Цели и планы: поставить число на срок и видеть, успеваете ли

Дашборд отвечает на вопрос «сколько»: сколько заказов, на какую сумму, сколько новых за неделю. Управленческий вопрос звучит иначе — успеваем или нет. Чтобы на него ответить, нужна вторая цифра: та, которую вы себе назначили.

Цель — это именованное число на срок. Ниже — как её поставить и как читать термометр, на примере музыкальной школы: Анна ведёт набор и хочет 30 новых учеников за август.

Шаг 1. Кладём термометр на главную

Откройте главный экран и нажмите «Настроить главную», затем «Добавить виджет» → «Термометр цели».

Сразу откроется его настройка: термометр показывает один план, и первым делом надо сказать, какой именно. Если планов ещё нет — прямо здесь есть кнопка «Поставить новый план…».

Шаг 2. Ставим план

Форма спрашивает пять вещей, и все они про одно — что именно считать:

• Название плана. Так он подпишется на плитке: «30 новых учеников за август». Пишите так, как произносите вслух.
• Раздел. Записи какого раздела считаем: ученики, заказы, занятия, сделки.
• Чем считаем. «Количество записей» — просто сколько их. «Сумма по полю» — выручка, «Среднее» — средний чек, «Минимум»/«Максимум» — крайние значения.
• Поле-дата периода. По какой дате запись попадает в план: дата занятия, дата оплаты, дата закрытия сделки. Это не то же самое, что «когда запись завели»: ученик мог быть заведён в июле, а прийти в августе.
• Период и число. Обе даты включительно: «август» — это с 1-го по 31-е. По умолчанию подставляется текущий месяц.

Внизу — необязательное «Чей план». Оставили пустым — это план всего пространства. Выбрали сотрудника — личный план, и считается он только по его записям.

Кнопка «Поставить» загорается, когда плана достаточно, чтобы его посчитать. Если она серая — причина написана у той строки, где её нет: не выбрано поле меры, перевёрнут период, не заполнено число.

После «Поставить» вы возвращаетесь на экран настройки плитки — и выбираете свой план в списке «Какой план показывать»: теперь он там есть. Сам он в плитку не подставляется, поэтому кнопка «Добавить» остаётся серой, пока план не выбран. Выбрали — «Добавить» загорается, и термометр встаёт на главную под всем, что там уже стоит.

Шаг 3. Читаем термометр

  30 УЧЕНИКОВ ЗА АВГУСТ                      ? ✎
  12 из 30            40 %
  ████████░░│░░░░░░░░░░░░░░░░░░
            ↑ должно быть к сегодня
  Идём в темпе плана          10-й день из 31
  При таком темпе выйдет 37

• 12 из 30 — сколько сделано и сколько запланировано.
• 40 % — доля выполнения. Может быть больше 100 %: перевыполнение это хорошая новость, и прятать её не за чем.
• Засечка на полоске — сколько должно быть к сегодняшнему дню при ровном темпе. Именно она делает «40 %» осмысленными: на десятый день августа это опережение, на двадцать пятый — отставание.
• Подпись состояния — то же самое словами: «идём в темпе плана», «отстаём от плана», «план выполнен», «план не выполнен», «период ещё не начался».
• Прогноз — куда вы придёте к концу периода, если темп сохранится.

Цвет и подпись выбираются по состоянию, а не по проценту. Ноль процентов первого августа — это «период ещё не начался» серым, а не «отстаём» красным.

«План не выполнен» появляется только со следующего дня после конца срока. Тридцать первого августа при 28 из 30 плитка скажет «отстаём от плана» — этот день ещё ваш, две записи можно завести сегодня. Хоронить месяц утром последнего дня система не станет.

Шаг 4. Меняем план на следующий месяц

Карандаш на плитке открывает тот же экран. Меняются название, срок, число и носитель; кнопка «Снять план» внизу слева убирает его совсем.

Что не меняется у поставленного плана — раздел, мера и поля. Это была бы другая цель: у плана, где вчера считались занятия, а сегодня рубли, нет своей истории, и август с сентябрём стали бы несравнимы. Нужно считать иначе — поставьте новый план, это дешевле, чем потом объяснять расхождение.

Кто что видит

• Владелец и те, кому раздел открыт целиком, видят все планы: и общий, и личные планы сотрудников — каждый посчитанным по своим записям.
• Сотрудник, которому роль показывает только свои записи, видит свой личный план. Остальные ему не показываются, и плитка честно объясняет почему.
• Ставить и менять планы вправе тот, кто может менять экраны пространства (право «Конструктор: колонки представлений»). Смотреть — все, у кого есть аналитика.
• Менять можно только тот план, который вам показывают. Если раздел открыт вам лишь на свои записи, то и планы вы ставите себе: общий план компании — и переписать, и снять, и завести заново — доступен тому, кому раздел открыт целиком. Это то же правило, по которому чужой план вам не показывают: право менять экраны и право видеть чужие записи — разные вещи, и первое не заменяет второго.

Важное про личные планы: записи без ответственного считаются каждому. Личный план — «Мария: 12 занятий» — считает записи, которые входят в область Марии, а в эту область по общему правилу кабинета попадают не только записи, где Мария указана ответственной, но и записи, где ответственный не проставлен вовсе (иначе такие записи не видел бы никто). Поэтому если в разделе много записей без ответственного, они прибавятся к личному плану каждого сотрудника. Лекарство простое и полезное само по себе: сделайте поле ответственного обязательным в этом разделе — тогда личные планы считают ровно то, что вы имеете в виду.

Почему сотруднику с суженным разделом не показывают план компании: посчитай мы «выручку клуба 300 000» по его записям, термометр показал бы 40 000 из 300 000 и сказал «отстаём». Число неверное, подпись неверная, а выглядит всё исправно — это хуже, чем честный отказ.

Если термометр ничего не показывает

• «Поправьте виджет» — плана, на который ссылается плитка, больше нет: его сняли. Откройте настройку плитки и выберите другой план либо уберите её.
• «Нет доступа» — на вашем тарифе аналитики нет; термометр из той же семьи, что дашборд.
• Строка с объяснением вместо числа — эта конкретная цель вам не считается (см. «Кто что видит»). Соседние термометры при этом работают: отказ по одному плану не роняет остальные.
• Прочерк вместо числа — за период не нашлось ни одной записи, и для среднего/минимума/максимума это «данных нет», а не ноль. Ноль — это утверждение («средний чек ноль»), а тут утверждать нечего.

Чего планом пока не выразить

• Цель — это «не меньше». «Не больше пяти отмен за месяц» пока не ставится: платформа поняла бы такой план наоборот и красила бы зелёным то, что на самом деле плохо.
• Ожидание считается ровным темпом — план × прошедшие дни ÷ все дни периода. Сезонность вашего бизнеса платформа не угадывает.
• Считать можно не по любому полю. Поле меры и поле-дата должны быть с включённым переключателем «Сортировка и сводки» в конструкторе раздела — без него платформа не считает по полю итоги. Пока он выключен, поле в форме плана просто не предлагается.
• Планов — до пятидесяти на пространство.
• Уведомлений «вы отстаёте» пока нет — термометр показывает состояние, когда вы на него смотрите.

Что дальше

• Дашборд раздела — сводные числа и графики, из которых берётся факт.
• Главный экран: собираем его под себя — как двигать и убирать плитки.