которых удобно начать, если экран пустой: «перезвонить Иванову завтра в 10», «сдать отчёт 15.09», «каждый вторник планёрка».

Шаг 2. Правим дело полями

Свобода ввода — ускоритель, а не замена обычной формы. Форма открывается двумя путями: ссылкой «Уточнить» под чипом или пунктом «Изменить» в меню строки (три точки справа).

В форме поля:

Поле	Зачем
Что нужно сделать	заголовок, обязательное поле
Дата	обычный выбор даты; на телефоне — системный барабан
Время	необязательно. Пусто = дело «на день», без часа
Повтор	«Не повторять» или один из четырёх пресетов (шаг 3)
Напомнить в	дата и время звонка — отдельно от срока (шаг 4)
Напоминание у повторов	галочка появляется у повторяющегося дела с напоминанием (шаг 4)
Заметка	подробности, которые не влезли в заголовок

Поля всегда сильнее распознанного. Поставили дату руками — она и будет, что бы ни поняла строка ввода. Убрали время — час снимется, даже если в строке было «в 10».

Дело сохраняется кнопкой «Сохранить». Отметить выполненным можно галочкой слева прямо в списке — и, в отличие от рабочих записей, галочку у личного дела можно снять обратно: у него нет карточки, куда за этим идти.

Удаление — пункт «Удалить» в меню строки, с подтверждением. Корзины у личных дел нет: удалили — удалили насовсем.

Шаг 3. Повторяющиеся дела

Повтор ставится либо словом в строке ввода («каждый вторник планёрка»), либо полем «Повтор» в форме. Пресетов четыре, и других нет:

Пресет	Что значит
Каждый день	каждый календарный день
По будням	с понедельника по пятницу
Каждую неделю	в тот же день недели, что и срок самого дела
Каждый месяц	в то же число следующего месяца

Работает это так: следующее дело появляется в момент, когда вы закрыли предыдущее. Отметили планёрку выполненной — она не исчезла, а переехала на следующий вторник. Пока не отметили, второй копии не возникает: список не заполняется делами, которых вы ещё не делали.

У строки с повтором в списке стоит значок повтора и его подпись — видно, что дело вернётся.

Расписание считается от срока, а не от сегодняшнего дня — но пропущенное догоняется. Планёрка вторника, отмеченная в пятницу, встанет на СЛЕДУЮЩИЙ вторник: ваше опоздание не переписывает расписание, вторник остаётся вторником. А если дело забыто надолго — скажем, вы отметили планёрку через три недели, — следующее не встанет задним числом: система перематывает расписание теми же шагами (вторник за вторником) до первого срока, который ещё впереди. Так список не наполняется делами, просроченными в момент рождения, и при этом не сбивается день недели.

То же и с остальными повторами: «по будням» при перемотке никогда не встанет на субботу, а «каждый месяц» сохранит число.

Честно про конец месяца. Дело на 31-е число в феврале встанет на 28-е (в високосный год — на 29-е) и дальше останется на 28-м: обратно на 31-е оно не вернётся. Кому нужно строго последнее число месяца — переносите такое дело датой в форме.

Честно про праздники. «По будням» знает только субботу и воскресенье; производственный календарь мы не учитываем: 31 декабря (четверг) даст 1 января.

Снятая галочка ничего не отменяет. Вернуть дело в работу можно, но уже созданное следующее при этом не исчезает — удалите его, если оно лишнее.

Шаг 4. Напоминание ко времени

Срок отвечает на вопрос «когда это надо сделать», напоминание — на другой: «когда меня толкнуть». Это два независимых поля: «сдать отчёт до пятницы» можно попросить напомнить в среду, а «перезвонить в 15:00» — ровно в момент срока.

Поле «Напомнить в» стоит в форме дела — это пара «дата + время». Без часа напоминание не ставится: «толкнуть в полночь» никто не имеет в виду, поэтому один день без времени означает, что звонка не будет, а дело просто останется со своим сроком.

Когда момент наступает:

• в колокольчике появляется строка «Напоминание: …» со своим значком будильника — нажатие ведёт на «Мои дела»;
• если в браузере разрешены уведомления, то же самое приходит на устройство, даже когда CRM закрыта.

Что важно знать про напоминания:

• Точность — минута, а не секунда. Система проверяет, кому пора, раз в минуту: обещание «в 15:00» означает «в течение минуты после 15:00».
• Напоминание видит только автор дела. Ни владелец пространства, ни коллега его не получают.
• Момент считается по московскому времени — так же, как группы «Сегодня» и «Завтра» на этом экране.
• Уведомление на устройство приходит только там, где вы его разрешили. Как включить — статья Уведомления: колокольчик и центр уведомлений. Колокольчик работает всегда и разрешений не требует.
• Если владелец пространства выключил личные дела, напоминания молчат — но не сгорают. Включит обратно — придут.
• У повторяющегося дела напоминание по умолчанию переезжает вместе с ним, сохраняя тот же сдвиг: «за 15 минут до» так и останется «за 15 минут до». Это и есть смысл повтора: напоминание, которое звонит один раз, превращает рутину в забытую строчку.

Разовое напоминание у повторяющегося дела

Иногда нужно обратное: дело повторяется, а толкнуть надо один раз — «подать декларацию, напомнить 25-го», а дальше вы справитесь сами. Для этого у повторяющегося дела с напоминанием в форме появляется галочка «Не переносить напоминание на повторы».

Галочка	Что произойдёт
снята (по умолчанию)	напоминание переедет на следующее дело повтора с тем же сдвигом от срока
поднята	напоминание прозвонит один раз — у этого дела; следующие дела повтора появятся без него

Галочка запоминается: следующее дело повтора унаследует ваш выбор, и ставить её заново каждый раз не придётся. Если вы потом поставите напоминание у этого следующего дела — оно снова будет разовым, пока галочку не снимете.

Шаг 5. Отложить

Просроченное копится быстрее, чем кажется, и список превращается в красную свалку, которую перестают открывать. Поэтому перенос сделан в один жест: откройте меню строки (три точки справа) — в нём тремя отдельными пунктами стоят готовые переносы:

• «Отложить: сегодня вечером» — 18:00;
• «Отложить: завтра утром» — 09:00;
• «Отложить: через неделю» — то же утро через семь дней.

Часы считаются от «сегодня» по московскому времени, и вариант, который уже прошёл, не показывается: в девять вечера «сегодня вечером» в меню не будет.

Произвольной даты одним жестом здесь нет — для неё откройте форму и поставьте дату полем.

«Отложить» двигает и напоминание — на столько же. Если у дела стоит «Напомнить в», момент звонка переезжает вместе со сроком на ту же дельту: было «за 15 минут до» — так и останется «за 15 минут до» уже на новом дне. Иначе перенос оставлял бы звонок во вчера, где он никогда не прозвонит.

Единственное исключение — поднятая галочка «Не переносить напоминание на повторы» (шаг 4). Она означает «напоминание принадлежит этому моменту», и такой момент «Отложить» не трогает: вы назвали его намеренно. Нужно другое — поправьте поле «Напомнить в» в форме дела.

Шаг 6. «Напомнить мне» с карточки записи

Самый частый повод завести личное дело — вы уже в CRM и смотрите на запись. В шапке карточки, рядом с «Как пользоваться», стоит кнопка «Напомнить мне»: она создаёт личное дело со ссылкой на эту запись и не меняет в самой записи ни байта. В списке у такого дела появляется чип «К записи» — нажатие открывает карточку обратно.

Форма спрашивает две вещи: о чём (заголовок подставляется сам — раздел и номер записи, его правят) и когда — три готовых варианта («сегодня вечером» 18:00, «завтра утром» 09:00, «через неделю» 09:00) либо обычные поля даты и времени; прошедшие варианты не показываются. Без названного часа напоминание не ставится — дело просто встанет на этот день, и форма говорит это ещё до отправки.

Связь мягкая: если запись потом удалят, ваше дело останется, пропадёт только чип-ссылка.

Возвращаться на экран «Мои дела», чтобы записать мысль, тоже не нужно: быстрый захват открывается сочетанием Ctrl / ⌘ + Shift + L из любого места кабинета (в русской раскладке это та же клавиша, где «Д»). Внутри — та же строка ввода, что на экране «Мои дела»; окно не закрывается после записи, чтобы можно было выгрузить несколько мыслей подряд. Закрыть — Esc или «Закрыть».

На телефоне и планшете сочетание нажать нечем — там есть кнопка. В шапке кабинета нажмите «⋯» и выберите значок со списком и плюсом («Записать личное дело») — откроется тот же ящик. На широком экране эта кнопка стоит прямо в шапке, рядом с переключателем темы и справкой.

Если владелец пространства выключил личные дела, кнопка на карточке остаётся, но открывает объяснение вместо формы; сроки самой записи это не затрагивает.

Шаг 7. Список и календарь

У экрана два представления, и переключатель стоит над списком:

• Список — дела сгруппированы по срочности: «Просрочено», «Сегодня», «Завтра», «Ближайшие 7 дней».
• Календарь — те же дела по дням.

Календарь показывает те же дела по дням. Переключайте Месяц · Неделя · День кнопками сверху и листайте стрелками — за каждым переходом сервер отдаёт дела именно этих дней. Просроченное поэтому видно на его настоящей дате: пролистайте назад, и оно будет там, где вы его пропустили.

Нажатие на рабочий пункт открывает карточку записи; нажатие на личный (с пометкой «Личное») — форму дела: своей карточки у личного дела нет.

Перенести дело, потянув его в другой день, пока нельзя. Чтобы сменить срок: меню строки в списке → один из пунктов «Отложить: …» (сегодня вечером · завтра утром · через неделю) либо поле даты в форме дела.

Рядом с календарём всегда стоит колонка «Без срока» — дела, у которых даты нет вовсе: календарю их поставить некуда, а потерять нельзя. В календаре колонка видна всегда: вкладок горизонта там нет вовсе, и прятать её не за чем.

В списке это устроено иначе. «Без срока» и «Позже» (дальние дела с датой) — тоже отдельные секции, но живут они только на вкладке «Все дела»: на «Сегодня» и «Неделе» их нет, эти вкладки отвечают на вопрос «что мне сейчас делать». Так что бессрочное дело ищите либо в календаре — в колонке «Без срока», либо списком на вкладке «Все дела». Секция «Позже» есть только в списке: в календаре у дальнего дела своя клетка, стоит пролистать вперёд.

Выполненные дела остаются в календаре — зачёркнутыми и приглушёнными, и рабочие, и личные. Так день, в который вы всё успели, виден сделанным, а не пустым: пролистайте назад — и увидите, что именно закрыли и каким числом. В списке их по-прежнему нет: он отвечает на «что мне сейчас делать», и дело уходит из него сразу, как только вы поставили галочку. Списком выполненное показывает вкладка «Все дела».

Выбранное представление запоминается — вернётесь на экран завтра, и оно будет тем же. Выбранный вид календаря (месяц/неделя/день) запоминается так же.

Отдельно от представлений работают вкладки горизонта: «Сегодня» (просроченное и сегодняшнее), «Неделя» (все четыре группы) и «Все дела» — единственное место, где выполненное видно списком. В календарном виде вкладки скрыты: горизонт там задаёт сам календарь.

Кто это видит

Личное дело видите только вы — тот, кто его завёл.

• Владелец пространства и администратор не увидят ваших дел ни в своём списке, ни где-либо ещё. Это не настройка и не «мы обещаем»: доступ закрыт на уровне базы данных, отдельным замком на каждую строку.
• Коллега не увидит их тем более.
• В поиске, отчётах, выгрузках и на карточках записей личные дела не появляются — их там нет by design.
• Личное помечено в списке замком и словом «Личное», чтобы вы всегда видели, что перед вами.

Честно о границе. Замок закрывает доступ в приложении — то есть все двери, через которые в CRM заходят люди. Но техническое обслуживание (резервные копии базы, служебные операции, механизм, который рассылает напоминания) работает уровнем ниже прикладных прав, и там данные технически доступны. Обещать «мы физически не можем посмотреть» было бы неправдой, поэтому мы этого и не обещаем.

Что из этого следует по-человечески: не храните здесь то, что не готовы доверить сервису вообще. Личные дела — это «перезвонить в банк» и «забрать машину из сервиса», а не пароли и не медицинские диагнозы.

Что стоит знать

• Личные дела не входят в лимит записей вашего тарифа. Они живут отдельно от базы CRM, поэтому список дел никогда не «съест» место, оплаченное под клиентов и сделки.
• Владелец пространства может отключить личные дела целиком — на всех сотрудников сразу. Тогда строка ввода заменяется объяснением, а рабочая половина списка продолжает работать как обычно. Уже записанные дела при этом не удаляются, а прячутся: включат обратно — вернутся все. Тумблер живёт в «Настройках» на вкладке «Команда», в блоке «Личные дела сотрудников», и двигает его только владелец — администратор видит настройку, но переключить не может.
• При увольнении личные дела удаляются. Как только сотрудника деактивируют, его личные дела стираются безвозвратно — они его, а не компании. Рабочие записи, разумеется, остаются.
• Время — московское, у всех. Личного часового пояса пока нет: «завтра в 10» у сотрудника из Иркутска встанет по Москве.
• Личные дела нельзя фильтровать, сортировать, выгружать в CSV и показывать в отчётах. Это не недоделка, а осознанная граница: именно она не даёт превратить личный список в обход лимита записей.
• Подсветки распознанных слов прямо в строке ввода нет — что понято, показывает чип под ней.